Rekrutacja w Polsce: od 28 do 44 dni. Różnice między branżami sięgają ponad dwóch tygodni

Różnice między branżami sięgają kilkunastu dni, a tempo zatrudniania zależy nie tylko od dostępności kandydatów, ale przede wszystkim od specyfiki biznesu, organizacji pracy i sposobu podejmowania decyzji w firmach – wynika z raportu „Rekrutacyjne KPI” eRecruiter za II połowę 2025 roku. Dane pokazują, że mimo podobnych warunków rynkowych, organizacje działające w różnych sektorach funkcjonują w zupełnie odmiennych rekrutacyjnych rzeczywistościach. W jednych kluczowa jest szybkość i elastyczność, w innych – dokładność, formalizacja i wieloetapowa selekcja.

Pełna wersja raportu Rekrutacyjne KPI. Dane za II. półrocze 2025 jest dostępna tutaj.

Kto rekrutuje najszybciej, a kto najwolniej?

Średni czas od aplikacji do zatrudnienia (Time to Hire) wynosi w Polsce 33 dni, jednak to wartość uśredniona, która nie oddaje skali różnic między branżami. W praktyce długość procesu rekrutacyjnego może się znacząco różnić – nawet przy podobnym poziomie stanowisk czy dostępności kandydatów.

Najsprawniej procesy prowadzą agencje doradztwa personalnego, gdzie średni czas zatrudnienia wynosi 28 dni. Wynika to m.in. z dużego doświadczenia w prowadzeniu procesów, zoptymalizowanych procedur oraz presji na szybkie dopasowanie kandydata do klienta. Stosunkowo krótkie procesy obserwujemy także w branży kultury, rozrywki i sportu (30 dni) oraz w sektorze zakwaterowania i gastronomii (31 dni), gdzie duże znaczenie ma sezonowość i potrzeba szybkiego uzupełniania braków kadrowych.

Na drugim biegunie znajdują się branże wymagające bardziej złożonych procesów decyzyjnych. W energetyce, górnictwie oraz gospodarce komunalnej, a także w sektorze nauki i edukacji, rekrutacja trwa średnio 44 dni – czyli o ponad dwa tygodnie dłużej niż w najszybszych sektorach.

Różnice na poziomie kilkunastu dni nie wynikają wyłącznie z dostępności kandydatów, ale przede wszystkim z tego, jak organizacje są zbudowane i jak podejmują decyzje. W branżach operacyjnych liczy się szybkość działania i gotowość do zatrudnienia „tu i teraz”. Z kolei w sektorach bardziej sformalizowanych proces obejmuje więcej etapów, interesariuszy i często wymaga dodatkowych uzgodnień, co naturalnie go wydłuża. Warto też pamiętać, że dłuższy proces nie zawsze oznacza mniej efektywny. W wielu przypadkach jest on konsekwencją większej złożoności stanowiska lub odpowiedzialności biznesowej, a nie braku sprawności po stronie zespołu HR – komentuje Paweł Brzozowski z eRecruiter. 

Średni czas od złożenia aplikacji do zatrudnienia jest najkrótszy w przypadku pracowników fizycznych i wynosi 29 dni. Dla stażystów to 34 dni, dla specjalistów 38 dni, dla menedżerów 42 dni, a dla stanowisk dyrektorskich 52 dni.

Szybka oferta? Nie wszędzie

Różnice między branżami widać również na wcześniejszym etapie procesu, czyli w czasie potrzebnym na złożenie oferty kandydatowi (Time to Offer). Średnio wynosi on 20 dni, ale podobnie jak w przypadku całkowitego czasu rekrutacji – wartości te są mocno zróżnicowane.

W branży zakwaterowania i gastronomii kandydaci mogą liczyć na ofertę już po 16 dniach, a w agencjach doradztwa personalnego – po 18 dniach. To sektory, w których szybkie podejmowanie decyzji jest często warunkiem skutecznej rekrutacji, ponieważ kandydaci mają wiele alternatyw i szybko znikają z rynku.

Z kolei w organizacjach członkowskich oraz w sektorze energetycznym proces ofertowania wydłuża się nawet do 34–35 dni. W tych przypadkach decyzje są bardziej rozproszone, wymagają zaangażowania większej liczby osób lub są obwarowane dodatkowymi procedurami.

Wskaźnik Time to Offer bardzo dobrze pokazuje, gdzie w organizacji znajdują się wąskie gardła decyzyjne. Jeśli kandydat długo czeka na ofertę, to często nie wynika to z pracy rekrutera, ale z konieczności uzgodnień wewnętrznych, budżetowych czy strategicznych. To jeden z tych wskaźników, który pozwala spojrzeć na rekrutację szerzej – nie tylko jako proces HR, ale jako element całego systemu zarządzania firmą – dodaje Paweł Brzozowski z eRecruiter. 

Pierwszy kontakt: nawet 10 dni ciszy?

Różnice między branżami zaczynają się jednak znacznie wcześniej – już na etapie pierwszego kontaktu z kandydatem. Średni czas od wysłania CV do jego otwarcia przez rekrutera (Time to View) wynosi 9 dni, ale w zależności od sektora waha się od 6 do 10 dni.

Najkrócej na reakcję czekają kandydaci aplikujący do branży zakwaterowania i gastronomii oraz administracji publicznej – około 6 dni. Najdłużej – osoby aplikujące do mediów i reklamy oraz organizacji członkowskich, gdzie czas ten sięga 9–10 dni.

Choć różnica kilku dni może wydawać się niewielka, z perspektywy kandydata ma duże znaczenie. To właśnie ten moment często decyduje o tym, czy firma zostanie odebrana jako sprawna i zainteresowana aplikacją, czy jako mało responsywna.

Time to View to jeden z najbardziej niedocenianych wskaźników, a jednocześnie bardzo silnie wpływający na doświadczenie kandydata. Brak reakcji przez kilka dni może być interpretowany jako brak zainteresowania, nawet jeśli proces w rzeczywistości dopiero się rozpoczyna. W praktyce to pierwszy sygnał, jaki kandydat otrzymuje od pracodawcy. Jeśli na tym etapie pojawia się opóźnienie, bardzo trudno później odbudować pozytywne wrażenie  – komentuje Martyna Wasilewska ekspert eRecruiter.

Branża ma znaczenie – ale to nie wszystko

Jak podkreślają autorzy raportu, różnice w czasie rekrutacji są naturalną konsekwencją specyfiki poszczególnych sektorów. Każda branża funkcjonuje w innym rytmie – zarówno pod względem potrzeb kadrowych, jak i procesów decyzyjnych, struktury organizacyjnej czy poziomu formalizacji.

Nie istnieje jeden uniwersalny model rekrutacji. To, co działa w branżach o dużej rotacji i prostszych procesach, nie sprawdzi się w sektorach wymagających wieloetapowej weryfikacji kompetencji czy pracy z wyspecjalizowanymi kandydatami.

Branża wyznacza pewne ramy działania, ale nie powinna być traktowana jako ograniczenie. To, że inne firmy w danym sektorze rekrutują w określony sposób, nie oznacza, że jest to model optymalny. Najbardziej dojrzałe organizacje traktują benchmark jako punkt odniesienia, a nie cel sam w sobie.

Dane pokazują więc nie tylko różnice między sektorami, ale też potencjał do optymalizacji – szczególnie w obszarach związanych z organizacją procesu i podejmowaniem decyzji.

Szybciej nie zawsze znaczy lepiej

Choć wiele firm skutecznie skraca czas rekrutacji, nie zawsze idzie za tym poprawa doświadczeń kandydatów. W II połowie 2025 roku wskaźnik NPS, mierzący satysfakcję z procesu rekrutacyjnego, spadł do najniższego poziomu w historii badania.

To wyraźny sygnał, że optymalizacja czasu – choć ważna – nie jest wystarczająca. Kandydaci coraz większą uwagę zwracają na jakość komunikacji, przejrzystość procesu i dostępność informacji zwrotnej.

W ostatnich latach organizacje bardzo dobrze nauczyły się skracać procesy rekrutacyjne i zarządzać ich efektywnością. Znacznie rzadziej analizują jednak doświadczenie kandydata na poszczególnych etapach – czy otrzymuje informację zwrotną, czy rozumie kolejne kroki, czy czuje się traktowany partnersko. Szybka rekrutacja bez dobrej komunikacji przestaje być przewagą. W skrajnych przypadkach może wręcz negatywnie wpływać na odbiór pracodawcy i jego wizerunek na rynku. Dlatego dziś kluczowe jest łączenie wskaźników efektywności z miernikami jakości doświadczenia – podsumowuje Martyna Wasilewska ekspert eRecruiter.

O badaniu

Raport „Rekrutacyjne KPI. Dane za II. półrocze 2025” bazuje na próbie ponad 10,5 mln aplikacji oraz 127 tys. projektów rekrutacyjnych. Wnioski sformułowano w oparciu o dane z ponad 2500 firm oraz opinie 6250 kandydatów.

O eRecruiter

eRecruiter to najczęściej wybierany w Polsce system do zarządzania rekrutacjami, z którego korzysta już 2 tys. firm. Narzędzie wspiera rekruterów w całym procesie rekrutacji, od szybkiej publikacji ogłoszeń w wielu kanałach, przez pozyskiwanie i selekcję aplikacji, weryfikację kompetencji aplikujących, przez kontakt z kandydatami, współpracę z managerami, aż po wdrożenie do pracy wybranego kandydata i raportowanie wyników. Z pomocą systemu klienci automatyzują i przyspieszają codzienną pracę, a dzięki sprawnym i przyjaznym procesom budują silniejszy wizerunek pracodawcy.