Strona główna Blog Jak to zrobić w eRecruiter Wiosenne sprzątanie w eRecruiter! Jak utrzymać porządek w systemie ATS?

Wiosenne sprzątanie w eRecruiter! Jak utrzymać porządek w systemie ATS?

Jak dbać o porządek w systemie ATS?

Wiosna zawitała do naszych kalendarzy, czas więc na przewietrzenie zakamarków systemu do rekrutacji i przygotowanie się na świeże rekrutacje 😊 Stworzyłem zestaw kilku funkcji i działań, o których warto pamiętać, aby zarówno Tobie, jak i Twojemu zespołowi rekrutacyjnemu, pracowało się w Waszej platformie rekrutacyjnej wygodnie i skutecznie. A co najlepsze, mogą na tym zyskać również kandydaci! Sprawdź, jak utrzymać porządek w systemie ATS.

Dzięki moim radom dowiesz się:

  • Jak przygotować się do zamykania i archiwizowania rekrutacji?
  • Na co zwrócić uwagę przy porządkowaniu formularzy?
  • Co zrobić, by lista ogłoszeń nie wydłużała się?

Mam dla Ciebie przygotowany krótki plan działania, który warto podjąć przed „porządkami”:

  1. Przeczytaj cały artykuł i sprawdź, z czego korzystasz, a co możesz wdrożyć w pracy swojej i swojego zespołu.
  2. Prześlij go do innych osób z zespołu, by również się z nim zapoznali.
  3. Na najbliższym spotkaniu ustalcie, które zmiany wprowadzicie i w jaki sposób będziecie działać.
  4. Określcie „godzinę zero”, zacznijcie porządki, a potem po prostu wykorzystujcie działania na co dzień (tak, abyście nie musieli wracać do tego wpisu za rok 😉)

Do dzieła!

Co skrywa zakładka rekrutacje?

Według zasad zarządzania zadaniami, należy zabrać się za największe z nich, a następnie podzielić je na mniejsze części. Nie ma wątpliwości, że największym wyzwaniem jest zakładka „Rekrutacje” (lub inne miejsce, gdzie jako zespół zbieracie wszystkie projekty nie posiadając systemu eRecruiter). To tu w magiczny sposób „namnażają się” projekty. Jeżeli u Was lista wcale nie kończy się na pierwszej setce rekrutacji, to wiesz o czym mówię 😉 i wiesz też, że czas to naprawić!

Co sprawia, że zakładka „Rekrutacje” ciągle rośnie? Powodem jest nie tylko otwieranie nowych projektów! Prawdopodobnie przyczyną są dwie czynności, które nie wiedzieć czemu są omijane przez rekruterów:

  • Zamykanie rekrutacji
  • Archiwizacja rekrutacji

Chomikowanie rekrutacji, zgodnie z zasadą „to się może jeszcze przydać”, to zdecydowanie zły pomysł, który nie sprzyja porządkowi. Moja pierwsza rada: Posprzątaj procesy, których nie używasz dłużej niż 3 miesiące. Chciałbym, by funkcje zamykania i archiwizacji stały się Twoimi przyjaciółmi, musisz je tylko bliżej poznać 😉

Zamykanie rekrutacji wpływa na Candidate Experience

Brzmi niedorzecznie? Ale tak naprawdę jest! Porządki to bowiem świetny moment i okazja, by podziękować kandydatom za uczestnictwo w procesie i dać jasny sygnał, że nie powinni już oczekiwać na kontakt ze strony pracodawcy.

Co ważne dla użytkowników eRecruiter, podczas zamykania projektu system, jako dobry Asystent Rekrutacji, spyta Cię, czy chcesz przesłać informacje zwrotne do kandydatów, których aplikacje nadal mają etap „Nowy” i „Analiza CV”. Dzięki temu rozwiązaniu możesz za jednym ruchem podziękować kandydatom za udział w procesie i zmienić ich status np. na „Odrzucony po CV”.

Dlaczego to ważne? Kandydaci oczekują informacji zwrotnej, nawet jeżeli nie przechodzą do dalszych etapów projektu rekrutacyjnego. To dla nich jasna informacja, że „w tej firmie się nie udało” i sygnał, by szukali swojej wymarzonej pracy dalej. Zawsze, jeżeli masz wątpliwość, czy tego typu wiadomości mają sens, postaw się w roli kandydata. Czy chciał/-abyś otrzymać informację zwrotną, czy denerwować się, że nie nadeszła żadna odpowiedź?

Poprosiłem Martę Hałaszkiewicz-Dyluś, Talent Acquisition and Employee Development Specialist w Grupie Pracuj, aby wytłumaczyła, jak zamykanie rekrutacji wpływa na organizowanie ich procesów:

Zmiana statusu rekrutacji na „Zakończona” pozwala nam przede wszystkim na generowanie raportów i analizę rekrutacji, co przekłada się na naszą wiedzę odnośnie procesów, czasu ich trwania, liczby kandydatów i spotkań w danym okresie. Zamykamy rekrutacje również po to, by poinformować kandydatów o zakończeniu procesu w sposób łatwy i szybki. Jedno działanie pozwala nam na wysyłkę spersonalizowanej wiadomości do wielu kandydatów jednocześnie.

Rada dotycząca przesyłania wiadomości na koniec procesu sprawdzi się przy nowszych rekrutacjach, które dopiero co zostały zakończone. To świetne działanie, które warto zaproponować do wdrożenia w zespole! W sytuacji, gdy bierzesz się za porządkowanie systemu i wracasz do rekrutacji sprzed kilku miesięcy (lub lat!), nie wysyłaj już wiadomości. Kandydat może nawet nie pamiętać, że aplikował do Twojej organizacji.

Zamykanie rekrutacji pomaga również dbać o czas trwania projektu, który potem może zostać realnie odzwierciedlony w raporcie podsumowującym rekrutację. Jest też niezbędnym działaniem, by zarchiwizować rekrutacje. A skoro już o tym mowa…

Dlaczego warto archiwizować rekrutacje w eRecruiter (i nie tylko)?

Archiwizacja rekrutacji doprowadzi Cię do celu – przejrzystego systemu eRecruiter. Być może myślisz sobie: „Nie chcę stracić dostępu do historycznych rekrutacji.” Mamy na to dobre rozwiązanie. Pamiętaj, że zarchiwizowana rekrutacja cały czas na Ciebie czeka. Jest po prostu w innym „pokoju” – tam gdzie, być powinna, czyli w archiwum. W każdej chwili możesz do niej wrócić i działać z aplikacjami kandydatów.

O ile zamykanie setek „starych” rekrutacji może być dosyć żmudnym procesem, o tyle archiwizacja to tylko kilka klików. Za pomocą wyszukiwarki u góry strony (swoją drogą naprawdę warto się z nią zapoznać bliżej) filtrujesz wszystkie zakończone rekrutacje, zaznaczasz je jednym kliknięciem, a drugim przenosisz do archiwum. To samo możesz zrobić z projektami o statusie „robocza”. I już! Gotowe, praca skończona, a Ty cieszysz się widokiem dużo krótszej listy rekrutacji.

Nasza ekspertka z Grupy Pracuj dodaje: Regularne zamykanie i archiwizowanie projektów rekrutacyjnych pozwala nam na utrzymanie porządku w systemie, w którym pracuje jednocześnie nie tylko kilku rekruterów, ale również menedżerowie którym nadajemy dostęp w ramach rekrutacji. Unikamy dzięki temu sytuacji, gdy dany użytkownik loguje się do systemu i „na powitanie” widzi listę swoich starych projektów. Zamiast tego może skupić się od razu na obecnie prowadzonej rekrutacji, od razu widocznej na stronie startowej eRecruiter.

Jak zarządzić procesem porządkowania procesów rekrutacji?

Przed rozpoczęciem porządków, np. w zakładce „Rekrutacje”, ustal sobie (lub razem z zespołem) plan działań, np.:

  • Przez najbliższy tydzień przeznaczam 15 minut dziennie na zamykanie rekrutacji. Robię w tym czasie tylko to.
  • Jeżeli pracuję w zespole, zamykam tylko swoje projekty (w eRecruiter pomoże mi w tym wyszukiwarka) lub zamykaniem rekrutacji zajmuje się tylko jedna wyznaczona do tego osoba.
  • Jeżeli rekrutacje są młodsze niż X dni, to wtedy wysyłam informację zwrotną do kandydatów (w eRecruiter do tych na etapie „Nowy” i „Analiza CV”).
  • Gdy projekty są już zamknięte, filtruję je i przenoszę wszystkie na raz do archiwum. To samo robię z niepotrzebnymi wersjami roboczymi.
  • Dbam o to, by pod koniec każdego miesiąca/kwartału/innego zakresu dat sprawdzić, czy nie robi się nam kolejka niezamkniętych rekrutacji.

Gdy w swoich projektach będziesz widzieć już satysfakcjonujący Cię ład, możemy ruszyć do kolejnych miejsc w systemie!

Ile formularzy potrzeba do szczęścia rekrutera?

To dopiero pytanie! Formularze mają jedną podobną cechę do rekrutacji – zdolność do niemalże samoistnego tworzenia się 😉. Tu porządki również służą jakości i płynności zarządzania pracą. I podobnie jak w zakładce „Rekrutacje”, tu najpierw zmieniasz status na „Nieaktywny”, potem archiwizujesz. Zawsze możesz wrócić do archiwum i skopiować „schowany” formularz.

Wróćmy jednak do zagadnienia z nagłówka. Ile formularzy potrzebujecie, by móc swobodnie prowadzić rekrutacje? To pytanie, które warto sobie (lub zespołowi) zadać. Pamiętaj o najważniejszej regule: jeden formularz możesz wykorzystać do nieskończenie wielu projektów rekrutacyjnych. Nie trzeba za każdym razem tworzyć nowej pozycji na liście, jeżeli tylko wznawiacie projekt.

Zastanów się, czy jesteś w stanie tak zbudować formularz z pytaniami, by był on użyteczny przy okazji zbierania aplikacji na więcej niż jedno stanowisko. Może zadajecie tak podobne pytania, że zamiast 3 formularzy z kryterium języka, doświadczenia na podobnym stanowisku i dyspozycyjności, wystarczy Wam jeden?

Druga sprawa to kwestia nazewnictwa. Nazwa formularza jest niewidoczna dla kandydata. Możesz go więc nazwać tak, by pasował do kilku procesów, albo odzwierciedlał swoją zawartość. Nie musi go określać sama nazwa stanowiska.

Jeżeli pracujesz z zespołem, tu też warto podzielić działanie na kilka etapów:

  1. Poproś o to, by każdy sprawdził, jakich formularzy używa. W eRecruiter pomoże w tym opcja wyszukiwania po „swoich” formularzach.
  2. Zróbcie listę używanych formularzy, a pozostałe zarchiwizujcie. Jedna osoba niech usunie wersje robocze.
  3. Gdy zostaną już tylko te formularze, których używacie najczęściej, sprawdźcie, czy nie korzystacie z takich samych pakietów pytań, tylko pod różnymi nazwami.
  4. Zdecydujecie, który z nich zostaje – możecie zmienić jego nazwę, tak by każdy z Was wiedział, co się w nim znajduje.

W formularzach już czysto, świeżo i pachnąco. Czas na ogłoszenia.

Szablonowość nie jest taka zła 😉

Nie zdziwi Cię fakt, gdy powiem, że w ogłoszeniach też tworzą się całe stada ofert? Tak już jest i trzeba coś z tym zrobić. Jak już się domyślasz, pierwszym krokiem jest archiwizacja starych ogłoszeń i usunięcie zbędnych wersji roboczych. W eRecruiter polecam wyszukiwarkę i opcję „Twórca ogłoszenia” – każdy z zespołu może odpowiedzieć za czyszczenie swojego własnego obszaru.

Ogłoszenia mają to do siebie, że często trzymane są gdzieś pod ręką, na wierzchu. W naszym systemie zazwyczaj na głównej liście, ponieważ dzięki kopii ostatniej oferty łatwo można wznowić ogłoszenie o takiej samej treści. Nie musisz jednak trzymać dziesiątek „starych” ofert. Pomocne będzie stworzenie najważniejszych szablonów ofert. Wystarczy, że tworząc ogłoszenie, skorzystasz z opcji zapisania treści każdej z nich jako szablonu. Gdy wprowadzasz treść, możesz zapisać ją, a przy kolejnej publikacji wybierzesz szablon z listy.

Pamiętaj, to nie musi być cała treść oferty. Może chcesz mieć szablon jedynie z gotowymi nagłówkami? Albo macie zawsze takie same benefity i potrzebujesz uzupełnionej tylko sekcji „Oferujemy”? Zapisuj szablony zgodnie z własnymi potrzebami. Najważniejsze jest to, by pomogły Ci przy kolejnej publikacji.

Jeżeli pracujecie w zespole, warto ustalić, jakie szablony będą zapisane i odpowiednio je ponazywać, tak by kilka osób przypadkiem nie stworzyło identycznych szablonów o innych nazwach.

To rozwiązanie sprawdzi się przy publikacji na stronie kariera, w intranecie, na OLX i pozostałych portalach pracy, czy do wysyłki e-mail do konsultantów. Szablony pozwolą zaoszczędzić Ci dużo miejsca w systemie i znacząco skrócą listę widocznych ofert!

Warto przekonać się do opisanych przeze mnie powyżej działań. Jeżeli masz duże zaległości w porządkowaniu systemu, rozłóż pracę w czasie. Niech zajmie Ci to tyle czasu, ile potrzeba – to Ty masz się czuć komfortowo w systemie i kontrolować to, co się w nim znajduje. Bez różnicy, czy pracujesz samodzielnie, czy w zespole, podziel działania na części i odhaczaj kolejne pozycje. Gdy skończysz, gwarantuję, że odczujesz ogromną różnicę. Wykonane działania wejdą Ci już w nawyk i kolejne wiosenne porządki w rekrutacjach, formularzach i ogłoszeniach nie będą już potrzebne 😊

Jeżeli nie masz jeszcze w organizacji systemu ATS, a po przeczytaniu tego artykułu uważasz, że Twój zespół potrzebuje narzędzia, które umożliwi utrzymanie porządku w rekrutacjach, to zapisz się na bezpłatną prezentację systemu eRecruiter. Sprawdź, jak przyjemnie będzie panować nad wszystkimi procesami w jednym, poukładanym miejscu 🙂

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist