Aż 88% firm w Polsce doświadczyło wycieku danych lub cyberataku - pokazują badania. Procesy rekrutacyjne i HR-owe często są brane pod lupę w pierwszej kolejności - w końcu wiążą się one z gromadzeniem dokumentów z wrażliwymi danymi kandydatów i pracowników.
Chociaż nie jest to oficjalna rola, rekruterzy i pracownicy HR pełnią funkcję administratorów danych osobowych i na nich spoczywa duża odpowiedzialność w przypadku naruszeń ochrony danych. Brak odpowiednich zabezpieczeń w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji – od kradzieży tożsamości po kryzys wizerunkowy.
Branża rekrutacyjna, opiera się na ogromnej ilości wrażliwych danych osobowych. CV, zdjęcia, numery telefonów, adresy zamieszkania, e-maile, a nawet numery PESEL – to wszystko elementy, które regularnie trafiają do rąk rekruterów.
W świecie cyfrowym, gdzie każdy dokument może łatwo wpaść w niepowołane ręce, tego typu informacje stają się wyjątkowo atrakcyjnym celem dla cyberprzestępców.
Dla osób odpowiedzialnych za rekrutację szczególnym zagrożeniem jest przechowywanie dokumentów aplikacyjnych w sposób niezabezpieczony. Historia zna przypadki, kiedy CV kandydatów były przechowywane na publicznie dostępnych serwerach, indeksowane przez Google. Wystarczyło wpisać imię i nazwisko, aby odnaleźć kompletne dane osobowe, co prowadziło nie tylko do nieprzyjemności związanych z wyśmiewaniem się w mediach społecznościowych z umiejętności kandydatów, ale także do realnego ryzyka kradzieży tożsamości czy ataków phishingowych – komentuje Justyna Nowakowska, ekspertka w eRecruiter.
72% pracowników doświadczyło incydentów bezpieczeństwa na sprzęcie służbowym, choć jedynie 20% z nich świadomie uznaje siebie za ofiary cyberataków. Problemem jest często brak wiedzy, że nawet przesłanie dokumentów przez pozornie bezpieczne aplikacje nie daje gwarancji poufności danych.
Dane osobowe i dokumenty nie są odpowiednio chronione, a wszystko, co raz trafiło do Internetu, zostaje tam na zawsze, dostępne dla tych, którzy wiedzą, gdzie szukać.
Nie można zapominać również o danych fizycznych. Przykłady skanów dowodów osobistych czy loginów i haseł do kont bankowych, znajdowanych na śmietnikach firm, to dowód na to, że najsłabszym ogniwem w ochronie danych zawsze jest człowiek. Niezależnie od skali działania firmy, każdy dokument papierowy powinien być niszczony, a dokumentacja cyfrowa zabezpieczona za pomocą szyfrowanych narzędzi online – komentuje Justyna Nowakowska.
Oprogramowanie zabezpieczające i regularne testy bezpieczeństwa nadal nie są w firmach powszechne. W praktyce oznacza to, że wiele podmiotów traktuje wymogi RODO jako formalność, a nie realny element ochrony.
Tymczasem dla rekrutera RODO to nie tylko uciążliwy obowiązek, ale przede wszystkim szansa na stworzenie kultury świadomego zarządzania informacją, opartej na edukacji i odpowiedzialności każdego pracownika. Odpowiednio zaadresowane wymogi RODO mogą być również mocnym elementem wizerunku pracodawcy.
Kandydaci coraz częściej są świadomi swoich praw wynikających z RODO – pytają, jak przechowywane są ich dane osobowe, albo proszą o ich usunięcie z firmowych baz. Firmy, które nie potrafią odpowiednio zareagować, ryzykują utratą zaufania, a w skrajnych przypadkach także konsekwencje prawne. Dlatego tak ważne jest, by procedury RODO były jasne i zrozumiałe, a systemy wspierające rekrutację pozwalały na szybką i zgodną z prawem obsługę takich żądań. Kluczowe jest m.in. właściwe zarządzanie zgodami i klauzulami informacyjnymi, kontrolowanie czasu przechowywania danych oraz odpowiednie zabezpieczenia – jak polityka haseł czy szyfrowanie danych. Te elementy powinny być nie tylko dobrze zorganizowane wewnętrznie, ale też wspierane przez używaną technologię – ocenia Katarzyna Trzaska, ekspertka w eRecruiter.
W kontekście RODO często zapomina się, że to właśnie osoby bezpośrednio odpowiedzialne za przetwarzanie danych osobowych, czyli rekruterzy, pełnią rolę administratorów tych danych. Tym samym spoczywa na nich odpowiedzialność za odpowiednie informowanie kandydatów i ochronę ich prywatności.
Przestrzeganie reguł bezpieczeństwa, stosowanie oprogramowania antywirusowego, a także systematyczne szkolenia pracowników – to obowiązki, które pomagają unikać incydentów naruszenia danych.
Dobrze chronione dane osobowe to nie tylko wymóg prawny, ale także istotny element budowania reputacji firmy. Warto pamiętać, że odpowiedzialność zaczyna się już na etapie wypełnienia formularza rekrutacyjnego – a kończy dopiero wtedy, gdy mamy pewność, że są one skutecznie i bezpiecznie usunięte – podsumowuje Katarzyna Trzaska.
O eRecruiter
eRecruiter to najczęściej wybierany w Polsce system do zarządzania rekrutacjami, z którego korzysta już 2 tys. firm. Narzędzie wspiera rekruterów w całym procesie rekrutacji, od szybkiej publikacji ogłoszeń w wielu kanałach, przez pozyskiwanie i selekcję aplikacji, weryfikację kompetencji aplikujących, przez kontakt z kandydatami, współpracę z managerami, aż po wdrożenie do pracy wybranego kandydata i raportowanie wyników. Z pomocą systemu klienci automatyzują i przyspieszają codzienną pracę, a dzięki sprawnym i przyjaznym procesom budują silniejszy wizerunek pracodawcy.
Podziel się
