Prawa i obowiązki pracodawcy w zakresie akt osobowych

Pracodawca, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej i liczbę zatrudnionych pracowników, ma obowiązek prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika. Obowiązek ten jest bezpośrednio narzucony przez przepisy prawne. Struktura akt osobowych jest ściśle określona i nie może być dowolnie zmieniana. W związku z koniecznością prowadzenia akt osobowych pracodawca musi wypełniać określone obowiązki. Obecnie pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Chcesz wiedzieć, czym są akta osobowe i co zawierają? Przeczytaj poniższy tekst.

Czym są akta osobowe pracowników?

Akta osobowe pracowników to zestaw dokumentów, które przedstawiają pełną historię zatrudnienia pracownika, od momentu nawiązania stosunku pracy aż do jego rozwiązania. Celem dokumentacji pracowniczej jest zapewnienie pełnej i rzetelnej ewidencji przebiegu zatrudnienia pracownika. Akta osobowe zawierają również takie dokumenty jak np. ewidencja czasu pracy.

Należy pamiętać, że w aktach osobowych pracownika, pracodawca przechowuje jedynie kopie lub odpisy dostarczonych dokumentów. Oryginały dokumentów mogą być wymagane jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii bądź odpisu. Warto zaznaczyć, że kopie dokumentów powinny być opatrzone adnotacją „kopia zgodna z oryginałem” wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej.

Dokumentacja pracownicza zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej powinna składać się z czterech części:

1. Część A – Dokumenty dotyczące procesu rekrutacji,
2. Część B – Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu,
3. Część C – Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
4. Część D – Dokumenty dotyczące odpowiedzialności dyscyplinarnej pracownika.

Ad 1. Część A zawiera wszystkie dokumenty, które są gromadzone podczas procesu rekrutacji pracownika. Do najważniejszych dokumentów w tej części należą:

• Świadectwa pracy wystawione przez poprzednich pracodawców.
• Dokumenty przedstawiające kwalifikacje i doświadczenie kandydata takie jak np. CV.
• Notatki i wyniki z przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych.
• Opinie od poprzednich pracodawców lub osób trzecich.
• Wypełnione przez kandydata formularze zawierające dane osobowe i informacje niezbędne do zatrudnienia.
• Skierowania dotyczące przebytych okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Ad 2. Część B obejmuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. Są to m.in.:

• Wyniki badań lekarskich, potwierdzające zdolność pracownika do wykonywania pracy,
• Dokumenty potwierdzające zapoznanie pracownika z przepisami BHP,
• Oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
• Umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
• Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody,
• Dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
• Potwierdzenie zaznajomienia się z treścią regulaminu pracy.

Ad 3. Część C obejmuje dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. Znajdują się tu:

• Dokumenty dotyczące rozwiązania umowy o pracę zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika,
• Dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, stanowiska oraz inne istotne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia u danego pracodawcy,
• Dokumenty dotyczące ewentualnej egzekucji komorniczej z wynagrodzenia pracownika,
• Orzeczenia lekarskie wydane w związku z odbytymi badaniami okresowymi już po rozwiązaniu stosunku pracy.

Ad 4. Część D obejmuje dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej takie jak:

• Odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika oraz odpowiedzialności wynikającej z odrębnych przepisów, które przewidują zatarcie kary po określonym czasie.

Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie akt osobowych?

Pracodawca ma szereg obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, które wynikają z przepisów prawa pracy oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest kluczowe zarówno dla zapewnienia zgodności z przepisami, jak i dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia pełnej i aktualnej dokumentacji pracowniczej dla każdego pracownika. Dokumentacja ta powinna obejmować wszystkie istotne aspekty zatrudnienia, od procesu rekrutacji, przez cały okres trwania stosunku pracy, aż po jego zakończenie. Pracodawca musi na bieżąco aktualizować dokumenty, aby odzwierciedlały one aktualny stan zatrudnienia i zmiany dotyczące pracownika.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas, zgodnie z przepisami prawa. Okres ten różni się w zależności od rodzaju dokumentów i może wynosić od kilku lat do nawet kilkudziesięciu lat. Po upływie tego okresu pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentów w sposób zapewniający ochronę danych osobowych. Ponadto dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej bezpieczeństwo i poufność. Pracodawca musi zadbać o to, aby dokumenty były chronione przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o zasadach prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownicy powinni być świadomi swoich praw i obowiązków związanych z dokumentacją, w tym prawa do wglądu do swoich akt osobowych. Pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi, a także byłemu pracownikowi, kopii dokumentacji pracowniczej. Przepisy nakazują zniszczyć akta osobowe, jeśli minęło 12 miesięcy od końca okresu, po którego upływie pracownik miał czas na ich odebranie.

Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas, który zależy od rodzaju dokumentów oraz przepisów prawa pracy. Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi:

• W przypadku osób zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 roku – 50 lat,
• W przypadku osób zatrudnionych po pierwszym stycznia 2019 roku – 10 lat,
• W przypadku osób zatrudnionych w latach 1999 – 2018 pod warunkiem przesłania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwego oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA – 10 lat.

Gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą?

Przechowywanie akt osobowych pracowników jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy, wynikającym zarówno z przepisów prawa pracy, jak i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Akta osobowe powinny być przechowywane w miejscu, które zapewnia ich bezpieczeństwo, co obejmuje kontrolę temperatury i wilgotności oraz ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. Akta osobowe mogą być przechowywane m.in.:

• W siedzibie firmy, w specjalnie przeznaczonych do tego pomieszczeniach, takich jak archiwa czy pokoje kadrowe.
• W przypadku większych przedsiębiorstw, akta mogą być przechowywane również w oddziałach firmy, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa.
• Przez firmy specjalizujące się w przechowywaniu dokumentacji. Takie firmy oferują profesjonalne warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Czym są elektroniczne akta osobowe?

Elektroniczne akta osobowe stają się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Przez wiele lat akta pracownicze mogły być przechowywane wyłącznie w formie papierowej, podczas gdy forma elektroniczna miała jedynie charakter pomocniczy. Obecnie pracodawcy mają możliwość wyboru, czy chcą prowadzić akta osobowe w formie papierowej, elektronicznej, czy też zastosować rozwiązanie mieszane, w ramach którego mogą na przykład kontynuować prowadzenie dokumentacji starszych pracowników w formie papierowej, a dla nowych pracowników wprowadzać akta w formie elektronicznej. Aby móc prawidłowo prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej, pracodawca musi dysponować odpowiednim oprogramowaniem, które spełnia określone wymagania techniczne.

Jakie korzyści daje przechowywanie akt osobowych w formie elektronicznej?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej przynosi firmom wiele korzyści. Elektroniczne akta:

• Umożliwiają szybki dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca i o dowolnej porze,
• Eliminują potrzebę przechowywania dużych ilości papierowych dokumentów, co pozwala zaoszczędzić miejsce oraz koszty związane z ich drukowaniem i archiwizacją.
• Pozwalają na automatyzację wielu procesów, takich jak generowanie raportów, monitorowanie terminów czy ustawianie powiadomień o konieczności aktualizacji dokumentów.
• Zapewniają wyższy poziom zabezpieczenia danych osobowych, co zmniejsza ryzyko ich utraty lub nieuprawnionego dostępu.

Jak zmienić dokumentację papierową na elektroniczną?

Przedsiębiorcy, którzy posiadają podpis kwalifikowany lub posługują się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, mogą zrezygnować z przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej na rzecz wersji elektronicznej. Przed rozpoczęciem procesu digitalizacji dokumentacji pracodawca powinien dokładnie przygotować się do tego zadania. Proces ten polega na cyfrowym odwzorowaniu dokumentów. Możemy to zrobić poprzez ich skanowanie w wysokiej jakości, a następnie podpisanie za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Należy pamiętać, że prowadzenie dokumentacji elektronicznej musi być zgodne z przepisami prawa. W związku z procesem digitalizacji akt osobowych pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia o takiej możliwości. Informację tę należy doręczyć za pokwitowaniem. Można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę czy środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

W przypadku śmierci pracownika, prawo do odebrania dokumentacji papierowej w terminie 30 dni mają:

• małżonek, dzieci, wnuki,
• dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• rodzeństwo zmarłego pracownika,
• rodzice, w tym ojczym, macocha.

Po upływie 30 dni od daty zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru papierowej dokumentacji pracowniczej pracodawca ma prawo do jej zniszczenia.

Podsumowanie

Prowadzenie akt osobowych jest kluczowym aspektem działalności gospodarczej. Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w sposób systematyczny i zgodny z przepisami prawa, co oznacza konieczność przechowywania jej w odpowiednich warunkach. Pracodawcy mają do wyboru prowadzenie dokumentacji w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej, co pozwala na dostosowanie metod do potrzeb i możliwości organizacji. Obecnie coraz więcej pracodawców decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Proces ten, choć wymagający odpowiednich przygotowań i spełnienia określonych wymogów prawnych, przynosi liczne korzyści, takie jak oszczędność miejsca, łatwiejszy dostęp do dokumentów oraz usprawnienie procesów zarządzania.

[Prezentowane treści mają charakter wyłącznie edukacyjno-informacyjny. Żadna z treści znajdujących się w niniejszym dokumencie nie stanowi porady prawnej, rekomendacji, interpretacji przepisów prawa czy opinii prawnej. eRecruitment Solutions sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy, niekompletność lub nieaktualność prezentowanych informacji, jak również za jakiekolwiek szkody będące rezultatem oparcia się na tych informacjach.]