Okres wypowiedzenia – wszystko, co trzeba wiedzieć

Okres wypowiedzenia to pojęcie, które zna każdy pracownik i pracodawca, ale nie każdy rozumie jego szczegóły. Gdy jedna ze stron chce zakończyć współpracę, pojawia się pytanie: ile czasu musi upłynąć od złożenia wypowiedzenia, zanim umowa przestanie obowiązywać? Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ długość okresu wypowiedzenia zależy od kilku czynników, takich jak rodzaj umowy, staż pracy, czy nawet to, czy mamy do czynienia z umową zawartą na czas określony czy nieokreślony.

W artykule znajdziesz uporządkowaną wiedzę na temat wypowiadania umów – zarówno o pracę, jak i cywilnoprawnych. Dowiesz się, jak poprawnie liczyć okres wypowiedzenia, jakie obowiązki spoczywają na pracowniku i pracodawcy oraz jakie mogą być skutki nieprzestrzegania przepisów. Artykuł ma pomóc Ci lepiej zrozumieć swoje prawa i obowiązki w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Czym jest okres wypowiedzenia i jakie pełni funkcje?

Okres wypowiedzenia to czas między dniem, w którym jedna ze stron złoży wypowiedzenie, a faktycznym zakończeniem stosunku pracy. Innymi słowy, nie jest to natychmiastowe zerwanie umowy, lecz okres przejściowy, który ma zabezpieczać interesy obu stron.

Z jednej strony, pracownik zyskuje czas na poszukiwanie nowej pracy, a z drugiej – pracodawca ma możliwość przekazania obowiązków innym członkom zespołu lub znalezienia zastępstwa. Jest to szczególnie istotne w przypadku stanowisk związanych z odpowiedzialnością materialną, dostępem do danych wrażliwych lub wymagających specjalistycznych kwalifikacji zawodowych.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę, regulacje zawarte są w kodeksie pracy, który szczegółowo określa długość trwania tego okresu i obowiązki stron. Dla umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie) nie obowiązują te same przepisy – tam okresy wypowiedzenia ustalane są indywidualnie w umowie lub na mocy przepisów Kodeksu cywilnego.

Jak liczyć okres wypowiedzenia?

Kluczową kwestią jest to, kiedy zaczyna się liczyć okres wypowiedzenia. Dla umów o pracę obowiązuje zasada, że okres wypowiedzenia liczony jest od dnia, w którym druga strona otrzymała wypowiedzenie – niezależnie od tego, kiedy zostało ono napisane. To tzw. dzień złożenia wypowiedzenia.

W zależności od tego, jak sformułowany jest okres, jego liczenie wygląda inaczej:

• Jeśli jest podany w tygodniach – kończy się zawsze w sobotę, niezależnie od dnia, w którym doręczono wypowiedzenie.
• Jeśli w miesiącach – kończy się ostatniego dnia danego miesiąca, niezależnie od dnia doręczenia (np. jeśli wypowiedzenie wpłynie 3 maja, miesięczny okres wypowiedzenia kończy się 30 czerwca).
• Jeśli mowa o dniach roboczych (np. przy umowie na okres próbny) – liczy się kolejne dni robocze od momentu doręczenia wypowiedzenia.

Warto podkreślić tutaj znaczenie przerwy w zatrudnieniu (np. zmiana pracodawcy), ponieważ może wpłynąć na długość wypowiedzenia, jeśli uwzględnia się dotychczasowe okresy zatrudnienia pracownika – szczególnie w przypadku pracy u tego samego pracodawcy w różnych okresach.

Długość okresu wypowiedzenia w zależności od rodzaju umowy i stażu pracy

Długość okresu wypowiedzenia nie jest stała – zależy od rodzaju umowy oraz stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Poniżej omawiamy najczęstsze przypadki i konkretne wartości, które wynikają z przepisów kodeksu pracy lub praktyki przy umowach cywilnoprawnych.

Umowa o pracę na okres próbny

W przypadku umowy zawartej na okres próbny, długość wypowiedzenia jest zależna wyłącznie od długości trwania tej umowy:

• 3 dni robocze – jeżeli umowa zawarta była na nie więcej niż 2 tygodnie,
• 1 tydzień – jeśli umowa zawarta była na więcej niż 2 tygodnie, ale krócej niż 3 miesiące,
• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony na pełne 3 miesiące okresu próbnego.

Warto pamiętać, że nawet w przypadku umowy na okres próbny pracownik rozwiązuje umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, chyba że strony postanowią inaczej na mocy porozumienia stron.

Umowa o pracę na czas określony i nieokreślony

Dla tych dwóch typów umów obowiązują takie same zasady, jeśli chodzi o okres wypowiedzenia umowy – decyduje okres zatrudnienia u danego pracodawcy:

• 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – jeśli staż pracy wynosi od 6 miesięcy do 3 lat,
• 3 miesiące – gdy okres zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy wynosi co najmniej 3 lata.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę, przy wypowiedzeniu umowy z przyczyn niedotyczących pracownika, możliwe jest również skrócenie okresu wypowiedzenia – np. do jednego miesiąca w przypadku trzymiesięcznego okresu – ale wtedy pracownikowi przysługuje odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Uwzględnianie wcześniejszego zatrudnienia

Jeżeli pracownik był wcześniej zatrudniony przez tego samego pracodawcę, a między umowami nie było znaczącej przerwy, można zaliczyć kolejne zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy jako kontynuację zatrudnienia. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik przechodzi do nowej firmy w wyniku przekształcenia, fuzji czy przejęcia zakładu pracy – wtedy dotychczasowe okresy zatrudnienia pracownika są zaliczane do nowego stosunku pracy.

Umowa zlecenie i umowa o dzieło

W przypadku umów cywilnoprawnych okres wypowiedzenia umowy nie jest regulowany przez kodeks pracy, tylko przez Kodeks cywilny lub ustalenia stron. Przykładowo:

• W umowie zleceniu każda ze stron może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie, chyba że umowa zawiera inny zapis. Wówczas obowiązuje ustalony okres wypowiedzenia.
• Umowa o dzieło co do zasady nie przewiduje wypowiedzenia – rozwiązanie następuje na podstawie przesłanek wskazanych w przepisach (np. z powodu opóźnień, wadliwości dzieła).

Brak formalnych ram prawnych powoduje, że w przypadku tych umów warto określić długość okresu wypowiedzenia w treści samej umowy – to chroni obie strony i ogranicza ryzyko sporów.

Obowiązki pracownika i pracodawcy w okresie wypowiedzenia

Czas pomiędzy złożeniem wypowiedzenia a rozwiązaniem umowy o pracę to okres szczególny – formalnie obowiązuje nadal ten sam stosunek pracy, ale strony już wiedzą, że wkrótce dojdzie do jego zakończenia. W związku z tym zarówno pracownik, jak i pracodawca mają określone obowiązki, a niewywiązywanie się z nich może mieć konsekwencje prawne lub finansowe.

Obowiązki pracownika

Podczas wypowiedzenia pracownik wciąż musi wypełniać swoje podstawowe obowiązki pracownicze. Do dnia rozwiązania umowy powinien:

• świadczyć pracę zgodnie z ustalonym zakresem zadań,
• przestrzegać regulaminu pracy,
• dbać o powierzone mienie,
• przekazać rozpoczęte zadania lub dokumentację zgodnie z poleceniami przełożonych.

Obowiązek wykonywania pracy trwa do końca okresu wypowiedzenia – chyba że pracodawca zdecyduje inaczej i zwolni pracownika z tego obowiązku. Taka decyzja powinna być sformalizowana na piśmie.

Ponadto, w przypadku wypowiedzenia umowy przez pracodawcę, pracownikowi przysługują dwa dni robocze (lub trzy – jeśli ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego) wolne na poszukiwanie nowej pracy – z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Obowiązki pracodawcy

Z kolei po stronie pracodawcy leży:

• zapewnienie dalszego zatrudnienia lub formalne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy,
• przekazanie pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy,
• wypłata należnych wynagrodzeń, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i innych świadczeń,
• rzetelne przeprowadzenie procesu rozliczenia z pracownikiem.

Jeśli w okresie wypowiedzenia zostanie stwierdzone prawomocnym wyrokiem, że pracownik dopuścił się np. ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków, pracodawca może rozwiązać umowę natychmiastowo, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Musi to jednak nastąpić zgodnie z procedurą przewidzianą w przepisach.

Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni zachować profesjonalizm aż do dnia faktycznego zakończenia stosunku pracy. Zlekceważenie obowiązków w tym okresie może skutkować utratą referencji, roszczeniami cywilnymi lub utratą świadczeń.

Możliwość skrócenia, wydłużenia lub rozwiązania umowy za porozumieniem stron

W praktyce okres wypowiedzenia umowy nie zawsze musi trwać dokładnie tyle, ile przewiduje kodeks pracy. Są sytuacje, w których możliwe jest jego skrócenie, wydłużenie, a nawet rozwiązanie umowy bez okresu wypowiedzenia, jeśli obie strony dojdą do porozumienia.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Najczęściej następuje na mocy porozumienia stron – zarówno pracownik, jak i pracodawca zgadzają się na wcześniejsze zakończenie umowy. Porozumienie powinno być zawarte na piśmie i zawierać datę zakończenia pracy.

Pracodawca może też jednostronnie skrócić okres wypowiedzenia w niektórych sytuacjach:

• ogłoszenie upadłości lub likwidacja firmy,
• zwolnienia grupowe,
• ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych – jednak wtedy nie jest to już wypowiedzenie, tylko rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia przez pracodawcę (np. z 3 miesięcy do 1 miesiąca), pracownikowi przysługuje odszkodowanie za pozostały czas.

Wydłużenie okresu wypowiedzenia

Choć rzadziej spotykane, możliwe jest także wydłużenie okresu wypowiedzenia – zwykle zapisane w treści umowy o pracę zawartej między stronami. Warunkiem jest, by dłuższy okres nie był mniej korzystny niż wynikający z kodeksu pracy i by został zaakceptowany przez pracownika.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

To najprostsza i najmniej konfliktowa forma zakończenia stosunku pracy. Strony mogą ustalić dowolny dzień zakończenia zatrudnienia, bez konieczności zachowania okresu wypowiedzenia. Nie trzeba też podawać przyczyny rozwiązania umowy – to możliwość zakończenia stosunku pracy na elastycznych zasadach.

Konsekwencje naruszenia zasad wypowiedzenia

Zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą przestrzegać obowiązków w czasie trwania umowy i do upływu okresu wypowiedzenia. W przeciwnym razie mogą ponieść konsekwencje prawne i finansowe.

Gdy pracownik nie przepracuje okresu wypowiedzenia

Jeśli pracownik rozwiązuje umowę i bezprawnie porzuca pracę przed końcem okresu wypowiedzenia, naraża się na:

• roszczenia odszkodowawcze ze strony pracodawcy,
• utrudnienia w przyszłych rekrutacjach – negatywne opinie lub brak referencji,
• problemy z rozliczeniem wynagrodzenia lub urlopu.

W sytuacji, gdy pracownik nie zwróci powierzonego mienia, może odpowiadać na zasadach odpowiedzialności materialnej.

Gdy pracodawca złamie przepisy

Z kolei jeśli pracodawca rozwiąże umowę bez podstawy prawnej, nie zachowując wymaganego okresu wypowiedzenia, naraża się na:

• pozew do sądu pracy i konieczność przywrócenia do pracy,
• wypłatę odszkodowania lub zaległych świadczeń.

Jeśli zdrowie pracownika nie pozwala mu świadczyć pracy, a rozwiązanie umowy następuje bez uwzględnienia tego faktu (np. w czasie pobierania świadczenia rehabilitacyjnego), również może dojść do naruszenia przepisów i konsekwencji sądowych.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Okres wypowiedzenia to nie tylko formalność – to istotny etap każdej zmiany zawodowej. Jego długość zależy od wielu czynników: stażu pracy pracownika, rodzaju umowy, ewentualnych zapisów umownych i sytuacji zdrowotnej.

Najważniejsze, by:

• dokładnie czytać umowę o pracę zawartą z pracodawcą – mogą się w niej znajdować zapisy zmieniające standardowy okres wypowiedzenia,
• znać swoje prawa wynikające z kodeksu pracy,
• pamiętać o formalnościach – np. złożeniu wypowiedzenia na piśmie i potwierdzeniu jego przyjęcia,
• nie ignorować obowiązków, które trwają aż do faktycznego zakończenia stosunku pracy,
• rozważyć rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, jeśli zależy nam na szybszym lub spokojniejszym rozstaniu.

W razie wątpliwości warto skonsultować się z działem kadr lub prawnikiem – to pozwoli uniknąć błędów, które mogą kosztować nas czas, pieniądze i nerwy.