Strona główna Blog Candidate Experience 6 wskazówek: Jak przekazać kandydatowi informację o odrzuceniu z procesu rekrutacji?

6 wskazówek: Jak przekazać kandydatowi informację o odrzuceniu z procesu rekrutacji?

kandydat odrzucony

Złożenie oferty pracy wybranemu kandydatowi jest oczywiście o wiele łatwiejsze (i przyjemniejsze) niż informowanie o negatywnej decyzji tych, którym się nie udało. Mimo to, nie warto uciekać przed konfrontacją z kandydatami odrzuconymi.

Udzielanie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom, również tym, którzy nie przeszli kolejnych etapów rekrutacji, nie jest standardem w polskich firmach. Zajęci nowo zatrudnionymi pracownikami, w ferworze obowiązków, nie znajdujemy czasu na kontakt z pozostałymi osobami. Czasem obawiamy się, że taki feedback zostanie potraktowany jako atak personalny, a często po prostu nie wiemy, jak i o czym dokładnie rozmawiać z kandydatem odrzuconym. Dlatego też, dość często po prostu milczymy. Nie milczą jednak kandydaci, którzy pozostawieni bez informacji, czują się sfrustrowani i rozczarowani, a swoimi emocjami dzielą się z otoczeniem, dlatego warto podjąć wysiłek uzasadnienia słowa „Nie”, które kierujemy do starających się o pracę w naszej firmie. Skorzystają na tym wszyscy – zarówno kandydaci, jak i pracodawca.

Jak udzielać informacji zwrotnych?

1. Delikatnie i taktownie

Komunikowanie drugiej stronie jej niedoskonałości czy popełnionych błędów jest zawsze sprawą bardzo delikatną i należy to robić umiejętnie i z wyczuciem. Zwłaszcza, jeżeli sytuacja dotyczy rozmowy kwalifikacyjnej i informacji zwrotnej przekazywanej kandydatowi odrzuconemu – mówi Małgorzata Skibowska, specjalista ds. komunikacji marketingowej w firmie ISOLUTION.

Trzeba pamiętać, że już sama decyzja o nieprzyjęciu kandydata jest mało przyjemna dla tej osoby, z kolei nieumiejętne wskazanie powodów, dla których tak się stało, może odbić się negatywnie na wizerunku firmy jako pracodawcy.

2. Szczerze i konkretnie

Należy zachować empatię i szacunek wobec odczuć kandydata, który może przeżywać brak zatrudnienia jako porażkę. Jednocześnie jednak powinniśmy rozmawiać z nim szczerze. Jeśli przykładowo znajomość języka obcego kandydata faktycznie pozostawia jeszcze wiele do życzenia, to należy mu o tym powiedzieć wprost i wskazać, jakiego poziomu znajomości języka firma oczekuje. Lepiej mówić konkretnie niż „wykręcać się” od odpowiedzi, posługując się ogólnikowymi, niezrozumiałymi dla odbiorcy hasłami. Taka wskazówka będzie bowiem dla kandydata pomocna przy kolejnych procesach.

Czasem o wyborze kandydata nie decydują kompetencje, ale inne aspekty. O tym również warto mu powiedzieć. – Przede wszystkim należy postawić na partnerską relację z kandydatem – mówi Ewelina Knol, kierownik ds. zarządzania zasobami ludzkimi w Meritum Bank. – Podejmowanie decyzji w procesie rekrutacyjnym jest zwykle bardzo trudne, kiedy umiejętności kandydatów są do siebie zbliżone. Warto wspomnieć o tym fakcie osobie odrzuconej w procesie, bo brak sukcesu w rekrutacji nie poddaje w wątpliwość umiejętności tego kandydata.

3. Merytorycznie

Udzielając feedbacku (czy to w formie elektronicznej czy telefonicznej) należy zadbać, aby był on wyłącznie merytoryczny. – Jeżeli dany kandydat nie odpowiada naszemu profilowi ze względów merytorycznych, należy wytłumaczyć, w jakich zadaniach popełnił błąd albo w których obszarach jego doświadczenie jest niewystarczające – mówi Małgorzata Skibowska.

Wówczas kandydat ma jasną informację, czego zabrakło i co zadecydowało o nieprzyjęciu go do pracy. Jednocześnie powinniśmy wskazać mu obszary, w których naszym zdaniem warto by było, aby się doszkolił lub nad którymi powinien jeszcze popracować – dotyczy to zarówno umiejętności merytorycznych jak i kompetencji miękkich. Dobrze też podkreślić mocne strony danego kandydata tak, aby pokazać, że są sfery, w których radzi sobie dobrze i stanowią one jego atut. Dzięki temu kandydat zostaje z poczuciem, że ktoś faktycznie przeanalizował jego profil, ocenił rzetelnie umiejętności oraz dał mu wskazówki na przyszłość.

4. Bazując na faktach, a nie przypuszczeniach

– W rekrutacjach ma zastosowanie ta sama zasada, o której dużo mówi się w psychologii – odnosimy się do zachowania osoby, a nie mówimy o osobie. Na przykład mówimy: „podczas naszej rozmowy mówiłeś chaotycznie, było mi ciężko zrozumieć temat, który przedstawiałeś”, a nie „jesteś chaotyczny, nie umiesz się komunikować” – mówi Monika Sławińska – Sławecka, młodszy menedżer ds. projektów zarządzania i rozwoju organizacji w Philip Morris International w Polsce. – Rozmowa z rekruterem może być stresująca dla kandydata i to, że zachował się w jakiś sposób w tej sytuacji, nie znaczy, że zawsze się tak zachowuje. Nad kompetencjami zawsze można natomiast pracować i warto o tym powiedzieć kandydatom, bo informacja zwrotna może być dobrym punktem wyjścia do pracy nad sobą.

5. Indywidualnie

– Informacja przekazywana kandydatowi nie powinna być wiadomością szablonową, do każdego kandydata powinniśmy podchodzić indywidualnie – mówi Ewelina Knol, wyliczając dobre praktyki w Meritum Banku, gdzie rekruterzy są otwarci na indywidualne konsultacje z kandydatem. – W tym celu uruchomiliśmy adres e-mailowy, na który kandydaci mogą wysłać zapytanie i dzięki temu mają możliwość uzyskania szczegółowych informacji. Podczas każdego spotkania rekrutacyjnego przekazujemy też wizytówki, dzięki czemu mogą oni skontaktować się bezpośrednio z rekruterami, jeśli chcą o coś dopytać – opowiada przedstawicielka Meritum Banku.

6. Profesjonalnie

Nie każdy lubi słuchać o swoich słabościach. Czasem taka informacja – w połączeniu z żalem, że nie udało nam się osiągnąć tego, co planowaliśmy – może wywołać złość i bunt. Nawet, jeśli spotykamy się z nieuprzejmymi reakcjami ze strony rozgoryczonych kandydatów, powinniśmy zachować dystans oraz spokój i nie wdawać się w słowne utarczki wymianę komentarzy.

Bycie posłańcem złych wieści nigdy nie jest wdzięcznym zadaniem, ale w rekrutacji mamy z taką sytuacją do czynienia na co dzień, dlatego warto wiedzieć jak dzięki przyjaznej rekrutacji minimalizować ryzyko nadszarpnięcia reputacji firmy.

Katarzyna Klimek-Michno

CTA_CKzK