Przedstawiciele działów HR każdego dnia wykonują te same czynności, składające się na proces rekrutacji, takie jak publikacja ogłoszeń, selekcja aplikacji czy komunikacja z kandydatami i biznesem. A przecież na rynku dostępne są specjalne systemy do zarządzania rekrutacjami, które ułatwiają automatyzację powtarzalnych działań i wspierają rekruterów w codziennej pracy. Powstaje jednak pytanie: jak wybrać taki system? Eksperci eRecruiter podpowiadają, o co warto zapytać dostawcę narzędzi HR oraz o czym pamiętać przed podjęciem ostatecznej decyzji.
– Nowoczesne systemy do rekrutacji to wsparcie na każdym etapie procesu zatrudniania. Dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu, osoby zajmujące się rekrutacją mogą nie tylko usprawnić analizę i selekcję CV kandydatów, ale też szybciej publikować ogłoszenia czy efektywniej zarządzać pracą w zespole. Właściwie dobrane narzędzie pomoże rekruterom optymalizować koszty rekrutacji oraz zwiększy bezpieczeństwo danych zgodnie z obowiązującym prawem. Ważne jednak, by na etapie poszukiwań zadać sobie i dostawcy odpowiednie pytania i w konsekwencji mieć pewność, że z możliwych opcji wybraliśmy najlepszą – mówi Paweł Brzozowski, ekspert eRecruiter.
Pytanie nr 1: Od kiedy istnieje dostawca i ile projektów wdrożeniowych przeprowadził?
Rok założenia firmy i liczba projektów wdrożeniowych jest jak numer PESEL. Im dłużej firma działa na rynku i ma większą liczbę klientów, tym większa pewność, że zagwarantuje sprawne wdrożenie oraz stabilność wsparcia. Dodatkowo, firma, która od dłuższego czasu funkcjonuje na rynku ma większe doświadczenie w sprawnym rozwoju produktu, większą wiedzę na temat potrzeb klientów oraz obowiązujących regulacji prawnych, np. dotyczących ochrony danych osobowych. Nowe firmy te procedury dopiero wypracowują.
– Wybierając system do rekrutacji w naszej firmie bardzo duże znaczenie miała dla nas renoma dostawcy rozwiązania, która gwarantowała m.in. spełnienie wszystkich wymogów dotyczących bezpieczeństwa danych kandydatów. Zwróciliśmy również dużą uwagę na profesjonalizm przedstawiciela firmy eRecruiter, który wspomagał nas w procesie wdrożenia – mówi Monika Iwanek, Specjalista ds. HR, platforma nc+.
Pytanie nr 2: Z jakich narzędzi korzysta nasza konkurencja?
Jeśli firmy z naszej branży korzystają już z rozwiązania rekrutacyjnego, oznacza to, że jego dostawca zna specyfikę pracy w tym obszarze i orientuje się, jak przeprowadzić wdrożenie dla danego biznesu. Warto zrobić samodzielny przegląd dostępnych rozwiązań i zapytać zaprzyjaźnionych rekruterów o ich opinie dotyczące systemów zaimplementowanych w ich organizacjach. W trakcie takich rozmów można uzyskać cenne wskazówki. Nie bójmy się także zapytać dostawcy systemu o kontakt do osób z branży, które mogłyby podzielić się swoimi doświadczeniami w pracy z wybranym dostawcą.
Pytanie nr 3: Czy i jakie wsparcie posprzedażowe zapewnia dostawca?
Jeżeli firma oferuje nam dedykowanego konsultanta oraz specjalny czat obsługiwany przez kilka osób, możemy mieć pewność, że nigdy nie zostaniemy sami z problemem, gdy taki niespodziewanie się pojawi. Oczywiście im więcej kanałów wsparcia oferuje dana firma tym lepiej. O zakres oferowanej pomocy zdecydowanie należy zapytać. Warto też zwrócić uwagę na to, czy w ramach wdrożenia zapewnione jest szkolenie z produktu. Dzięki temu pracownicy lepiej poznają możliwości systemu.
– Jak każde rozwiązania technologiczne, również systemy rekrutacyjne wymagają wsparcia technicznego. To bardzo istotne, aby w trakcie codziennej pracy mieć możliwość skontaktowania się z dostawcą rozwiązania HR. Oprócz bieżącego wsparcia ważne są też relacje dostawcy z klientami. Elastyczność i otwartość, które cechują dostawcę eRecruiter, z którego korzystamy na co dzień, są dla nas bardzo ważne – mówi Katarzyna Żmudzińska, RST Junior Recruitment Specialist w AmRest.
Pytanie nr 4: W jaki sposób dostawca dba o bezpieczeństwo danych?
Szukając systemu rekrutacyjnego warto mieć na uwadze kwestie bezpieczeństwa zarówno w kontekście ochrony danych osobowych, jak i procedur wykorzystywanych przez dostawcę narzędzia. Podstawowe rozwiązania stosowane m.in. w eRecruiter to automatyczne wylogowanie po dłuższej nieaktywności, cykliczna zmiana hasła czy szyfrowane logowanie. Warto zapytać również, czy firma przeprowadza regularne testy bezpieczeństwa oraz w jaki sposób dba o to, aby system był zgodny z wymogami prawa. To szczególnie istotne w kontekście nadchodzących zmian – Rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych. W eRecruiter wyznaczona jest osoba, która dba o to, aby system był zgodny z nowymi regulacjami prawnymi.
– Odpowiedni system do rekrutacji daje firmie spokój prowadzenia procesów zatrudnienia. Na co dzień nie musimy się martwić m.in. o to czy zgromadzone przez nas dane są bezpieczne i czy nie zostaną utracone. To ma dla nas dużą wartość. Dodatkowo, w przypadku niespodziewanych sytuacji zawsze możemy liczyć na profesjonalną opiekę i pomoc techniczną – mówi Monika Iwanek, Specjalista ds. HR, platforma nc+.
Pytanie nr 5: Czy wersje systemu można dopasować do indywidualnych potrzeb?
Analizując oferty sprawdźmy, jakie pakiety posiada dostawca i czy możemy je dopasować do indywidualnych potrzeb firmy. Czasem wystarczy nam kilka podstawowych funkcji, w innym przypadku konieczna będzie rozszerzona wersja.
– Wybierając system rekrutacyjny zwracaliśmy przede wszystkim uwagę na jego funkcjonalność i kompatybilność z głównym źródłem pozyskiwania kandydatów. Zdecydowaliśmy się na eRecruiter, który spełniał te kryteria. Następnie w naszym pakiecie uwzględniliśmy m.in. łatwość publikacji ogłoszeń i możliwość tworzenia bazy kandydatów, bo to w znacznym stopniu ułatwia naszą pracę – mówi Katarzyna Żmudzińska z AmRest.
Pytanie nr 6: Czy system można przetestować?
Wiele firm oferujących rozwiązania dla HR umożliwia bezpłatne testowanie swoich narzędzi. Najlepiej, jeżeli jest to możliwe na rzeczywistej rekrutacji. W ten sposób łatwiej doprecyzować potrzeby i wyłonić najlepszą ofertę. Przed rozpoczęciem testu warto upewnić się, czy dostawca oferuje w tym okresie pomoc konsultanta lub dostarcza materiały instruktażowe.
Pytanie nr 7: Jakie są dodatkowe koszty?
Warto wiedzieć, co w wybranej przez nas opcji pakietowej jest darmowe, a za co trzeba dodatkowo dopłacić. W szczególności zwróćmy uwagę na formę i sposób rozliczania usług związanych z aktywacją systemu, pomocą konsultanta, pomocą techniczną, przygotowaniem elementów graficznych szablonów i formularzy czy zmianą liczby użytkowników i poziomów ich uprawnień. Najczęściej spotykane modele płatności to: miesięczny abonament lub jednorazowa opłata licencyjna.
Pytanie nr 8: Ile trwa wdrożenie platformy?
Jeżeli wdrażamy system do rekrutacji na potrzeby konkretnego projektu, warto zapytać dostawcę, ile czasu zajmie implementacja i czy zdążymy z nią w wyznaczonym czasie. Pełne wdrożenie platformy w modelu SaaS może trwać tylko kilka godzin. Po tym czasie można uruchomić pierwszą rekrutację.
Pytanie nr 9: Czy można zaimportować dane z obecnego systemu?
Wiele firm zanim zdecydowało się na wdrożenie systemu do rekrutacji, korzystało z tradycyjnych metod, takich jak przechowywanie danych na skrzynkach e-mail lub posiadało inne narzędzie. Nie oznacza to jednak, że dane te przepadną po wdrożeniu nowego rozwiązania. Trzeba tylko zapytać dostawcę, czy oferuje usługę importowania danych oraz na jakich zasadach.
Pytanie nr 10: Jakie są warunki wypowiedzenia umowy?
Przed podpisaniem umowy, koniecznie należy sprawdzić, czy istnieje okres wypowiedzenia i ile wynosi. Wiele firm stosuje praktykę podpisywania umowy na 12, a nawet 24 miesiące bez możliwości wcześniejszego rozwiązania bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Inne firmy natomiast oferują możliwość wypowiedzenia już po miesiącu, co gwarantuje większą elastyczność.
Każda firma, która przed zakupem systemu do rekrutacji zada dostawcy powyższe pytania, będzie zadowolona z wyboru. Pamiętajmy przy tym, że klienci mają prawo, z którego powinni korzystać, do poznania wszystkich zasad współpracy i uzyskania odpowiedzi na każde nurtujące pytanie.
