Strona główna Blog ATS Nowy system ATS – jak łagodnie przejść przez zmiany?

Nowy system ATS – jak łagodnie przejść przez zmiany?

system ats

Postawiliście na nowoczesne narzędzia HR. Wybraliście już elektroniczny system rekrutacji. Teraz przyszedł czas na działanie. Podpowiadamy, jak realizować poszczególne etapy wdrożenia, aby zmiana była dla wszystkich łagodna i bezstresowa.

Nowy system HR oznacza konieczność zerwania z dawnymi przyzwyczajeniami, wymaga przyswajania wiedzy i nabywania nowych umiejętności, a także postawienia całego zespołu w stan gotowości – wszyscy muszą się zaangażować, mobilizować do działania i solidarnie współpracować. Koniec z rutyną i przewidywalnością. Jak jednak wdrażać nowe rozwiązania, by w miejsce porządku nie wkradł się chaos? Jak uczyć pracowników korzystania z aplikacji rekrutacyjnych tak, by nie zniechęcać i nie zrażać? Zarówno decyzja o wprowadzeniu elektronicznego systemu rekrutacji, jak i sam proces wdrożenia powinny być dobrze przemyślane i zaplanowane. Ważna jest chęć do nauki i realizacji nowego zadania, ale trzeba pamiętać, że oznacza to również wyzwanie dla całej firmy. Warto się więc do tego przygotować.

W tak dużej firmie, jak nasza pierwszym wyzwaniem, które się pojawia przy wdrażaniu nowego systemu jest weryfikacja danego narzędzia pod względem bezpieczeństwa informacji oraz wydajności. W ten proces zaangażowani są pracownicy działów systemów zarządzania i IT. Kolejnym wyzwaniem jest również integracja nowego narzędzia z istniejącymi platformami w firmie, np. stroną internetową czy wewnętrznym Intranetem. Borykamy się również z przyzwyczajeniami z poprzedniego systemu, porównywaniem funkcjonalności, a także nieumiejętnym korzystaniem z nowej aplikacji – opowiada Marta Firląg, specjalista ds. rekrutacji w firmie Lux Med, która korzysta z systemu ATS.

Krok po kroku

Co jest kluczem do sukcesu? Oto kilka etapów, których lepiej nie pomijać, jeśli chcemy, aby zmiana okazała się korzystna.

1. Wybór terminu

Jak tłumaczy Marta Firląg, zmiana przebiegnie łagodnie, jeśli wybierzemy dla niej odpowiedni moment. Gdy wdrażanie systemu HR zbiegnie się z innymi, dużymi zmianami w firmie, trudnymi sytuacjami, kłopotami, nerwową atmosferą – niekoniecznie będziemy zadowoleni z efektów.

2. Podział ról

Jeśli termin wdrożenia jest już wyznaczony, należy pomyśleć o rozdzieleniu obowiązków. – Najlepiej zacząć procedurę od wytypowania jednej osoby, która będzie koordynować całym procesem – radzi specjalista ds. rekrutacji w Lux Med. We wprowadzenie zmian będą zaangażowani zarówno HR-owcy, jak i specjaliści ds. IT, graficy czy specjaliści ds. marketingu. Ważna jest więc współpraca, jasny i przejrzysty podział zadań i komunikacja na każdym etapie wdrożenia.

3. Harmonogram

Aby zmiana przebiegała płynnie, potrzebny jest szczegółowy plan działania. Koordynator powinien wyznaczyć terminy wprowadzania poszczególnych etapów, czuwać nad całością, pilnować, aby harmonogram był przestrzegany, monitorować postępy, sprawdzać, czy kolejne etapy są realizowane zgodnie z założeniami. – Plan powinien zawierać punkty dotyczące weryfikacji i selekcji danych, które chcemy przenieść z poprzedniego narzędzia do nowej aplikacji – zaznacza Marta Firląg.

4. Stopniowe wdrażanie

Mając dobrze opracowany plan, wyznaczone terminy, zgrany zespół, który zna swoje obowiązki – możemy przystąpić do wprowadzenia zmiany w życie.

Po uruchomieniu tego procesu, przychodzi czas na uzupełnienie bazy o brakujące formularze lub informacje, które są niezbędne do rozpoczęcia procesu rekrutacji. Następnym krokiem będzie stworzenie strony startowej oraz uruchomienie wyszukiwarek ofert pracy – opisuje Marta Firląg.

5. Szkolenie

Aby zmiana była jak najmniej stresująca, należy zadbać o wsparcie pracowników, którzy będą korzystać z nowego systemu ATS. Nie można więc zapominać o szkoleniach i udzieleniu dokładnych instrukcji tym, którzy będą korzystać z nowej aplikacji. Zanim na stałe zaczną posługiwać się nowym narzędziem, muszą go dokładnie poznać, sprawdzić jego działanie w praktyce, poćwiczyć, porównać z dotychczasowym modelem pracy.

6. Testowanie i ostateczne wdrożenie

Nie zapominajmy o fazie testów, które powinny przebiegać przy jednoczesnym działaniu poprzedniego systemu – podkreśla Marta Firląg.

Testy pozwalają bowiem łagodnie przejść od „starego” do „nowego”. Nie warto się spieszyć, dążyć do szybkiej zmiany za wszelką cenę. Dajmy sobie czas na oswojenie się z nią. Gdy już będziemy gotowi, rozpocznijmy realizację nowych projektów rekrutacyjnych już tylko w nowym systemie. – Niezbędne jest tu zaangażowanie osób z HR oraz konsultantów ze strony dostawcy narzędzia tłumaczy Marta Firląg, dodając, że cenna jest również pomoc informatyków i grafików, a także osób z działu marketingu w przypadku zmiany layoutów ogłoszeń lub formularzy.

7. Monitoring

Wdrożenie ATS to nie wszystko. Szczególnie w początkowym okresie korzystania z nowego narzędzia pracy potrzebna jest czujność i ciągła weryfikacja. – Ważnym elementem jest szybkie reagowanie na pojawiające się niezgodności w bazie i poprawa ich funkcjonowania. Tutaj kluczowy jest stały kontakt osoby odpowiedzialnej za zmianę z dostawcą nowego narzędzia. Należy uważać na nieprzemyślane działania, błędy, które mogą pojawić się na etapie przeniesienia danych z poprzedniego systemu oraz na to, czy istnieje perspektywa rozwoju nowej aplikacji. Zmiany w organizacji nie są wykluczone, więc i wykorzystywane w firmie narzędzia muszą za tym podążać – podsumowuje Marta Firląg.

Katarzyna Klimek-Michno

PS. Chcesz przyspieszyć procesy rekrutacyjne w Twojej firmie i zatrudniać tylko najlepszych kandydatów. Sprawdź jak szybko i łatwo możesz wdrożyć eRecruiter w swojej organizacji.