Strona główna Blog Candidate Experience Jak komunikować się z kandydatami? Odmawiaj i zatrudniaj z klasą

Jak komunikować się z kandydatami? Odmawiaj i zatrudniaj z klasą

Jak odmawiać kandydatom?

„Podstawą w relacji z kandydatem jest podmiotowość, partnerstwo oraz szczerość” – oto wartości, które są kluczowe dla Benchmark Group, członka Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji. O tym, jak powinna wyglądać komunikacja na każdym etapie procesu rekrutacyjnego, rozmawiamy z Małgorzatą Piasecką, CEO & Leading Consultant w Benchmark Group oraz HR Business Partner we współpracy z klientami.

Jakie powinny być pierwsze kroki przy rozpoczęciu każdej rekrutacji? Co jest w tym momencie kluczowe dla powodzenia naszych działań?

Proces rekrutacji powinien zaczynać się od zawiązania zespołu, który będzie zarządzał konkretnym projektem. Do zespołu warto zaprosić osoby, które mogą dostarczać potrzebnych w procesie informacji/danych/rozwiązań oraz bezpośrednio zainteresowanych zatrudnieniem nowego pracownika. To mogą być osoby na różnych stanowiskach i rolach w firmie np. prezes firmy, szef zespołu poszukującego pracownika, rekruter lub przedstawiciel działu prawnego. Rekrutacyjny team wspólnie definiuje cele projektu – biznesowy i rozwojowy, określa ramy budżetowe oraz harmonogram działań. Każdy z członków ma też jasno wyznaczone role w tym procesie oraz odpowiedzialność za rezultat.

Kluczowe jest, aby po ustaleniu ogólnych zasad prowadzonego procesu ustalić, kogo dokładnie szukamy
i podjąć decyzję – czy szukamy „po obecnym doświadczeniu kandydata”, czy może „po potencjale”. Bo każda z tych decyzji oznacza inny sposób pracy z kandydatami, komunikacji i wdrożenia po zatrudnieniu.

Dlaczego warto budować fundamenty każdej rekrutacji?

Pierwszy etap służy bardzo dokładnemu określeniu, co jest dla nas ważne, jako organizacji i członków zespołu, jaki jest cel rekrutacji, za jakie kompetencje chcemy komuś od razu zapłacić, jaki poziom nasilenia określonych cech nas interesuje oraz najważniejsze potrzeby, jakie realizujemy w rekrutacji. Pomocne na tym etapie są 2 pytania, które mogą wydawać się tożsame, ale dotyczą różnych obszarów działalności:

 

  1. Z jakiego powodu zatrudniam?

To jest moment, który służy pracodawcy do spojrzenia w przeszłość i stan „na dziś”. Taki moment zatrzymania, aby przeanalizować aktualną sytuację w naszej organizacji. W tym pytaniu dokonujemy przeglądu i potwierdzamy przyczyny decyzji o uruchomieniu rekrutacji. Może to być np. brak określonych umiejętności w zespole, rozwój organizacji.

 

  1. Po co zatrudniam?

Tutaj budujemy i potwierdzamy wizję przyszłości. Przyszłości z nowym pracownikiem w firmie. Zastanawiamy się nad tym, jak będzie wyglądał nasz zespół z nową osobą i jej kompetencjami, jak chcemy rozwijać organizację i jak ta nowa osoba ma się wpisać w nasze plany. Dodatkowo analizujemy cele biznesowe i na ich podstawie doprecyzowujemy profil kompetencyjny kandydata.

Dzięki klarownemu określeniu wymaganych kompetencji selekcja spływających aplikacji przebiega bardzo sprawnie, co skraca proces rekrutacji, poprawia współpracę z kandydatami i menedżerami, a także ułatwia późniejsze działania.

Jaka jest rola rekrutera w procesie rekrutacyjnym? O czym warto pamiętać w codziennej pracy?

Rekruter ma bardzo specyficzną funkcję, znajduje się pomiędzy kandydatem a biznesem, jednocześnie dysponuje swoistą władzą, posiada wartość – w tym wypadku pracę/stanowisko, którą osoba wysyłająca aplikację chce zdobyć. Do tego jest w znacznie bardziej komfortowej sytuacji, posiada już zatrudnienie, czasami występuje w roli eksperta, a przychodzi do niego osoba w potrzebie. Z tego właśnie względu rekruter powinien pełnić funkcję służebną wobec kandydata i jednocześnie celu biznesowego. Kandydat, jak każdy człowiek, jest podmiotem. Ma prawo do własnej wizji całego procesu rekrutacji, bronienia swoich potrzeb, zgody lub niezgody na jakieś rozwiązania, ma prawo nie rozumieć naszego świata. Należy wspierać kandydatów, traktować partnersko i z szacunkiem. Jasno komunikować własne ważności i pogłębiać wiedzę o tym, co ważne dla drugiej strony. Szacunek to też stała komunikacja z kandydatem, informowanie
o rezultatach etapów pośrednich, udzielanie wartościowej dla kandydata informacji zwrotnej opartej na realiach aktualnej rekrutacji i wizji pracodawcy. Kompetencje i wartość kandydata szacujemy i oceniamy wyłącznie w tej konkretnej rekrutacji, tej konkretnej organizacji, a nie ogólnie. W przypadku odmowy zatrudnienia ma to kluczowe znaczenie. Od pracy rekrutera zależy wizerunek jego organizacji, powodzenie rekrutacji oraz może mieć wpływ na przyszłość danej osoby. Właściwie udzielone i cenne wskazówki pomagają odnaleźć się kandydatom na rynku pracy i wybrać dopasowaną do cech i umiejętności ścieżkę kariery.

Stworzony w pierwszym kroku formularz oceny pomaga w codziennej pracy, szczególnie współpracy z biznesem. Jak należy z nim pracować?

Rekruter powinien znaleźć złoty środek pomiędzy jednakowym szablonem do oceny kompetencji kandydatów a nakreślonym obszarem wymaganych cech. Zbyt sztywne szablony powodują frustrację wszystkich stron zaangażowanych w proces rekrutacyjny. Sztampowe pytania generują wyuczone
i nieprzystające do rzeczywistości odpowiedzi. Tracimy czas i energię, rekrutacja jest mniej skuteczna.
W dodatku rośnie zagrożenie porażki rekrutacyjnej, ponieważ zatrudnimy osoby, które nie są przez nas właściwie poznane lub możemy przeoczyć wartościowego pracownika. Koncentracja musi być na celu każdej ze stron, nie na tabelce.

Nieelastyczne ramy rekrutacji wpływają negatywnie także na doświadczenia kandydata. Rozmowa rekrutacyjna to dialog, a nie schematyczne przepytanie. Kandydatów frustruje odpowiadanie na bezwartościowe pytania, które nie sprawdzają ich kompetencji, a są czasochłonne i tym samym nieekonomiczne. Kandydaci przychodzą na spotkanie z gotową formułką, rekruterzy również, co sprawia, że spotkanie nie jest dogłębną analizą kompetencji kandydata w kontekście potrzeb organizacji. To przesłuchanie, gra w pokera, zamiast partnerskiej rozmowy potencjalnych współpracowników. Taka postawa nie służy żadnej ze stron.

Jak zatem poprowadzić skuteczną rozmowę? Na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Warto wiedzieć, czego potrzebuje od nas kandydat. Ważna jest przestrzeń do oceny, bez zero-jedynkowego podejścia, warto zwracać uwagę na potencjał, np. w przypadku stanowisk niewymagających określonych, twardych umiejętności (np. pracy na maszynie) jedną z kluczowych cech jest potencjał, osobowość i szybkość nauki.

Rozmowa rekrutacyjna powinna być wymianą poglądów i doświadczeń, bez nachalnego odpytywania z CV, czy mało istotnych zadań. Zachęcam, aby już w mailu zapraszającym na rozmowę wspomnieć o obszarach, które nam się podobają, są dla nas ważne i planujemy poruszyć je na spotkaniu. Potwierdzenie umiejętności zawartych w CV znajdziemy np. w zleconych ćwiczeniach do wykonania w kolejnych lub wcześniejszych etapach procesu.

Warto już na rozmowie dać kandydatowi feedback, pozytywne i negatywne wrażenia odnośmy do konkretnej sytuacji i naszego odbioru zachowania kandydata. Czyli np. w sytuacji, gdy kandydat nagminnie przerywał rozmówcom, powiedzmy: „Przerwałeś mi, kiedy opowiadałam Ci o naszej kulturze w biurze oraz
o najnowszych produktach. Cieszę się, że masz dużą wiedzę o naszej organizacji i jesteś aktywną osobą, ale nie czułam się komfortowo, nie mogąc dokończyć swojej myśli. Cierpliwość i umiejętność wysłuchania innych jest bardzo istotną cechą dla osoby na oferowanym przez nas stanowisku”. Możemy też pokazać kandydatowi, w jaki sposób jego zachowanie działa przeciw niemu – to często daje kandydatowi dodatkową wartość w procesie rekrutacji.

Czy można być wdzięcznym za odmowę? Jak mogę stworzyć wartościową dla kandydata treść?

Podziękowanie za udział w rekrutacji to zasada, która powinna być zawsze realizowana. Mail do każdego kandydata jest potwierdzeniem naszej postawy podmiotowego traktowania osób, które poświęciły nam czas. Odmowa, zamknięcie komuś szansy nie należy do najprzyjemniejszych doświadczeń zarówno dla rekrutera, jak i kandydata. Jednakże, dzięki pracy rekrutera, odmowa może być odebrana inaczej i wnosić coś zupełnie innego od zwyczajowej formułki lub, co gorsza, braku kontaktu.

Zadajmy sobie pytanie, czym właściwie jest odmowa? To wynik analizy naszych potrzeb i zaoferowanych przez kandydata umiejętności, które TU I TERAZ nie są spójne z naszymi wymaganiami. Nic więcej. Traktujmy kandydata podmiotowo, w indywidualnie przygotowanej odmowie warto podkreślić atuty danej osoby i inne obszary, w których się specjalizuje, ale niebędące w kręgu naszych zainteresowań.

Odmowa powinna być wskazówką i pomóc ukierunkować kandydata na rozwój określonych kompetencji, umiejętności, czy poszukiwanie zajęcia w innym obszarze. Także biznes może uczyć się na podstawie odmawiania kolejnym kandydatom. Duża liczba odmów powinna być sugestią, aby dopracować wizję przyszłego pracownika i stanowiska, zweryfikować z rzeczywistością nasze wymagania, dopasować oferowane wynagrodzenie do wyceny kompetencji.

W sformułowaniu ściśle merytorycznej oceny i szczerej odpowiedzi pomoże nam przygotowany, na I etapie rekrutacji, formularz opisujący obszar i granice oceny. Możemy bardzo dokładnie określić, których kompetencji brakuje kandydatowi, w których miejscach nasilenie cech było zbyt duże lub zbyt małe, jakie umiejętności są dla nas zbędne w danym momencie. Na podstawie tej oceny tworzymy indywidualnie przygotowaną odmowę, pełną wartościowych i konkretnych informacji. Kandydaci otrzymujący taki dokument czują się traktowani poważnie i zmniejszamy ich frustrację z powodu odmowy, ponieważ wiedzą, czym jest ona spowodowana. To rozwojowe budowanie relacji z kandydatem i wizerunku naszej firmy.

Dziękujemy za rozmowę.

 

Małgorzata Piasecka

Małgorzata Piasecka

Benchmark Group CEO

Jest absolwentką „Międzynarodowej Szkoły Konsultantów” na Uniwersytecie Angers (Francja) oraz rocznych studiów z zakresu zarządzania finansami i marketingu we Francuskim Instytucie Zarządzania w Warszawie. Ukończyła program CoachWise Essentials prowadzony przez Coaching Centre wg. standardów ICF oraz uzyskała certyfikację Zarządzania Projektami PRINCE2.

W branży szkoleniowej i doradczej pracuje od ponad 20 lat. W tym czasie przeprowadziła ponad 3500 godzin treningów, warsztatów i sesji coachingowych realizując projekty, które przyniosły wymierne efekty biznesowe. Zrealizowała wiele projektów AC i DC dla kadry zarządzającej oraz sił sprzedaży, w których była zarówno asesorem, jak i kierownikiem projektu. Prowadziła dla swoich klientów sesje coachingowe – coaching grupowy oraz indywidualny. Jej firma jest członkiem Koalicji Przyjaznej Rekrutacji od chwili powstania tej inicjatywy.