Strona główna Blog ATS System ATS zamiast segregatora, czyli jak stworzyć bazę CV

System ATS zamiast segregatora, czyli jak stworzyć bazę CV

system ATS

Potrzebuję kandydata na już! A najlepiej na wczoraj! Brzmi znajomo? Chyba każdy rekruter doświadczył takiej sytuacji, kiedy polecenie służbowe wymagało od niego natychmiastowego działania i szukania specjalisty w trybie innym niż standardowy. W takich „awaryjnych” sytuacjach nieoceniona jest baza CV zbudowana przy pomocy nowoczesnych narzędzi HR.

Gdzie i jak szukać kandydatów do pracy? Możliwości jest wiele. Spokojnie możesz zacząć od zredagowania oferty i opublikowania ogłoszenia, a potem śledzić napływające aplikacje i dokonywać ich preselekcji. No tak. Ale gdzie szukać kandydatów potrzebnych od zaraz?! Tutaj sprawa nieco się komplikuje, bo każda godzina jest przecież na wagę złota. Nie możesz sobie pozwolić na czasochłonne procesy rekrutacyjne. Musisz więc wykorzystać te zasoby, które posiadasz. Ten, kto odrobił „zadanie domowe”, może wówczas odetchnąć z ulgą – systematyczne budowanie bazy CV przynosi właśnie pierwsze efekty.

Segregator kontra system ATS

Na poczet tworzenia bazy kandydatów możesz wykorzystać teczki i segregatory. Dużo segregatorów. Pytanie tylko, co dzięki temu zyskasz? Potrzebne kontakty – być może, ale czas – na pewno nie. Wertowanie dokumentów może okazać się bardzo karkołomnym zajęciem, które niekoniecznie przyniesie zamierzony rezultat.

Tymczasem nowoczesne technologie niosą ze sobą zamienniki papierowych teczek w postaci systemu śledzenia aplikacji (applicant tracking system). Co dzięki niemu zyskasz? Przede wszystkim nowoczesne metody rekrutacji i selekcji pracowników ułatwiają optymalizację procesów HR. System ATS umożliwia gromadzenie aplikacji i dokonywanie szybkiej i sprawnej selekcji kandydatów.

Kolekcjonowanie CV i dodawanie ich do bazy to jednak za mało. Należy zadbać o uzyskiwanie danych, które usprawnią proces wyszukiwania kandydatów. Papierowe formularze możesz więc zastąpić elektronicznymi. Ich tworzenie umożliwia właśnie internetowy system rekrutacji. Opracowując formularze aplikacyjne warto używać kryteriów, których będziesz później używać podczas filtrowania aplikacji. Zamiast analizować „od a do z” dokumenty w segregatorach, za pośrednictwem systemu ATS możliwe będzie sortowanie CV zgodnie z wybranymi hasłami.

System elektronicznej rekrutacji posiada też funkcję dodawania notatek, do których mają wgląd wszystkie osoby biorące udział w procesie rekrutacyjnym, a więc nie tylko rekruter, ale też np. kierownicy i menedżerowie. Takie narzędzia rekrutacyjne pozwalają również lepiej zadbać o ochronę danych osobowych, gromadzić dokumenty aplikacyjne i wykorzystywać je w kolejnych projektach rekrutacyjnych – po wcześniejszym otrzymaniu zgody kandydata. Jeżeli jednak kandydat nie będzie sobie życzył, aby rekruter kontaktował się z nim przy okazji innych rekrutacji – nalezy uszanować jego prośbę i usunąć CV z bazy. Aby zadbać o bezpieczeństwo danych, nasza baza obowiązkowo musi być zabezpieczona loginem i hasłem.

Od czego zacząć i na czym skończyć?

Zanim zaczniesz budować bazę, musisz zastanowić się nad źródłami pozyskiwania kandydatów. Prowadzone aktualnie rekrutacje to tylko jedna z okazji, by poszerzyć zbiór CV i poprosić o możliwość wykorzystywania danych odrzuconych kandydatów w kolejnych procesach. Twoja baza może rosnąć wraz z rozwojem współpracy z biurami karier oraz aktywnością podczas targów pracy i konferencji branżowych. Nie należy zapominać również o roli social media w rekrutacji. Nie do przecenienia potrafi być też system poleceń i ręczenie znajomych za kompetencje swoich znajomych.

Na nic jednak zda się sięganie do różnych źródeł i budowanie bazy pokaźnych rozmiarów, jeśli będzie ona pełniła wyłącznie funkcję „przechowalni” danych. O kontakty należy dbać, podtrzymywać je, pielęgnować komunikację. Jak to robić? Na przykład informując byłych kandydatów o bieżących rekrutacjach, udzielając informacji zwrotnych tym, którzy zostali odrzuceni z dalszej rekrutacji. Jeśli będziemy dbać o Candidate Experience, to Twoja baza nie będzie funkcjonować tylko na papierze, a będzie stale żywa. Pozytywne wrażenia będą krążyć wśród pracowników i kandydatów, a dobre wspomnienia procesu rekrutacyjnego będą pomagać w pomnażaniu zasobów. Zadowolony kandydat z pewnością poleci nas innym kandydatom.

Budowaniu bazy CV z wykorzystaniem systemu ATS poświęcony był ostatni webinar „Rekrutacja bez ogłoszenia, czyli przepis na własną bazę CV”, podczas którego swoim doświadczeniem dzieliła się Urszula Zając-Pałdyna, HR Business Partner w Grupie Pracuj

PS Chcesz zbudować funkcjonalną i bezpieczną bazę CV? Sprawdź jak działa eRecruiter przez 21 dni za darmo i stwórz własną bazę kandydatów!

 

Kasia Klimek

Katarzyna Klimek-Michno

Dziennikarka Dziennika Polskiego z sześcioletnim doświadczeniem w prasie codziennej. Z wykształcenia filolog. Laureatka nagrody „Phil Epistemoni – Przyjaciel Nauki”. Absolwentka studiów podyplomowych z zarządzania zasobami ludzkimi. Specjalizuje się w tematyce HR.