Strona główna Blog Jak to zrobić w eRecruiter Jak wdrożyć w firmie system rekomendacji pracowników z eRecruiter?

Jak wdrożyć w firmie system rekomendacji pracowników z eRecruiter?

system rekomendacji pracowników

Szukając idealnego kandydata rekruterzy mogą korzystać z różnych źródeł pozyskiwania aplikacji. Jednym z nich jest system poleceń, czyli tzw. rekomendacje. Polega on na tym, że obecni pracownicy firmy mogą rekomendować inne osoby do swojej organizacji. Program poleceń może zwiększać zaangażowanie pracowników i być dobrym sposobem na pozyskanie nowych kandydatów, pod warunkiem jednak, że jest właściwie prowadzony. Jak wprowadzić takie źródło pozyskiwania aplikacji i zarządzania nimi w firmie, korzystając z systemu eRecruiter?

 

 

Uruchomienie programu rekomendacji i sprawne zarządzanie nim w firmie posiadającej system rekrutacyjny jest bardzo proste, wygodne i uporządkowane – tłumaczy Katarzyna Olkowicz, Specjalistka ds. Rekrutacji w Grupie Pracuj S.A. – Odkąd zaczęliśmy zbierać rekomendacje za pomocą systemu eRecruiter, program poleceń rozwinął się i cieszy się coraz większym zaufaniem w naszej organizacji. Cały czas pracujemy nad udoskonaleniem programu rekomendacji na podstawie uwag naszych pracowników.

Jak Grupa Pracuj wdrożyła swój system rekomendacji?

Grupa Pracuj prowadzi program rekomendacji pracowniczych wykorzystując do tego system eRecruiter od listopada. Wcześniej aplikacje polecane przez pracowników trafiały na mail rekrutera. Nie były uporządkowane, czasami ciężko było je odszukać wśród innych maili, co opóźniało czas reakcji. Odkąd dział rekrutacji zaczął wykorzystywać do programu poleceń system eRecruiter, praca stała się łatwiejsza.

Wszystkie rekomendacje obecnie znajdują się w jednym miejscu – rekrutacji założonej w eRecruiter specjalnie na potrzeby programu – podkreśla Katarzyna Olkowicz. – Zaraz po zalogowaniu do systemu widać, czy pojawiły się nowe rekomendacje, więc nic nie umyka naszej uwadze. Co ważne, system usprawnił także naszą komunikację z polecającymi pracownikami, którzy są na bieżąco informowani, co dzieje się z ich rekomendacją. To motywuje ich do kolejnych poleceń i cieszy, że mają realny wpływ na budowę organizacji.

System rekomendacji pracowników krok po kroku

Przygotuj w systemie eRecruiter dedykowany projekt rekrutacyjny do zbierania rekomendacji. W tym celu przejdź do zakładki „Formularze” i stwórz formularz o nazwie np. „System poleceń” lub, jak Grupa Pracuj, „Rekomendacje”. Dzięki temu wszystkie polecane osoby będziesz mieć dostępne w jednej rekrutacji.

system rekomendacji pracowników

Kolejno dodaj interesujące Cię pytania. Ważne, by były dobrze przemyślane, bo dzięki nim szybciej przefiltrujesz otrzymane aplikacje. Właściwe pytania pozwolą Ci także na wielokrotne użycie formularza. Warto pytać o takie informacje jak:

  • dane osoby polecanej wraz z plikiem CV
  • wybór działu, do jakiego polecany jest kandydat
  • stanowisko, na jakie polecany jest kandydat lub dział
  • miejsce na wpisanie osoby polecającej
  • dodatkowe informacje dla rekrutera

My w formularzu poza danymi osoby polecanej i osoby polecającej, zostawiamy też miejsce na możliwość wklejenia linku do oferty. To wygodne dla pracowników – wyjaśnia Katarzyna Olkowicz.

Rekomendacje a kwestie prawne

Formularz pomoże też zadbać o bezpieczeństwo rekrutacji. By spełnił swoje zadanie musi zawierać właściwe klauzule informacyjne i zgody. Warto zwrócić uwagę, że nie mogą one mieć standardowego brzmienia, bo to nie sama osoba zainteresowana dostarcza nam aplikacje, a osoba polecająca. Mirosław Gumularz, Specjalista ds. Ochrony danych osobowych, proponuje przykładowe brzmienie takiej klauzuli:

Administratorem danych kandydatów jest {nazwa firmy} z siedzibą {adres} w {nazwa miasta}. Dane zbierane są dla potrzeb obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia przez kandydata wyraźnej i dobrowolnej zgody także dla potrzeb przyszłych rekrutacji. Kandydat ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest dobrowolne ale konieczne do przeprowadzenia rekrutacji. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne i wymaga wyraźnej zgody kandydata.

Dodaje także, że warto, by w formularzu znalazło się oświadczenie pracownika udostępniającego dane osobowe innego podmiotu. Może ono brzmieć tak:

Oświadczam, iż uzyskałem wyraźną zgodę kandydata na udostępnienie jego danych osobowych zawartych w przesłanym CV.                                                                            

Niezwłocznie po uzyskaniu danych, należy przekazać kandydatowi następujące informacje:

Administratorem danych zawartych w Pani/Pana CV jest {nazwa firmy} z siedzibą {adres} w {nazwa miasta}. Dane zbierane są dla potrzeb obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana wyraźnej i dobrowolnej zgody także dla potrzeb przyszłych rekrutacji. Dane zawarte w Pani/Pana CV zostały pozyskane od pracownika – {imię i nazwisko pracownika} w ramach rekrutacji wewnętrznej. Pracownik oświadczył, iż uzyskał od Pani/Pana zgodę na udostępnienia danych osobowych zawartych w Pani/Pana CV. Jeżeli zgoda nie została udzielona prosimy o informację zwrotną.

Informujemy, iż:

Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

Przysługuje Pani/Panu uprawnienia wynikające z art. 32 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej „uodo”) tj. wniesienia, w przypadkach wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 4 i 5 uodo, pisemnego, umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania danych ze względu na jej szczególną sytuację a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach, wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 4 i 5 uodo, gdy administrator danych zamierza je przetwarzać w celach marketingowych lub wobec przekazywania danych osobowych innemu administratorowi danych.

 Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest/było dobrowolne ale konieczne do przeprowadzenia rekrutacji.

Podanie dodatkowych danych osobowych jest/było dobrowolne i wymaga wyraźnej zgody kandydata.

Gdy masz już przygotowany formularz, link do niego możesz umieścić w intranecie, na wewnętrznej stronie organizacji lub w innym miejscu, w którym pracownicy w wygodny sposób będą wypełniać zgłoszenia. Grupa Pracuj umieściła link do formularza w Emplo, systemie do komunikacji z pracownikami.

Każdy w organizacji wie, gdzie znajduje się link do formularza poleceń i ma do niego łatwy dostęp w każdym momencie – wyjaśnia Katarzyna Olkowicz. – By nasze wysiłki nie szły na marne, warto sprawiać, aby program był widoczny i promować go wśród pracowników.

Zwiększ prawdopodobieństwo, że znajdziesz tego, kogo szukasz

By zwiększyć zaangażowanie pracowników w program rekomendacyjny, Grupa Pracuj przygotowała wewnętrzną akcję promocyjną – „Tajny Agent Rekrutacji”.

Zaczęliśmy od zaintrygowania pracowników poprzez drobne działania w przestrzeni biurowej – opowiada Katarzyna Olkowicz – a następnie przenieśliśmy komunikację do Emplo. Tam pojawiają się wywiady z naszymi Agentami oraz osobami zarekomendowanymi, które otrzymały pracę w naszej firmie. Pracownicy widzą sens poleceń i chętniej się w nie angażują.

Katarzyna Olkowicz tłumaczy, że dzięki pracy z eRecruiter bardzo łatwo sprawdzić, czy akcja promocyjna programu działa. Wystarczy wygenerować raport w systemie, który porównuje napływ aplikacji przed wdrożeniem promocji i przed. W przypadku „Tajny Agent Rekrutacji” dział HR wie, że było warto, bo statystyki mówią same za siebie.

Dlaczego rekomendacje w eRecruiter są łatwe i przyjemne?

system rekomendacji pracowników

Korzystając z systemu eRecruiter wszystkie nadesłane rekomendacje masz w jednym miejscu (utworzonej przez siebie rekrutacji), dzięki czemu łatwo je odnajdziesz. W szybki sposób zweryfikujesz zgłoszenia i będziesz na bieżąco z ich statusem. Dodatkowo eRecruiter daje Ci możliwość mailowego potwierdzenia otrzymania nowego zgłoszenia pracowniczego.

Dzięki eRecruiter w bezpieczny sposób przekierujesz dane kandydata do właściwego projektu rekrutacyjnego czy przekażesz je do odpowiedniej osoby w organizacji. Jeżeli chcesz wiedzieć, czy dany kandydata spełnia oczekiwania menedżerów rekrutujących działów, wyślij im Interaktywne Karty Kandydatów, by szybko dokonali swojej oceny.

rekomendacje 3

Jeśli będziesz potrzebować dodatkowych informacji od zarekomendowanego kandydata wystarczy, że zaprosisz go do wypełnienia formularza z dodatkowymi pytaniami.

rekomendacje 4

W chwilę wygenerujesz raport z prowadzonych rekomendacji, gdy tylko będziesz tego potrzebować. eRecruiter pokaże Ci między innymi kiedy dokładnie kandydat został zarekomendowany, kto go polecił i do jakiego projektu został polecony.

rekomendacje 5

Jeśli wynagradzasz pracowników za polecenia będziesz w stanie wygenerować zestawienie zatrudnionych w ten sposób pracowników. Pozwoli Ci to na weryfikację stażu pracy danej osoby.

Podsumowując, dzięki prowadzeniu rekomendacji  w systemie eRecruiter przepływ informacji na temat zarekomendowanych kandydatów jest bardziej przejrzysty. Wszystkie dane są przechowywane w bezpieczny sposób. Ty skutecznie monitorujesz ilość nadesłanych rekomendacji oraz w wygodny sposób rozdzielasz je do odpowiednich projektów. Dzięki temu wzrastają Twoja szanse na to, że  będziesz w stanie szybciej zatrudniać najlepszych kandydatów.

Łukasz Kowejsza

Łukasz Kowejsza

Relations & Sales Representative