Być może już czytałe(a)ś niejedno wyjaśnienie odnośnie tego, czym jest big data w HR. Pozwól, że ja zrobię to w 3 krokach:
Big data to bardzo duże zbiory danych
W ciągu ostatnich 2 lat powstało więcej danych niż ludzkość zdążyła wyprodukować od początku swojego istnienia. Znacząco wpłynął na to rosnący odsetek osób korzystających z internetu, w tym z serwisów społecznościowych, oraz powszechność korzystania ze smartfonów. Wiele działów HR posiada już od dawna takie informacje jak: dane demograficzne pracowników, historia ich wykształcenia i przebiegu kariery zawodowej, odbyte szkolenia, osiągane w pracy rezultaty, wyniki badań pracowników. Obecnie, można wzbogacić je o sposób korzystania pracowników z aplikacji firmowych (np. danych o aktywności pracowników w intranecie i CRM). Z kolei w przypadku kandydatów mogą to być dane o ich aktywności w różnych miejscach sieci i zmianach w tej aktywności, które mogą wskazywać na rosnącą bądź malejącą gotowość do zmiany pracy.
Big data to bardzo różnorodne zbiory danych
Przez wiele lat w firmach możliwe było jedynie przetwarzanie i analizowanie danych ustrukturyzowanych (gromadzonych i porządkowanych ze względu na jakiś wymiar np. danych liczbowych uporządkowanych wg daty powstania), wszystko inne mogło być archiwizowane co najwyżej w formie papierowej i segregatorach. Obecnie możliwe jest także przetwarzanie danych nieustrukturyzowanych (np. w formie zdjęć i grafik, plików video i pdf, prezentacji Power Point czy polubień na Facebooku). Interesujące stają się tym samym dane dotyczące aktywności i wypowiedzi pracowników w źródłach firmowych (np. intranecie czy narzędziu do komunikacji wewnętrznej) bądź w internecie (np. w serwisach z opiniami na temat pracodawców czy w wielu innych, w których pracownicy nie występują oficjalnie jako pracownicy danej firmy.).
Big data to zbiory danych bardzo szybko zmieniające się w czasie
Czy wiesz jak dużo dzieje się w świecie online w ciągu 60 sekund?
- Ludzie wpisują ponad 3 miliony wpisów do wyszukiwarki Google.
- Pojawia się ponad 3 miliony wpisów na Facebooku.
- Na YouTube jest wrzucanych 400 godzin filmów.
Twoi pracownicy i potencjalni kandydaci coraz więcej czasu spędzają online i korzystają z bardzo wielu aplikacji. Konsumują różne treści, które wpływają na ich oczekiwania względem pracodawcy i pracy, a także produkują te treści (mimo że nie zawsze oficjalnie, to wciąż jako pracownicy danej firmy). Znaczenie ma przy tym nie tylko przyrost danych, ale też ich wydźwięk (wg najprostszej klasyfikacji pozytywny, negatywny bądź neutralny). Coś, co jeszcze wczoraj w świadomości ludzi nie istniało, w ciągu kilku-kilkunastu godzin może urosnąć do wydarzenia, o którym wszyscy dyskutują (w sieci bądź w firmie) albo np. czyjś latami budowany, pozytywny wizerunek może zmienić się na negatywny pod wpływem np. jednego niefortunnego wpisu czy zdjęcia na Facebooku (albo w firmowym intranecie).
Powyższe wyjaśnienie będzie niepełne, jeśli do 3 opisanych wyżej charakterystyk big data, nie zostanie dodany 4, niezwykle istotny wymiar – użyteczność danych. Bo big data to przede wszystkim to, co jesteś w stanie w danymi zrobić. Bo nie chodzi tylko o to, aby dane zgromadzić, ale aby je przeanalizować i rozwiązać konkretny problem. Tylko wtedy możemy mówić nie tylko o big, ale też smart data.
Z jakimi mitami nt. big data w HR możesz się spotkać?
- Potrzebujesz zgromadzić w HR wszystkie dane dotyczące pracowników – zdecydowanie nie. Zamiast tego pracę z danymi warto zacząć od wybrania problemu, który z pomocą danych chcemy rozwiązywać (np. spadające/małe zainteresowanie kandydatów aplikowaniem), a czas i energię poświęcić nie na zebranie wszystkich danych, ale na zebranie danych dobrej jakości. Warto, bo decyzje oparte o dane złej jakości, to złe decyzje.
- Zacznij mierzyć wszystkie zachowania pracowników – nie rób tego. Nie ma sensu raportować każdej czynności (np. liczby wysyłanych maili, liczby wykonywanych telefonów, odbywanych spotkań, podróży służbowych itp.). Najpierw ustal problem, z jakim się zmagasz, i dobierz do niego potrzebne dane. Od początku zadbaj natomiast o pełną transparentność i informuj pracowników o tym, jakie dane i w jakim celu będą w HR gromadzone.
- Potrzebujesz zaawansowanego i/lub drogiego oprogramowania – właściwym momentem na zakup oprogramowania jest czas, w którym firma osiąga moment „dojrzałości analitycznej”. Inaczej mówiąc, pracownicy potrafią już nie tylko wskazać problemy, które wymagają rozwiązania, ale mają też dane, które w ich rozwiązywaniu będą pomocne, wiedzą co robić, aby były one zbierane w rzetelny sposób, i wreszcie, są w stanie te dane zebrać, a także chcą i potrafią z tymi danymi pracować.
- Zacznij od zatrudnienia „specjalisty IT/statystyka” w dziale HR – nie od razu jest to konieczne. Na początek wystarczy osoba z analitycznym podejściem do problemów, która będzie potrafiła zadawać pytania (dlaczego coś się dzieje, z czego wynika, co na to wpływa), analizować i interpretować dane z różnych źródeł (pozornie ze sobą niezwiązane) oraz sprawnie posługiwać się Excelem. Wielu pracowników HR jest absolwentami psychologii bądź socjologii, to bardzo dobry punkt wyjścia dla analitycznego podejścia do problemów.
- Temat big data jest na fali, ale w końcu przeminie – nie przeminie, bo big data w HR to nie tylko zestaw narzędzi. To całkowita zmiana podejścia do rozwiązywania problemów i gotowość do tego, aby zdecydowanie częściej decyzje w dziale HR były podejmowane w oparciu o dane, a nie intuicję. Zupełnie podobnie, jak dzieje się to od lat w dziale sprzedaży, finansów czy marketingu.
- Big data zastąpi HR-owców – zdecydowanie nie. Big data w HR oznacza też, że zwiększa się paleta narzędzi, jakimi HR może wspierać zadania swoje i pracowników… Zawsze jednak będzie potrzebny człowiek, który powinien dokonać wyboru tych narzędzi pod kątem użyteczności dla danej firmy, będzie pracował z tymi narzędziami, a na koniec będzie w stanie porozmawiać z pracownikiem o tym, co zrobić z wiedzą, jakiej dostarczyły mu te narzędzia.
Skoro tak wiele przekonań odnośnie big data nie znajduje potwierdzenia, skupmy się na tym, co można dzięki big data zyskać.
Co HR może zyskać dzięki big data?
- Mierzenie działań HR pozwala działać (i wpływać na nie) – jeśli jeszcze nie sprawdziliśmy, czego w naszym procesie rekrutacji kandydaci nie lubią, to jak podjąć decyzję o tym, co powinniśmy pilnie poprawić? Jeśli nie znamy poziomu zaangażowania pracowników, to jak zorientujemy się, że spada i warto podjąć kroki zaradcze?
- Mierzenie działań HR sprawia, że z adhocowego projektu stają się one procesem – jeśli już zidentyfikowaliśmy wąskie gardło w procesie rekrutacji i udało nam się je usprawnić, pora poszukać kolejnego etapu, który można zoptymalizować, a potem kolejnego i kolejnego. Te małe sukcesy w poszczególnych etapach rekrutacji, przyczyniają się do znacząco lepszego efektu na końcu.
- Optymalizacja ponoszonych wydatków – analityczne podejście np. do procesu rekrutacji, świadomość kroków, z jakich się składa i spojrzenie na efekt rekrutacji nieco dalej niż moment zatrudnienia pracownika, pozwolą szybko zidentyfikować nieefektywne źródła rekrutacji i zastąpić je innymi. A to oznacza dużo lepsze rezultaty przy tych samych budżetach.
- Bliższa współpraca zespołu HR z innymi działami w organizacji – warto skierować się do innych działów nie tylko po dane (np. odnośnie wyników biznesowych uzyskiwanych przez pracowników różnych działów), ale także po kompetencje (np. jak zbierać dane odpowiedniej jakości – do finansów, jak ocenić efekty prowadzonej kampanii wizerunkowej – do marketingu). Co HR może zaoferować w zamian? Od początku mówić o celach prowadzonych działań (np. przeprowadzenie kampanii rekrutacyjnej poprawiającej spływ aplikacji na rekrutacje do różnych zespołów, praca nad wzrostem zaangażowania wśród pracowników ze stażem powyżej 2 lat).
- Łatwiejsze pozyskiwanie akceptacji dla innowacyjnych pomysłów – dane naprawdę mają moc. Dużo łatwiej uzasadnić potrzebę inwestycji w jakieś narzędzie np. przed zarządem, jeśli powiemy „w ciągu 3-miesięcznego testu oprogramowania do zarządzania aplikacjami kandydatów, czas przeznaczany przez rekruterów na selekcję aplikacji spadł o połowę, a liczba poleceń kandydatów wzrosła o 30%”.
Konsekwencją wszystkich wymienionych wyżej punktów będzie oczywiście wzrost znaczenia działu HR. Pracownicy są najważniejszym „zasobem”, jakie mają firmy (uważa tak 70% prezesów firm badanych przez Harvard Business Review), dlatego dział, który skutecznie pozyskuje i angażuje pracowników oraz potrafi dostarczyć twarde dowody swojej skuteczności, będzie miał w firmie silną pozycję.
Marta Pawlak-Dobrzańska – założyciel Great Digital, Strateg i Analityk HR.
Ponad 11 lat pracowała w Pracuj.pl, głównie jako szef zespołu ds. badań i big data. Przeprowadziła kilkadziesiąt projektów badawczo-analitycznych dotyczących uczestników procesów HR-owych: rekruterów, kandydatów, a także pracowników Grupy Pracuj. Odpowiadała m.in. za analizy procesów rekrutacyjnych pracodawców oraz badania kandydatów aplikujących do firmy. Obecnie pomaga firmom zwiększać efektywność procesów HR w oparciu o dane.
