Bądźmy szczerzy, raportowanie nie jest zapewne najfajniejszym zadaniem dla rekrutera bądź rekruterki! W gąszczu codzienny dynamicznych zadań takich jak publikacja ogłoszeń, selekcja aplikacji, spotkania rekrutacyjne, raportowanie jawi się jako twór całkiem inny, wymagający innej ekspresji: skupienia się na excelowych tabelkach, wytężenia swoich analitycznych umiejętności.
W zależności od tego, jakim zapleczem technologicznym dysponujesz Twoja praca będzie cięższa bądź lżejsza.
Jeżeli rekrutujesz bez użycia platformy do rekrutacji sprawdź punkty 1, 2, 3 i 4 czeka bowiem na Ciebie więcej zadań. Jeżeli posiadasz lub planujesz posiadać system do rekrutacji online przejdź od razu do ostatniego punktu. Oznacza to bowiem, że Twoje życie będzie dużo łatwiejsze.
1. Zbierz zawczasu wszystkie dane, które chcesz raportować
Staraj się zebrać wszystkie dane potrzebne do wyznaczenia KPI dla Twojego zespołu. Stwórz szablon raportu dla osób zaangażowanych w proces raportowania, aby mogli systematycznie uzupełniać potrzebne do tego dane.
Przykładowa formatka dot. jednej rekrutacji (możesz ją pobrać tutaj)
Przykładowa formatka dotycząca wszystkich rekrutacji (możesz ją pobrać tutaj)
Jeżeli jesteś pracownikiem poproś o taką formatkę. Jeżeli jesteś kierownikiem, stwórz ją zawczasu. Dzięki temu ułatwisz pracę swoim pracownikom, którzy będą jasno wiedzieli z czego są rozliczani. Przyśpieszy to również cały proces raportowania, gdyż spójne formatki łatwiej i szybciej połączysz w jedną całość. Nie trzeba dodawać, że takie łączenie to raczej bardzo żmudna praca.
2. Stwórz przejrzystą, prostą i „interaktywną” formatkę
Tworząc formatkę postaraj się zautomatyzować proces wpisywana danych. Stwórz formuły, które zliczą wpisane dane. Zastosuj wykresy, które ciekawie zaprezentują „suche” informacje. Wykres kołowy doskonale zobrazuje np. liczbę projektów, które w założonym czasie zostały zakończone, trwają bądź zostały stworzone. Na wykresie słupkowym przedstawisz doskonale liczbę projektów rekrutacyjnych zakończonych przez każdego z rekruterów.
3. Umieść formatkę w jednym miejscu
Jeżeli każdy z Twoich pracowników będzie pracował na swoim dokumencie sprawi to, że trzeba będzie „sklejać” dane od kilku bądź nawet kilkuset osób.
By oszczędzić sobie tej „zabawy” umieść formatkę w miejscu, do którego mają dostęp wszyscy Twoi pracownicy (np. intranet). O ile to możliwe dostęp zabezpiecz hasłem.
4. Systematyczność, systematyczność
Regularnie sprawdzaj czy dane są uzupełniane. Weryfikuj również poprawność danych.
Ustal jeden termin do kiedy dane można uzupełniać wstecz. Zapobiegnie to problemom z opóźnieniami w raportowaniu wyników.
albo…
5. Szybko i od ręki wyciągnij raport z systemu do rekrutacji, którego używasz
Nowoczesny system do rekrutacji (ATS) powinien zapewnić Ci natychmiastowy dostęp do potrzebnych raportów takich jak: liczba odbytych spotkań z kandydatami, liczba złożonych ofert, zatrudnieni kandydaci, daty spotkań, liczba otwartych wakatów, najbardziej skuteczne źródła pochodzenia kandydatów, najbardziej skuteczni bądź obciążeni rekruterzy itp.
Nie musisz zbierać danych na bieżąco i przepisywać ich do excela. Dane, do których będziesz miał dostęp zależeć będą od poziomu dostępu jaki nadał Ci administrator Twojego systemu.
[iframe src=”//www.youtube.com/embed/4mguDqkgu7M” width=”750″ height=”422″ frameborder=”0″ marginwidth=”0″ marginheight=”0″ scrolling=”no”]
Jak widać, raportowanie to nie rurki z kremem, gdy nie wspiera Cię skutecznie technologia. Jeżeli natomiast korzystasz z technologicznego wsparcia w postaci dedykowanych rekrutacji systemów sytuacja zmienia się diametralnie.
W zasadzie nie musisz wtedy przejmować się raportami i pilnować by były aktualizowane. Aktywności samych rekruterów ograniczają się wtedy do tych czynności, na których powinni się oni skupić najbardziej, czyli na rekrutacji.
PS Przetestuj bezpłatnie eRecruiter i sprawdź jak wygodnie można raportować efektywność prowadzonych rekrutacji.
Krzysztof Nowacki
Customer Intelligence Senior Specialist
eRecruitment Solutions
