Strona główna Blog ATS Program pocztowy plus arkusz kalkulacyjny czy ATS? Oto jest pytanie!

Program pocztowy plus arkusz kalkulacyjny czy ATS? Oto jest pytanie!

program pocztowy czy system ATS

Podczas gdy część rekruterów wciąż używa tradycyjnych programów do gromadzenia danych kandydatów, takich jak choćby skrzynka mailowa czy arkusz kalkulacyjny, wielu z nich wybrało już nowoczesne narzędzia dedykowane do tego typu zadań, czyli systemy ATS.

Na końcu artykułu znajdziesz aktualizację z marca 2019 r., uzupełniającą treść materiału. 

Nawet jeżeli jesteś mistrzem w obsłudze programu pocztowego, potrafisz dodawać reguły i segregować automatycznie maile i gdy równie dobrze radzisz sobie z arkuszem kalkulacyjnym, to nie wystarczy. Korzystając z tych metod istnieje ryzyko, że rezygnujesz z gromadzenia wszystkich informacji w jednym miejscu, bo jest to po prostu zbyt czasochłonne. Baza danych, z możliwością filtrowania aplikacji kandydatów z pewnością uporządkowałaby wszystkie informacje o kandydatach i pozwoliłaby na lepszą współpracę z kierownikami liniowymi. Szczególnie, że potrzeby rekruterów w tym względzie są różne.

Aplikacje rekrutacyjne kandydatów w programie ATS

Przy klasycznym podejściu do rekrutacji, dziesiątki a nawet setki CV i listów motywacyjnych spływa na skrzynkę pocztową przy okazji każdej rekrutacji. Jeżeli pracujesz w firmie, w której prowadzonych jest kilka projektów rekrutacyjnych równolegle, spływające maile można liczyć nawet w tysiącach. Rzetelne przejrzenie wszystkich przysłanych dokumentów, zwłaszcza jeśli nie mają ustandaryzowanej formy, przypomina w swym ogromie dwanaście prac Herkulesa.

Potrzebny jest klucz do szybszego wyselekcjonowania najlepszych kandydatów. Niestety robiąc to w intuicyjny sposób, w procesie selekcji mogą zostać odrzuceni wartościowi kandydaci. Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na takie działanie, to i tak z pewnością pozostał nam stos aplikacji, który dobrze byłoby jakoś uporządkować, najlepiej w arkuszu kalkulacyjnym, by móc porównywać kandydatów między sobą. Jeżeli w Waszej firmie proces selekcji wygląda w ten sposób, to naprawdę Was podziwiamy za trud i zaangażowanie (również czasowe) włożone w tę pracę.

A przecież można to zrobić zupełnie inaczej! Dzięki dedykowanemu systemowi do rekrutacji możemy ograniczyć do minimum najbardziej żmudne czynności. Kandydaci wypełniając formularz rekrutacyjny wygenerowany przez program ATS, wysyłają swoją aplikację bezpośrednio do bazy danych, która zbiera wszystkie niezbędne informacje o kandydacie i systematyzuje je. Tak stworzoną bazę danych możemy dowolnie modyfikować, bez problemu wybierając właściwą grupę osób do pogłębionej weryfikacji. System umożliwia też współdzielenie uzyskanych wyników z innymi pracownikami firmy.

Candidate Experience

Jeżeli używasz skrzynki mailowej do rekrutacji, to etap zbierania aplikacji pochłania Ci tak znaczną ilość czasu, że najpewniej nie masz go już na przekazanie jakiejkolwiek informacji zwrotnej kandydatom, którzy nadesłali swoje CV. A jest to istotne, jeśli chcemy budować markę firmy jako dobrego pracodawcy. Szybką komunikację z kandydatami umożliwiają i wspierają programy ATS, w których kilka kliknięć dzieli Cię od wysyłki spersonalizowanych maili do właściwej grupy kandydatów.

Porządek i współpraca z innymi

Korzystając z tradycyjnych narzędzi nie tylko trudno jest nam zbierać i przetwarzać dane (nie mówiąc już o ich ochronie!), ale również efektywnie nimi zarządzać. Przy dziesiątkach, a nawet setkach aplikacji ciężko jest kontrolować, które aplikacje już przejrzeliśmy, komu odpowiedzieliśmy i z kim kiedy się umówiliśmy. Natomiast system ATS, taki jak na przykład eRecruiter, pozwala uporządkować te wszystkie czynności i współdzielić wszystkie informacje z członkami zespołu rekrutacyjnego. W tym przypadku, nie ważne też, na jakim etapie przerwałeś pracę przy konkretnej rekrutacji, inna osoba może ją kontynuować bez dublowania wykonanych już przez Ciebie zadań.

Wiedząc to wszystko, sam podejmij decyzję czy sposób, w który rekrutujesz jest efektywny i dla Ciebie wygodny. Być może warto odważyć się i sięgnąć po technologie rekrutacyjne, które wspomogą Cię w tej żmudnej pracy.

Systemy przyszłości – aktualizacja marzec 2019

Powyżej wymienione zalety programów ATS trącą myszką. To aktualnie jedynie kropla w morzu możliwości, jakie dają nowoczesne platformy do rekrutacji. Systemy takie są tworzone i utrzymywane w chmurze (nie instalujesz ich na swoim komputerze, korzystasz z nich za pomocą przeglądarki internetowej) a ich główną zaletą jest to, że są stale udoskonalane do zmieniających się w czasie potrzeb rekruterów. Powoduje to, że ówcześnie porównywanie prowadzenia projektów rekrutacyjnych za pomocą klienta pocztowego i Excela z systemem rekrutacyjnym jest miażdżące.

Do powyższej analizy można by dodać na przykład kwestię współdzielenia projektów rekrutacyjnych z managerami liniowymi, jednakże ani poczta, ani arkusz kalkulacyjny nie umożliwiają tego w taki sposób, w jaki robi to system rekrutacyjny.

Można by także spróbować pochylić się nad komunikacją z kandydatami, która z biegiem czasu wzbogaciła się o kontakt SMS, ale jak, skoro za pomocą swojej poczty nie wyślesz SMS do kandydata z informacją o spotkaniu? Nowoczesne programy ATS umożliwiają wymianę wiadomości SMS z kandydatami podczas umawiania spotkań.

Wisienką na torcie w rankingu miażdżącej przewagi systemów do rekrutacji nad związkiem poczty z arkuszem kalkulacyjnym, powinna być kwestia bezpieczeństwa danych kandydatów. Tylko odpowiedni program ATS umożliwi Ci zarządzanie aplikacjami zgodne z przepisanymi regulowanymi przez RODO przy minimalnym nakładzie pracy czy czasu, jaki poświęcisz na dostosowanie procesu w firmie do wymogów prawnych.

Przekonaj się na własnej skórze, jak lekkie mogą stać się dla Ciebie powyższe kwestie. Poznaj możliwości naszego sytemu do rekrutacji eRecruiter.