O tym, czym dla firmy jest Candidate Experience i jak to się wpisuje w wartości organizacji, rozmawialiśmy z Edytą Dendrą, Specjalistą ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi w firmie Librus, dostarczającej systemy informatyczne dla edukacji.
– Pani firma wstąpiła w szeregi Koalicji na Rzecz Przyjaznej Rekrutacji jako jedna z pierwszych. Czym dla firmy jest Candidate Experience i dlaczego podjęli Państwo decyzję o dołączeniu do inicjatywy?
Candidate Experience wiąże się dla nas przede wszystkim z odczuciami, jakie kandydat ma w trakcie i po rekrutacji. Mam na myśli nie tylko kandydatów, z którymi podjęliśmy współpracę, ale także tych, którzy nie zostali zatrudnieni. Są to także wszystkie te działania, które mają budować markę pracodawcy, ale też przy okazji markę konsumencką – kandydaci to często również klienci firmy.
Dołączenie do Koalicji było zdeterminowane oczywiście tym, że dążymy do realizacji przyjaznej rekrutacji. Jako osoba odpowiedzialna za nią, staram się nieustannie poszukiwać nowych inspiracji i wiedzy w tym zakresie – poprzez konferencje, seminaria, webinary, ale także publikacje specjalistyczne, książki itd. oraz wymianę doświadczeń i pomysłów ze znajomymi specjalistami z innych firm. Myślę, że udział w Koalicji da mi możliwość uczestniczenia w takich spotkaniach, w efekcie których powstanie wspólna platforma wiedzy.
– Dlaczego uważa Pani, że warto dbać o relacje z kandydatami?
Powodów jest mnóstwo! Opisanie ich wszystkich mogłoby być tematem co najmniej pracy licencjackiej…
Po pierwsze – można spojrzeć na tę kwestię z perspektywy interesów firmy. Rynek kandydatów jest coraz trudniejszy, szczególnie jeśli chodzi o wysokiej klasy specjalistów. Budowanie dobrej marki firmy daje dodatkowe szanse na ściągnięcie do siebie najlepszych kandydatów. W czasie kolejnych rekrutacji warto bazować na relacjach z osobami, które były już kiedyś zainteresowane pracą w naszej firmie. Zadowolony kandydat, nawet jeśli go nie przyjmiemy, powie o swoim pozytywnym doświadczeniu rekrutacyjnym znajomym i zarekomenduje im firmę, jako przyjazne miejsce pracy. Właśnie wśród tych osób może pojawić się nasz kandydat idealny. Co więcej – niezadowolony kandydat o złych doświadczeniach powie tym bardziej.
Po drugie – wielu kandydatów to też klienci – złe doświadczenia rekrutacyjne sprawiają, że myślą oni też źle o firmie jako np. dostawcy usług i w konsekwencji rezygnują z zakupu.
Jednak w naszej firmie nie jest to tylko kwestia kalkulacji biznesowej. To też kwestia kultury organizacyjnej, której kandydaci doświadczają już podczas rekrutacji. Szanujemy swoich pracowników i klientów – więc taki sam jest nasz stosunek do kandydatów: powinni czuć się szanowani i doceniani. Chcemy, aby osoby aplikujące do Librusa czuły, że relacja z nami od samego początku jest partnerska, oparta na równowadze. My też liczymy na otwartość, szczerość i szacunek z drugiej strony. Jednak w pierwszej kolejności sami chcemy o nie zadbać.
– Jak wpisuje się to w wartości i misję firmy?
Wśród wartości Librusa są m.in. profesjonalizm, odpowiedzialność i zaufanie – powinny one być realizowane nie tylko wobec naszych klientów biznesowych, ale także wobec pracowników i kandydatów. Przyjazna rekrutacja wydaje się wynikać wprost z tych wartości. Profesjonalizm w rekrutacji oznacza dobre do niej przygotowanie, stosowanie profesjonalnych metod selekcji kandydatów, ale także właściwą, pozytywną atmosferę całego procesu. Wpływa na nią np. kontakt z kandydatem, jasna komunikacja, która pozwala zbudować zaufanie do firmy i poczucie, że jest się traktowanym z szacunkiem. Przyjazna rekrutacja, w której każda osoba jest traktowana jako partner do rozmowy, wpisuje się w pełni w nasze wartości.
– Jak na co dzień realizujecie Państwo te założenia i dbacie o dobry wizerunek firmy jako pracodawcy?
Działania prowadzimy wielokanałowo. Jeśli chodzi o rekrutację – zaczęliśmy od zakładki Kariera na naszej stronie firmowej. Ma ona formę infografiki, przez co jest przejrzysta, czytelna i zarazem ciekawa. Jesteśmy z niej wyjątkowo dumni, bo już sama jej forma pokazuje, jakim typem firmy jesteśmy i jak się u nas pracuje.
Z infografiki można dowiedzieć się m.in. jaki jest profil idealnego kandydata do naszej firmy, jaki jest librusowy dress code, jakie zainteresowania mają nasi pracownicy i jak oceniają pracę w firmie w różnych aspektach.
Stale staramy się podnosić nasze standardy. Dlatego pytamy nowo zatrudnione osoby o przebieg rekrutacji i odczucia co do niej w formie krótkiego wywiadu. Pytanie o opinię o rekrutacji pojawiają się także podczas exit interview.
Chcemy, żeby nowy pracownik od początku czuł się u nas jak najlepiej – wręczany jest mu drobny „zestaw startowy”. Otrzymuje również manual opisujący ważniejsze aspekty pracy u nas (przede wszystkim dotyczące naszej kultury organizacyjnej, ale też np. rady, w których miejscach warto zamawiać obiad do pracy, bo są już sprawdzone). Organizujemy również imprezy integracyjne – także na „mała skalę”, jak np. cykliczny dzień gier planszowych, który ma w firmie wielu entuzjastów. Są też inne wspólne działania społeczne – np. udział w akcji „Szlachetna paczka”.
Ponadto publikujemy biuletyn firmowy, aby każdy wiedział dokładnie, co dzieje się w firmie – nie tylko w jego dziale. Prowadzimy otwartą komunikację z pracownikami – mamy skrzynki na pomysły, skargi, uwagi i opinie – jeśli ktoś nie czuje się komfortowo ze zgłaszaniem ich do przełożonego, może anonimowo podzielić się swoimi sugestiami, a odpowiedzi na nie przeczytać w biuletynie.
Ogólnie nasi pracownicy są najlepszymi ambasadorami naszej firmy – często bywa, że gdy ktoś decyduje się mimo wszystko rozstać z nami lub nasz oferta nie jest dla niego odpowiednia, rozpytuje wśród znajomych i poleca pracę na swoim (dawnym) stanowisku. Dążymy do sytuacji idealnej, w której po rekrutacji także kandydat stawałby się takim właśnie naszym ambasadorem. Nawet wtedy, kiedy w danej chwili jego kwalifikacje były zbyt niskie, aby mógł rozpocząć pracę na oferowanym stanowisku.
– Czy kandydaci aplikujący na oferty pracy w Librus dostają informację zwrotną?
Tak, na pierwszym etapie rekrutacji, po analizie CV, każdy kandydat otrzymuje automatyczną odpowiedź z podziękowaniem za aplikację i informacją, że zaproszenie do kolejnego etapu rekrutacji dostaną wybrani kandydaci. Na każdym kolejnym etapie wszyscy biorący w nim udział kandydaci otrzymują informację zwrotną – mailowo lub telefonicznie. W tej chwili podejmujemy próby wprowadzenia jako standardu wysyłania informacji do wszystkich kandydatów zainteresowanych stanowiskiem nt. zamknięcia procesu rekrutacyjnego.
– Czy taka informacja zwrotna do kandydata zawiera jakieś wskazówki dotyczące jego kompetencji?
Jeśli kandydat zapyta, to otrzymuje dokładną, wyczerpująca informację na temat tego, jak zostały ocenione jego kompetencje i sama rozmowa. W przypadku, jeśli kandydat nie zostaje zaproszony do kolejnego etapu rekrutacji po wykonaniu próbki zadań lub testu z wiedzy specjalistycznej, informujemy go zwykle, w którym aspekcie widzimy u niego lukę kompetencyjną wobec naszych oczekiwań. Jeśli kandydat zostaje zatrudniony, również może liczyć na tego typu informację.
– Wróćmy do rozmowy kwalifikacyjnej jako ważnego etapu, kiedy kandydat styka się z firmą bezpośrednio, podczas spotkania z jej reprezentantami. W jaki sposób przygotowują się Państwo do rozmowy z kandydatem, czy stosujecie jakieś niestandardowe rozwiązania?
Podstawą do rozmowy jest dokładna analiza aplikacji kandydata. Rozmowy prowadzone są w oparciu o wcześniej przygotowany szablon wywiadu. Taka standaryzacja pozwala na sprawiedliwe porównanie aplikacji. Zazwyczaj przygotowywane są też inne narzędzia – np. zadania sprawdzające wiedzę specjalistyczną kandydata. Ponadto osoba prowadząca rozmowę zawsze dokładnie zapoznaje się ze specyfiką stanowiska, by jak najpełniej zaznajomić z nią kandydata i móc odpowiedzieć na jego pytania.
Kandydat może zapytać o interesujące go kwestie na początku rozmowy – po dokładnym przedstawieniu specyfiki pracy i stanowiska przez rekrutera. Jest to możliwe również pod koniec rozmowy – ma to dać szansę na zadanie pytań, które mogły na początku rozmowy „uciec” kandydatowi ze względu na stres, a które są dla niego istotne. Zawsze odpowiadamy też na pytania, które otrzymujemy np. mailowo wraz z aplikacją. Jeśli w czasie rozmowy pojawią się pytania, na które prowadząca ją osoba nie potrafi odpowiedzieć – odpowiedź taka przesyłana jest do kandydata z opóźnieniem, jednak takie sytuacje są niezwykle rzadkie.
Stawiamy też nacisk na płynną współpracę z kierownikami liniowymi, którzy na każdym etapie rekrutacji wiedzą, jaka liczba osób bierze w niej udział i znają ogólną charakterystykę kandydatów. Po etapie rozmowy rekrutacyjnej ze specjalistą ds. ZZL, kierownicy otrzymują profile kandydatów i rekomendacje do rozmowy. Ostatnim etapem rekrutacji jest spotkanie z bezpośrednim przełożonym (kierownikiem liniowym), który – często po dodatkowej konsultacji z rekruterem – samodzielnie podejmuje decyzję, która osoba najlepiej będzie pasowała do jego zespołu.
W przypadku rekrutacji na regiony Polski odległe od siedziby firmy pierwsze etapy rekrutacji prowadzone są telefonicznie lub w formie wideo-rozmowy. Ostatni etap rekrutacji – spotkanie z bezpośrednim przełożonym – staramy się organizować w pobliżu miejsca zamieszkania kandydata.
– W branży dużo mówi się teraz o talentach – że warto utrzymywać kontakt z wartościowymi kandydatami, którzy aktualnie nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, ale z czasem mogą stać się cennym kapitałem. W jaki sposób Pani firma zarządza takimi relacjami?
Ten aspekt jest jeszcze „w opracowaniu”. Zdarza nam się przesyłać do byłych kandydatów informację, że prowadzimy rekrutację, która może ich zainteresować z zaproszeniem do zapoznania się z jej szczegółami i pytaniem, czy chcieliby wziąć w niej udział.
– Na koniec poruszmy temat, który również jest dyskutowany w środowisku HR – czy oferty pracy w Państwa firmie zawierają informację o przewidywanym wynagrodzeniu?
To zależy od oferty – jeśli mamy jasno określoną pulę i wiemy, jakie będzie wynagrodzenie na tym stanowisku, to tak. Zwykle wtedy podczas rozmowy telefonicznej z zaproszeniem na spotkanie rekrutacyjne ta kwestia jest poruszana i rekruter upewnia się, że warunki współpracy – w tym podane wynagrodzenie – są dla kandydata zadowalające. Z praktyki wiemy, że wiele osób nie doczytuje tej informacji lub o niej zapomina i już podczas rozmowy stwierdza, że w takim razie nie są zainteresowani – dlatego staramy się to uzgodnić na etapie rozmowy telefonicznej. Dzięki temu osoby tak na prawdę niezainteresowane stanowiskiem za wskazane wynagrodzenie nie muszą fatygować się na spotkanie. Tym samym oszczędzamy im ewentualnych rozczarowań, a sobie cennego czasu.
– Dziękujemy za rozmowę!
Julia Urbańska
Koordynator ds. Marketingu B2B
eRecruitment Solutions
PS. Twoja firma dba o pozytywne doświadczenia kandydatów podczas procesu rekrutacji? Dołącz do Koalicji na Rzecz Przyjaznej Rekrutacji.
