Strona główna Blog ATS 4 rzeczy, o których nie pomyślisz, wybierając system rekrutacyjny

4 rzeczy, o których nie pomyślisz, wybierając system rekrutacyjny

W świecie technologii stale dąży się do poprawy doświadczeń użytkowników, a aplikacje stają się intuicyjne do tego stopnia, że nawet kilkulatek poradzi sobie z ich obsługą. Czy jednak w każdym przypadku nowoczesne narzędzie wystarczy by osiągnąć sukces? W obszarze HR, gdzie podstawą są (i mam nadzieję nadal będą) relacje międzyludzkie, wsparcie Obsługi Klienta, połączenie czynnika technologicznego i ludzkiego wydaje się bardzo pożądane. Poniżej w 4 punktach powiem Ci, na jakie aspekty związane z obsługą klienta warto zwrócić uwagę wybierając system.

1. Onboarding – poznanie i zrozumienie produktu to podstawa.

Broszura prezentująca wybrany system, choćby była opisana w najdrobniejszych szczegółach może nie dostarczyć Ci wiedzy o tym, jak ta technologia odpowie na Twoje potrzeby. Profesjonalne wdrożenie i wsparcie ze strony Obsługi Klienta pozwoli Ci poznać system, a zatem łatwiej Ci będzie właściwie go wykorzystać.

Sprawdź, jak wygląda proces wdrożenia u wybranego dostawcy. Czy otrzymasz dedykowane wsparcie osoby, która zna branżę i pomoże Ci zarówno stworzyć mapę prowadzonych w Twojej firmie procesów, jak i odpowiednio skonfigurować system.

Jestem doskonałym przykładem osoby, która błyskawicznie wdrożyła się do pracy w systemie, a to dlatego, że już w pierwszym tygodniu od rozpoczęcia pracy mój opiekun zadzwonił do mnie i omówił wszystkie funkcjonalności systemu. Dzięki temu mogłam bez problemu zacząć wykorzystywać platformę w codziennej pracy.

Agnieszka Workiewicz, HR Business Partner

2. Zmiany systemowe powinny odpowiadać na potrzeby użytkowników.

Świat nie stoi w miejscu, zmiany widoczne są szczególnie w obszarze technologii. Rozwiązania, które były nowoczesne dziś, jutro mogą okazać się niewystarczające. Dodatkowo potrzeby rekruterów również się zmieniają. Dlatego systemy, powinny stale się rozwijać, aby móc w przyszłości nadążyć za oczekiwaniami użytkowników.

Czy wiesz, jak wygląda proces planowania i wdrażania zmian u wybranego przez Ciebie dostawcy? Czy nowości i usprawnienia w systemie faktycznie odzwierciedlają potrzeby Twoje i innych użytkowników? I najważniejsze, czy Klienci są angażowani w proces, na etapie pomysłów i testów?

Twój potencjalny wkład w rozwój systemu to jednak tylko jeden z istotnych aspektów zmian, które trzeba sprawdzić. Kolejny ważny aspekt to sposób komunikowania zmian i pomoc w ich wdrażaniu. Zanim zdecydujesz się na zakup systemu, sprawdź w jaki sposób komunikowane są zmiany i czy otrzymywane informacje są kompletne, a także czy możesz liczyć na pomoc Obsługi Klienta. W takich sytuacjach wsparcie konsultanta i odpowiednie zaprezentowanie nowości pozwala szybciej oswoić się ze zmianą, by jeszcze efektywniej pracować i rekrutować.

Miałam okazję uczestniczyć we wdrożeniu nowych funkcji w systemie eRecruiter. Zawsze odbywało się spotkanie z opiekunem lub szkolenie online. To co jest ważne i co niewątpliwie pomaga w użytkowaniu aplikacji to to, że zawsze uzyskuję jasną instrukcję jak wykorzystać daną funkcję. Ponadto w materiałach po szkoleniu zawsze mogę znaleźć tipy, wskazówki, a w nagłych sytuacjach mam pewność, że mogę zadzwonić do mojego opiekuna z dodatkowym pytaniem.

Zofia Zaziemska, Specjalista ds. HR w  TALLY WEiJL Polska

3. Obsługa Klienta to nie tylko pomoc techniczna.

Wsparcie zespołu Obsługi Klienta może okazać się niezwykle cenne nie tylko w przypadku zmian zachodzących w samym systemie. Ewolucja otoczenia biznesowego firmy, w tym nowe uregulowania prawne, jak np. rozpoczęcie stosowania RODO w dużym stopniu wpływają na funkcjonowanie i codzienną pracę działów HR. Praktycy rekrutacji z pewnością wiedzą, że w takich sytuacjach wsparcie ekspertów i pomoc we wdrożeniu zmian jest nieoceniona.

Zapytaj dostawcę, w jaki sposób odnosi się do tego typu zmian, czy posiada zespół ekspertów służących radą i wsparciem. Jeśli firma deklaruje pomoc, sprawdź jakie ma doświadczenie w tym zakresie, np. poproś o podanie przykładów tego typu działań z przeszłości.

Dzięki wsparciu zespołu konsultantów po stronie naszego dostawcy systemu do rekrutacji – eRecruiter, jeszcze przed rozpoczęciem stosowania RODO szybko wdrożyliśmy w naszej organizacji stosowne zmiany, a także przygotowaliśmy m.in. klauzule informacyjne dla kandydatów.

Agnieszka Workiewicz, HR Business Partner

Kontakt bezpośredni w formie spotkania i pomoc opiekuna jest szczególnie istotna kiedy w systemie wprowadzane są duże zmiany, ale również wtedy kiedy to my jako dział HR chcemy coś zmienić w sposobie komunikacji z kandydatami lub przedstawicielami biznesu w naszej firmie.

Zofia Zaziemska, Specjalista ds. HR TALLY WEiJL Polska

4. Gdy nie wiesz jak to zrobić, a musisz działać szybko – potrzebna pomoc na asap!

Nawet najlepszy system rekrutacyjny na świecie może czasem spłatać figla. Nawet najlepiej wyedukowany i doświadczony użytkownik systemu może trafić w ślepy zaułek. Manager z niecierpliwością czeka na opublikowanie oferty pracy, kandydat już jedzie na spotkanie, członek Zarządu poprosił o raport z działań HR, a Ty nie możesz czegoś zrobić w systemie? Potrzebna jest natychmiastowa pomoc! Pytanie i szybka odpowiedź na czacie lub telefon do opiekuna niemal dosłownie „ratują życie”  🙂

W tym obszarze kluczowe przy wyborze dostawcy jest to, jak szybko możesz uzyskać realną pomoc w nagłej sytuacji, a także jakimi kanałami możesz o to wsparcie poprosić.

Profesjonalizm, szybkie tempo w działaniu i błyskawiczne usuwanie trudności to domena konsultantów eRecruiter. Wsparcie całego procesu od momentu rozpoczęcia rekrutacji i pełna obsługa w trakcie niespodziewanych sytuacji jest niezwykle cenna. Kiedy prowadzimy rekrutacje na różne szczeble stanowisk, w wielu lokalizacjach i kiedy liczy się czas, wsparcie ze strony dostawcy systemu do rekrutacji jest bardzo ważne.

Karolina Wilkołak, Koordynator ds. Rekrutacji w ITI Neovision

 

Najbardziej w Obsłudze Klienta eRecruiter cenię chat. Kiedy nie mam możliwości skontaktowania się ze swoim opiekunem to wiem, że po drugiej stronie chatu jest człowiek, który w nagłej sytuacji mi pomoże i że pomoc ta nadejdzie bardzo szybko.

Agnieszka Workiewicz, HR Business Partner

Otwartość na drugą osobę, obsługa mierzona na potrzeby Klienta, wsparcie profesjonalistów i zaufanie do oferowanych rozwiązań. To elementy, których oczekujemy od naszych dostawców niezależnie od tego jakiej dziedziny życia prywatnego, czy zawodowego dotyczą. Jeśli rozważasz zakup lub zmianę systemu do zarządzania rekrutacjami zastanów się, na jakie wsparcie możesz liczyć ze strony swojego dostawcy, a także jakimi kanałami możesz tę pomoc uzyskać. Czy firma zapewnia profesjonalne szkolenie i wdrożenie? Czy wprowadzane zmiany są powiązane z klarowną komunikacją nowości? Czy możesz liczyć na wsparcie, kiedy następują zmiany w otoczeniu biznesowym Twojej firmy? Jak szybko i jakimi kanałami możesz skontaktować się, by uzyskać pomoc? Samo rozwiązanie technologiczne, które wydaje się bardzo proste i intuicyjne może nie wystarczyć, by móc sprawnie i efektywnie wykorzystywać je każdego dnia. Warto o tym pamiętać  🙂

Chcesz poznać bliżej zespół eRecruiter? Poznaj naszych superbohaterów i dowiedz się, za jakie super moce cenią ich nasi Klienci!

Katarzyna Trzaska

Katarzyna Trzaska

Senior Digital Marketing Specialist