Strona główna Blog Candidate Experience 6 wiadomości do kandydatów, które możesz zautomatyzować

6 wiadomości do kandydatów, które możesz zautomatyzować

wiadomości do kandydatów

Dojrzała i efektywna komunikacja z kandydatami w procesie rekrutacji to jeden z ważniejszych elementów wpływających na candidate experience. Rynek wymaga od rekruterów przykładania szczególnej wagi do budowania pozytywnych relacji z aplikantami. Negatywne wrażenia z rekrutacji z jednej strony grożą ryzykiem utraty wartościowych pracowników, a z drugiej bardzo często przekładają się na decyzje zakupowe aplikujących. Jakie wiadomości do kandydatów powinniśmy zatem wysyłać kandydatom, aby budować z nimi pozytywne relacje?

Jak wynika z badania „Candidate Experience” przeprowadzonego przez eRecruiter ponad połowa kandydatów, która została źle potraktowana podczas procesu rekrutacyjnego, rezygnuje z zakupu produktów lub usług danej marki. Aby zbudować pozytywny wizerunek firmy w oczach aplikujących warto zadbać o odpowiednią komunikację na każdym etapie rekrutacji. Brak informacji zwrotnej po przesłaniu CV do pracodawcy lub nieterminowe informowanie kandydatów o ostatecznej decyzji po spotkaniu to podstawowe błędy, które sprawiają, że rekrutacja często staje się nieprzyjazna. Pozostawianie aplikujących bez odpowiedzi rekruterzy tłumaczą brakiem czasu. I rzeczywiście bywają oferty pracy, na które odpowiadają setki osób i nie sposób porozmawiać z każdą z nich z osobna. Z pomocą przychodzą jednak współczesne narzędzia do rekrutacji online i platformy do rekrutacji. Rozwiązanie tego problemu zapewnia między innymi system eRecruiter, w którym możemy ustawić szablony wiadomości i korzystać ze spersonalizowanej korespondencji zbiorowej.

Jakie wiadomości do kandydatów powinniśmy zatem wysyłać kandydatom? Oto najważniejsze z nich:

1. Potwierdzenie otrzymania CV

Potwierdzenie otrzymania aplikacji to najprostsza do wykorzystania, a jednocześnie niezwykle istotna forma komunikacji z kandydatem. Dzięki wysyłaniu wiadomości zaraz po otrzymaniu CV nie trzymamy aplikującego w niepewności – dostaje on jasną informację, że jego zgłoszenie dotarło,  a rekrutacja na dane stanowisko wciąż jest aktualna. W tym celu możemy skorzystać z ustawienia automatycznych odpowiedzi w systemie pocztowym czy rekrutacyjnym. Warto także unikać w ogłoszeniach klauzuli „Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami”, gdyż już na starcie buduje ona negatywny wizerunek pracodawcy.

2. Informacja o odrzuceniu kandydata po analizie CV

Kolejna zautomatyzowana wiadomość, którą możemy wykorzystać w procesie rekrutacji to informacja o odrzuceniu kandydata po przeanalizowaniu jego aplikacji. Jeżeli zgłoszeń mamy niewiele to w tym miejscu możemy pokusić się również o krótki komentarz do CV lub zaproponować udział w rekrutacji na inne stanowisko. Jeżeli kandydat wyraził zgodę na przyszłe rekrutacje w formularzu aplikacyjnym, warto poinformować go, że zachowamy jego aplikację w naszej bazie i ponowimy kontakt w przypadku stanowiska odpowiadającego jego  kwalifikacjom.

3. Potwierdzenie spotkania

W sytuacji, kiedy aplikacja kandydata spełnia nasze wymagania rekrutacyjne i umawiamy się już na rozmowę kwalifikacyjną, warto wysłać mailowe potwierdzenie spotkania. Wiadomość ta powinna zawierać dokładną datę, godzinę i miejsce spotkania. Ponadto możemy dołączyć wskazówki dotarcia do firmy (m.in. informacje o pobliskiej komunikacji miejskiej, dostępności parkingu czy wejściu do budynku). Dobrze widziane jest zaznaczenie, na kogo kandydat ma się powołać na recepcji, z kim odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna oraz ile czasu może zająć spotkanie. W tym miejscu możemy również załączyć link do naszej strony internetowej i zachęcić aplikanta do zapoznania się z informacjami o pracodawcy przed planowaną rozmową. Takie potwierdzenie nie tylko zapewnia pełen komplet informacji, ale także zmniejsza ryzyko niepojawienia się danej osoby na spotkaniu.

4. Podziękowanie za spotkanie

Po odbytej rozmowie kwalifikacyjnej miłym gestem będzie przesłanie kandydatowi krótkiego mailowego podziękowania za spotkanie. W tej wiadomości bardzo ważne jest precyzyjne określenie terminu informacji zwrotnej lub kolejnego kontaktu, jeśli rekrutacja jest wieloetapowa. Warto też zapewnić kandydata, że otrzyma informację zwrotną niezależnie od decyzji.

5. Informacja o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej

W sytuacji, kiedy aplikujący ostatecznie nie zostaje przez nas zatrudniony, konieczne jest przekazanie mu wartościowej informacji zwrotnej. Idealnym przykładem jest kontakt telefoniczny i osobiste podziękowanie za udział w rekrutacji. Jeśli nie mamy takiej możliwości warto spersonalizować wysyłaną wiadomość i przekazać kandydatowi informacje na temat tego, jak został oceniony podczas rozmowy i nad czym powinien jeszcze popracować. Takie podsumowanie to dla kandydata cenna wskazówka na przyszłość.

6. Informacja o pozytywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej – podsumowanie ustaleń

Ostatni rodzaj komunikacji z kandydatem to sytuacja, kiedy decydujemy się na zatrudnienie wybranej osoby. Informację o pozytywnym przejściu całego procesu rekrutacyjnego przekazujemy telefonicznie. Po rozmowie warto przesłać mailowe podsumowanie ustalonych warunków zatrudnienia, kolejne kroki wymagane przed rozpoczęciem pracy oraz kontakt do przełożonego.

Pamiętaj, że skuteczna komunikacja z kandydatem powinna być ludzka, szczera i terminowa. Udzielanie rzetelnego feedbacku na każdym etapie rekrutacji wpływa korzystnie na wizerunek nie tylko pracodawcy, ale i samego rekrutera. Jeśli jest to możliwe, warto zautomatyzować ten proces dzięki dedykowanym narzędziom dla działu HR. W ten sposób każdy kandydat dostanie informację zwrotną, a Ty nie będziesz już nigdy musiał pamiętać, by w ogłoszeniu o pracy zawrzeć klauzulę o odpowiadaniu tylko wybranym kandydatom.

 

Jak budować szablony wiadomości do kandydatów? Zobacz prezentację:

Ewa Światczyńska

Ewa Światczyńska

Customer Success Consultant w eRecruiter