Strona główna Blog Porady HR Legalna baza kandydatów – kiedy i jakie dane można gromadzić?

Legalna baza kandydatów – kiedy i jakie dane można gromadzić?

mobilini rekruterzy

Zgodnie z zasadą adekwatności w trakcie rekrutacji można gromadzić te dane kandydatów, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Co to oznacza w praktyce? Jakie informacje o kandydatach możemy pozyskiwać a które są bezwzględnie niedozwolone?

Niedozwolone, bez względu na rodzaj rekrutacji

To, jakimi informacjami może posługiwać się pracodawca prowadząc rekrutację, reguluje art. 22 Kodeksu Pracy. Zgodnie z jego zapisami można gromadzić takie dane jak: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zatem są to dane personalne i te informacje, które pozwolą wybrać kandydata o odpowiednich kwalifikacjach i wykształceniu na dane stanowisko. Co ważne, każdorazowo pracodawca powinien działać w oparciu o tzw. zasadę adekwatności. Pod nią kryje się przetwarzanie danych kandydatów w zakresie koniecznym do realizacji celu, czyli zatrudnienia pracownika. Sięgając do praktycznych przykładów – pracodawca niemal nigdy nie może gromadzić na etapie rekrutacji skanów dowodów osobistych. Zawierają one dane na temat koloru oczu, wzrostu oraz wizerunku, które nie są pracodawcy potrzebne. Podobnie nieuzasadnioną praktyką jest pobieranie skanu książeczki wojskowej. W tym dokumencie także znajdują się „dane osobowe wrażliwe” takie jak kategoria wojskowa, która jest przyznawana m.in. w oparciu o stan zdrowia.

Dozwolone w wyjątkowych okolicznościach

W wyjątkowych przypadkach rekruter, poza podstawowymi informacjami o kandydatach, może również gromadzić dane dodatkowe, ale wyłącznie wtedy, jeżeli takie uprawnienie wynika z przepisów prawa. Są to często dane osobowe wrażliwe, m.in. zaświadczenie o niekaralności. Dokument ten może zostać pobrany od każdego z kandydatów ubiegających się o stanowisko, do pełnienia którego ustawodawca wymaga niekaralności. O jakich zawodach jest tutaj mowa? Administrator bezpieczeństwa informacji, pracownik  służby cywilnej czy niektóre stanowiska w instytucjach finansowych – to wybrane przykłady. Prowadzący rekrutację może także poprosić potencjalnego pracownika o przedstawienie dyplomu potwierdzającego nabycie stosownych szczególnych kwalifikacji.

EKSPERT RADZI:

Mirosław Gumularz – Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych

„Rekrutujący, którzy dbają o ochronę danych osobowych kandydatów, powinni pamiętać, że zasada adekwatności ma zastosowanie wobec wszystkich ubiegających się o stanowisko pracy, niezależnie od przyszłej formy zatrudnienia. Dotyczy więc zarówno kandydatów, którzy mają być zatrudnieni w ramach umowy o pracę, jak i współpracujących w oparciu o umowę o dzieło czy umowę zlecenie.”

 

Masz wątpliwości względem ochrony danych osobowych w procesach rekrutacyjnych? Obejrzyj webinar „5 mitów nt. ochrony danych osobowych kandydatów”.

 

Agnieszka Borkowska

Agnieszka Borkowska

Content Marketing Specialist