Rekrutacje trwają zbyt długo, tracą na tym firmy i kandydaci

Ponad dwie trzecie rekrutujących uważa, że prowadzone w ich firmach rekrutacje mogłyby być krótsze – tak wynika z najnowszego badania eRecruiter. Trudna sytuacja ekonomiczna wpływa na plany zatrudnienia w organizacjach, które odczuwają skutki rosnących kosztów i szukają sposobów na optymalizację, również w związku z pozyskiwaniem nowych pracowników. To właśnie teraz jest najlepszy moment, by zadbać o większą skuteczność procesów rekrutacyjnych. Przedłużające się i bezowocne etapy, nietrafione decyzje i niewłaściwy dobór pracowników to wydatki, na które niewielu pracodawców będzie mogło sobie pozwolić.

Prognozy rynkowe oscylują wokół takich pojęć jak kryzys i recesja, co nie pozostaje bez wpływu na sytuację przedsiębiorstw, ich strategie, wyzwania i plany rekrutacyjne. W obliczu wysokiej inflacji pracodawcy z jeszcze większą uważnością podejmują i weryfikują decyzje biznesowe. Warto więc zadbać o optymalizację i efektywność procesów rekrutacyjnych, gdyż to one oddziałują na efektywność biznesową całej organizacji.

Dlaczego rekrutacje trwają tak długo?

Jak wynika z najnowszego raportu eRecruiter „Efektywność rekrutacji 2023”, bolączką rekruterów, HR-owców i osób zaangażowanych w nabór nowych pracowników są zbyt długie procesy rekrutacyjne. Tylko nieco mniej niż jedna trzecia deklaruje, że czas trwania rekrutacji w ich firmach jest optymalny. Aż 68% badanych przyznało, że procesy mogłyby być krótsze. Dlaczego tak się dzieje?

Z naszego doświadczenia wynika, że powody bywają złożone, jednak w wielu sytuacjach trudnością okazuje się dopasowanie kandydata do stanowiska – i nie chodzi wyłącznie o kompetencje twarde, wiedzę czy doświadczenie kandydata, ale także o dopasowanie do zespołu i kultury organizacji pod względem cech osobowości, umiejętności miękkich, wyznawanych wartości czy preferencji dotyczących wizji pracy i możliwości rozwoju. W przypadku niszowych specjalizacji lub takich, na które jest bardzo duże zapotrzebowanie na rynku, procesy potrafią się znacząco wydłużać czy wręcz są powtórnie uruchomiane – mówi Katarzyna Trzaska z eRecruiter.

W niektórych branżach, takich jak IT, rekruterzy starają się działać wyjątkowo szybko. W rzeczywistości jednak, ze względu na dużą konkurencję na rynku i przedłużające się rozmowy negocjacyjne, rekrutacja staje się dużo bardziej złożonym procesem, często nieprzynoszącym spodziewanego efektu.

Jak zwiększyć zasięg oferty i skuteczność rekrutacji?

Z badania eRecruiter wynika, że to czynnik ludzki odgrywa decydującą rolę w kontekście długości procesu rekrutacyjnego. Ponad 60% respondentów twierdzi, że najbardziej czasochłonnym etapem rekrutacji są spotkania z kandydatami. Na kolejnych miejscach znalazły się: komunikacja z menedżerami, komunikacja z kandydatami oraz selekcja aplikacji. Znacznie mniej angażujące są takie działania, jak publikacja ogłoszenia czy przesyłanie aplikacji do menedżerów, na co zwróciło uwagę blisko 70% badanych. Stworzenie treści ogłoszenia – zdaniem 46% badanych – jest zadaniem średnio czasochłonnym, a 47% respondentów ocenia je jako mało czasochłonne.

Dzięki nowoczesnym technologiom rekruterzy mają dostęp do narzędzi, które przyspieszają proces rekrutacji. Korzystając z systemu ATS czy ekosystemu rekrutacyjnego, mogą szybko opublikować ogłoszenia o pracy w wielu miejscach, zadbać o spersonalizowaną komunikację czy przeprowadzić badanie satysfakcji wśród uczestników rekrutacji – mówi Agnieszka Otręba z eRecruiter. – Na wyciągnięcie ręki jest wiele zintegrowanych i zautomatyzowanych usług, które usprawniają rekrutację i pomagają dotrzeć do najlepszych kandydatów. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na uważnych i właściwie przeprowadzonych rozmowach. Mimo że zajmują one najwięcej czasu, stanowią klucz do sukcesu, dlatego warto zadbać o ich jakość.

Od tego, czy rekrutacja przebiegnie sprawnie i dynamicznie, zależą m.in. kompetencje osoby rekrutującej i efektywna współpraca z innymi pracownikami zaangażowanymi w projekty rekrutacyjne. Znaczenie ma także dobór narzędzi i rozwiązań, które wspierają rekrutera w jego codziennej pracy i docieraniu do grupy docelowej. Aby zwiększyć skuteczność oferty i liczbę dopasowanych do niej kandydatów, rekruterzy – poza opublikowaniem treści w tzw. job boardzie – podejmują dodatkowe aktywności. Aż 60% respondentów dba o promocję ogłoszeń w social mediach. Taki sam odsetek badanych sięga po programy poleceń pracowniczych. Ponad połowa (56%) korzysta z zakładki Kariera na firmowej stronie, mając świadomość, że dla kandydatów jest to cenne źródło wiedzy o firmie.

Obok różnorodnych kanałów komunikacji i dystrybucji wciąż jedną z kluczowych kwestii pozostaje jakość ogłoszenia, które zawiera najważniejsze z perspektywy kandydata informacje. To, że tworzenie angażujących treści ma wpływ na skuteczność rekrutacji, podkreśliło 44% uczestników badania eRecruiter. A co z innymi narzędziami i metodami rekrutacji? Blisko 8 na 10 respondentów wykorzystuje formularze aplikacyjne, dzięki czemu selekcja kandydatów przebiega szybciej i skuteczniej. Nieco mniej niż połowa (49%) współpracuje z kierownikami, którzy pozyskują talenty do swoich zespołów i najlepiej potrafią przedstawić dokładny opis stanowiska oraz wymagań wobec kandydatów. Jedna piąta ankietowanych korzysta z testów kompetencji lub psychometrycznych, co ułatwia zweryfikowanie konkretnych umiejętności, predyspozycji bądź stylu myślenia i działania kandydata. Można również zauważyć, że rośnie popularność takich form wsparcia jak voiceboty i chatboty, a część pracodawców wymienia je jako istotnie wzbogacające proces rekrutacji.

Automatyzacja – więcej czasu na komunikację

Aby firmy mogły skupić się na komunikacji z kandydatami, która jest kluczowym wyzwaniem w procesie rekrutacji, konieczne są rozwiązania pozwalające na automatyzację rutynowych czynności. W ten sposób powstaje naturalna przestrzeń na jakościowe działania, służące lepszemu zrozumieniu oczekiwań biznesu oraz potrzeb kandydatów i pracowników. Pomocny może być system do zarządzania rekrutacjami. Do jego największych korzyści należy:

• porządkowanie etapów rekrutacji (81% wskazań)
• większe bezpieczeństwo danych (65%)
• przyspieszenie procesu selekcji kandydatów (64%)

Aż 98% badanych użytkowników systemów ATS (Applicant Tracking System) przyznaje, że stosowanie takiego narzędzia wpływa na poprawę efektywności procesów rekrutacyjnych w firmie. Nie wyobrażają sobie oni, aby mogli zrezygnować z takich funkcjonalności systemu, jak zarządzanie procesem rekrutacji (68%), funkcje związane z RODO (49%) czy zarządzanie danymi kandydatów (47%).

Jak sprawdzić efektywność rekrutacji?

Poprawa jakości rekrutacji nie jest możliwa bez rzetelnej analizy danych, stąd coraz większa popularność działań z zakresu people analytics. Prawie trzech na czterech respondentów wskazuje, że monitorowanie i raportowanie wyników rekrutacji jest podstawą w planowaniu zmian i usprawnień w procesie rekrutacji. Ponad połowa uważa, że to cenna informacja o trendach i zmianach na rynku.

Dynamiczna sytuacja na rynku pracy powoduje, że sama wiedza na temat liczby aplikacji na dane stanowisko nie jest wystarczająca. Duża liczba aplikacji nie gwarantuje sukcesu. Wskaźniki, na które stawiamy w enel-med, to: czas trwania rekrutacji, jakość aplikacji mierzona liczbą spotkań, liczba złożonych i przyjętych ofert, liczba spotkań z menedżerem oraz NPS kandydatów. Weryfikację poszczególnych danych ułatwia nam eRecruiter, dzięki któremu w łatwy sposób możemy skontrolować wymienione wartości – mówi Paulina Zdunek, Kierownik ds. rekrutacji w enel-med.

Pozyskanie talentów i utrzymanie retencji to wyzwania, z którymi pracodawcy nadal będą się mierzyć w 2023 roku. Aby osiągnąć długofalowe rezultaty biznesowe i stworzyć kulturę wspierającą zaangażowanie, warto zadbać o rekrutację jako pierwszy, ale też kluczowy element w cyklu życia pracownika w organizacji.

Więcej danych i wniosków na temat efektywności rekrutacji w raporcie eRecruiter pod linkiem: https://go.erecruiter.pl/cr-raport-efektywnosc-rekrutacji-2023-pr

***

eRecruiter

eRecruiter to najczęściej wykorzystywana w Polsce platforma do zarządzania rekrutacjami, z której każdego dnia korzystają tysiące użytkowników. Narzędzie wspiera ich już od publikacji ogłoszeń, przez pozyskiwanie i selekcję aplikacji, kontakt z kandydatami, współpracę z osobami zaangażowanymi w proces spoza działu HR (tzw. biznesem), po zatrudnienie idealnego kandydata. System dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej. Jego uzupełnieniem w codziennej pracy jest aplikacja mobilna, która pozwala być zawsze na bieżąco ze swoimi rekrutacjami. eRecruiter na pierwszym miejscu stawia bezpieczeństwo danych kandydatów. Są one zabezpieczone i przetwarzane na każdym etapie procesu rekrutacyjnego zgodnie z wymogami RODO. System pozwala m.in. sprawować kontrolę nad udzielanymi przez kandydatów zgodami, czy czuwać nad prawidłowym okresem przechowywania danych. Usługa oferowana jest w modelu SaaS (Software as a Service).

eRecruiter jest produktem eRecruitment Solutions sp. z o.o. Firma należy do Grupy Pracuj S.A., właściciela m.in. portalu rekrutacyjnego Pracuj.pl. Więcej informacji: www.erecruiter.pl.

O badaniu

Badanie eRecruiter „Efektywność rekrutacji 2023” zostało zrealizowane metodą ankiety online w dniach 4-18.10.2022 r. Ankietę wypełniło łącznie 340 osób zaangażowanych w procesy rekrutacyjne w polskich firmach.