Strona główna Blog Rekrutacja zgodna z prawem Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata – potrzebna czy nie?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata – potrzebna czy nie?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata

Aż 8 na 10 rekruterów przygotowujących ogłoszenie o pracę prosi kandydatów o zgodę na przetwarzanie danych osobowych – wynika z ankiety zrealizowanej wśród przedstawicieli działów HR. Ale czy rzeczywiście jest to konieczne? Wbrew powszechnej opinii, najczęściej nie.

Na większości życiorysów znajdziemy formułkę: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych…)”. Wielu rekruterów sądzi, że zamieszczenie takiej klauzuli przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych jest konieczne, aby wziąć pod uwagę jego kandydaturę w dalszych etapach procesu rekrutacyjnego. To błąd – rekruter może, ale wcale nie musi prosić kandydata o zgodę na przetwarzanie jego danych. Otóż z przepisów prawa jasno wynika, że przyszły pracodawca przetwarza dane kandydatów na podstawie przepisów prawa, a nie na podstawie ich zgody.

Odchudzanie CV ze zbędnej klauzuli

Podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników to art. 221 Kodeksu Pracy. To w oparciu o ten zapis pracodawca, i co się z tym wiąże również rekruter, może przetwarzać dane kandydata. Artykuł ten określa również szczegółowo, jakie dane może uzyskać firma prowadząca rekrutację. Należą do nich m.in. imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Są to niezbędne dane personalne i wszystkie informacje, które pozwolą wybrać kandydata odpowiedniego na dane stanowisko.

Kiedy jednak nie warto wysyłać CV na dietę?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w kilku sytuacjach może się jednak przydać. Dlaczego? Warto pamiętać, że rekrutacja to czynności konieczne do zawarcia z kimś umowy o pracę –tego typu sytuacje reguluje art. 22 Kodeksu Pracy. Natomiast brak jest takiej (wyraźnej) podstawy w przypadku innych umów. W tym przypadku podstawą może być art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Nie określa on jednak wyraźnie danych kandydatów, które mogą być zbierane. W związku z tym można analogicznie zastosować regulacje kodeksu pracy. Każdorazowo trzeba również uzyskać zgodę potencjalnego pracownika na wykorzystanie jego CV w przyszłych rekrutacjach. Zgoda potrzebna jest także w przypadku zbierania danych w zakresie wykraczającym poza wskazany art. 22 kodeksu pracy.

EKSPERT RADZI

Mirosław Gumularz – Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych

„Rekrutujący, którzy chcą dbać o przestrzeganie przepisów prawa, ale również dobro kandydatów, powinni również pamiętać, że nie o wszystko mogą zapytać. Nawet, jeżeli mamy zgodę potencjalnego pracownika w postaci klauzuli, nie wolno nam pytać o wyznanie, rasę czy stan cywilny. Wszystkie te informacje mogą zostać uznane za podstawę do dyskryminacji.”

 

Masz wątpliwości względem ochrony danych osobowych w procesie rekrutacji? Obejrzyj webinar: „5 mitów nt. ochrony danych osobowych kandydatów”. 

Magdalena Michałowska

Product Evangelist eRecruiter