Strona główna Blog Porady HR Jakie obowiązki informacyjne ma rekruter wobec kandydata?

Jakie obowiązki informacyjne ma rekruter wobec kandydata?

obowiązek informacyjny

Przeglądanie dokumentów aplikacyjnych, ich selekcja, rozmowy z kandydatami – to etapy procesu rekrutacyjnego, które nie mogą się wydarzyć, jeżeli specjalista ds. HR zapomni o jednym kluczowym szczególe. Jakim? Przeprowadzając rekrutację mamy wobec kandydatów, którzy aplikują na naszą ofertę pracy, tzw. obowiązek informacyjny.

Pracodawca gromadząc CV staje się administratorem danych osobowych. W związku z tym są na niego nałożone pewne obowiązki. Jednym z nich jest poinformowanie kandydatów o celu swoich działań (przeprowadzenie rekrutacji). W praktyce, każda osoba biorąca udział w rekrutacji musi wiedzieć, w jakim celu potencjalny pracodawca wykorzysta jej dane i to właśnie pracodawca musi jej taką informację wysłać.

Kiedy i w jakiej formie informować kandydatów?

Informowanie kandydata o tym, że pracodawca stał się administratorem jego danych nie musi być czasochłonne i skomplikowane. Należy co prawda przekazać informacje bezpośrednio osobie, której dane dotyczą, ale rozwiązań ułatwiających ten proces jest kilka. Oprócz wysyłania indywidualnych maili do wszystkich aplikujących osób, można stworzyć odpowiednią klauzulę i zamieścić ją pod formularzem aplikacyjnym. To najlepsza i najbardziej skuteczna forma. Co istotne, może mieć formę tzw. pop-upu, czyli wyskakującego okienka.

Co powinna zawierać klauzula informacyjna?

Informacja do kandydatów o celu działań, czyli prowadzeniu rekrutacji może mieć następującą treść:

Administratorem danych jest … z siedzibą w … Dane zbierane są dla potrzeb obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana wyraźnej i dobrowolnej zgody także dla potrzeb przyszłych rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest dobrowolne ale konieczne do przeprowadzenia rekrutacji. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne i wymaga Pani/Pana wyraźnej zgody.

EKSPERT RADZI

Mirosław Gumularz – Specjalista ds. Ochrony danych osobowych.

Warto pamiętać, że jeżeli organizujemy ponowną rekrutację i, za zgodą kandydata, przetwarzamy te same dane osobowe, nie musimy ponownie przesyłać informacji o tym, że jesteśmy administratorem danych. Taki obowiązek wystarczy spełnić raz.

 

Jesteś zainteresowany tematem przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji? Pobierz e-book i dowiedz się, jak prowadzić rekrutacje zgodnie z wymaganiami GIODO!

Nie masz czasu czytać? Obejrzyj webinar „5 mitów nt. przetwarzania danych osobowych kandydatów”.

Agnieszka Borkowska

Agnieszka Borkowska

Content Marketing Specialist