Strona główna Blog Porady HR Wykorzystanie CV w przyszłych rekrutacjach – 2 rzeczy, o których powinien pamiętać każdy rekruter

Wykorzystanie CV w przyszłych rekrutacjach – 2 rzeczy, o których powinien pamiętać każdy rekruter

Wykorzystanie CV w przyszłych rekrutacjach

Przeprowadzasz rekrutację i znajdujesz kilku odpowiednich kandydatów, z których ostatecznie wybierasz jednego – taka sytuacja to marzenie każdego rekrutera. Nie tylko ze względu na to, że znalazłeś odpowiedniego kandydata. Zachowując CV odrzuconych, ale wartościowych osób, możesz w przyszłości zaprosić ich do udziału w kolejnych rekrutacjach. Ale czy zawsze? Nie. Na ponowne wykorzystanie CV przez pracodawcę, kandydat musi wyrazić zgodę.

We wpisie Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata – potrzebna czy nie? pisaliśmy o tym, że formułka na życiorysie wyrażająca zgodę kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych, to zbędny element, bo pracodawca gromadzi informacje na podstawie przepisów Kodeksu Pracy. Kiedy jednak pisemna zgoda potencjalnego pracownika jest niezbędna? W momencie ponownego wykorzystania nadesłanego wcześniej CV.

Bez zgody ani rusz

Wyrażam dobrowolną zgodę na wykorzystanie CV w przyszłych procesach rekrutacyjnych organizowanych przez firmę X – tylko w momencie, gdy zdobędziemy od kandydata pisemną zgodę o takiej lub podobnej treści, będziemy mogli wykorzystać jego życiorys w kolejnych procesach rekrutacyjnych. Co istotne, zgoda taka może zostać pozyskana na etapie gromadzenia CV – na przykład w formularzu rekrutacyjnym. Należy tylko pamiętać o tym, aby zamieścić odpowiednią klauzulę informacyjną a zgoda była w formie „check boxa”.

Wzór klauzuli informacyjnej, uwzględniającej przetwarzanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach:

Administratorem danych jest [nazwa firmy] z siedzibą w [adres]. Dane zbierane są dla potrzeb obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana wyraźnej i dobrowolnej zgody także dla potrzeb przyszłych rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest dobrowolne ale konieczne do przeprowadzenia rekrutacji.

 Wzór zgody na wykorzystanie CV w przyszłych rekrutacjach:

[  ] Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez [nazwa firmy] moich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji. 

Legalnie, czyli zgodnie z celem

O legalności przetwarzania danych osobowych decyduje zgodność z celem. W przypadku rekrutacji, kandydat przesyła CV, aby wziąć udział w konkretnym procesie rekrutacyjnym, dotyczącym określonego stanowiska. O ile więc nie wskaże on wyraźnie, że przesyłane dane mogą być wykorzystywane również w innych rekrutacjach, działanie takie jest bezprawne.

Praca z danymi osobowymi jest niełatwa, gdyż różne przepisy prawa regulują kwestie w zakresie wykorzystywania danych osobowych. Na pomoc przychodzą rekruterowi systemy rekrutacyjne, które umożliwiają tworzenie szablonów odpowiednich zgód na wykorzystanie danych osobowych i pozwalają na tworzenie bazy kandydatów odrzuconych.

Jeśli chcesz wiedzieć jak rekrutować zgodnie z prawem koniecznie obejrzyj webinar, w którym gość specjalny – Maciej Kawecki, ekspert ds. ochrony danych osobowych obala mity nt. przetwarzania danych osobowych kandydatów. Zobacz nagranie >>