Background Screening – 5 kroków do bezpiecznej rekrutacji

Nie trzeba nikogo przekonywać, że efektywna rekrutacja to rekrutacja wieloetapowa. Taka, która pozwala na uzyskanie wszelkich potrzebnych informacji o kandydacie pod względem wymogów dotyczących kwalifikacji w odniesieniu do oferowanego stanowiska.

Warto jednak zadać sobie pytanie, czy taka efektywność jest w stanie zapewnić także odpowiedni poziom bezpieczeństwa firmie? Co jeżeli świetny specjalista, jak wynikałoby z rozmowy kwalifikacyjnej okaże się pracownikiem niedotrzymującym terminów, konfliktowym bądź co gorsza dopuszczającym się kradzieży? Rekrutacjom w ciemno mówimy zatem stanowcze nie. Warto zatem zawczasu pomyśleć o odpowiednim „sprawdzeniu” osób, którym firma chce zaproponować pracę.

Jedną z metod jest tzw. pre-employment screening. Jest  to stosunkowo nowy trend na polskim rynku pracy. Wywodzi się z USA i Wielkiej Brytanii, gdzie powstał z rzeczywistych potrzeb pracodawców i wskazuje jak zadbać o wewnętrzne bezpieczeństwo firmy już z poziomu rekrutacji. Jest to najprostszy środek prewencyjny pracodawców pomagający uniknąć zatrudnienia nieetycznego pracownika. O czym należy pamiętać decydując się na taką metodę „sprawdzenia” pracownika, aby proces rekrutacyjny był efektywny, bezpieczny  i – co ważne – przyjazny?

Krok 1. Co możesz zyskać?
Świadomość wartości metody background screening

Weryfikacja CV służy szeroko pojętemu unikaniu zatrudniania nieodpowiednich pracowników. Przynosi to szereg korzyści, które bezpośrednio przekładają się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa w firmie: lepszą jakość zatrudnienia, mniejszą rotację pracowników, większą zgodność w organizacji, wyselekcjonowanie najbardziej wartościowych pracowników oraz minimalizację ryzyka nadużyć pracowniczych, a co z tym związane wzmocnienie reputacji marki oraz oszczędność pieniędzy i czasu.

Krok 2. Jakie informacje weryfikować?
Świadomość potrzeb firmy

Poziom i ilość weryfikowanych informacji dotyczących kandydata zawsze powinny wynikać z realnych potrzeb firmy i wymogów stanowiska, jakie oferujemy. Czasem wystarczy sama weryfikacja historii edukacji i zatrudnienia, aby uzyskać potrzebne informacje i zatrudnić odpowiednią osobę – takie screeningi stosowane są najczęściej na stanowiskach niższego szczebla. Warto mieć jednak na uwadze, do jakich zasobów pracownik będzie miał dostęp (narzędzia pracy, dostęp do budżetu czy poufnych informacji o firmie) aby odpowiednio dobrać  poziom screeningu. Możliwości jest wiele, zaczynając od weryfikacji historii edukacji, dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacji zawodowych, powiązań biznesowych, referencji, dyplomów i uprawnień, przez identyfikację zadłużeń i historii kryminalnej po sprawozdania medialne. Co za tym idzie, im oferowane stanowisko jest wyższego szczebla, tym więcej danych należy zweryfikować.

Krok 3. Jak weryfikować dane?
Wybór sposobu realizacji background screening

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby rekruterzy samodzielnie przeprowadzali sprawdzenia pracownicze, jeżeli dysponują odpowiednimi zasobami czasowymi i możliwościami. Sposób ten jednak często niesie wiele ograniczeń, także prawnych. Polskie prawo ściśle określa listę danych, których weryfikacji może wymagać pracodawca na potrzeby rekrutacyjne. Lista ta jest jednak krótka i nie pozwala na pozyskanie wszystkich potrzebnych informacji. W tej sytuacji warto zamienić żądanie na prośbę o udzielenie takich informacji. Innym sposobem, rekomendowanym polskim przedsiębiorcom jest korzystanie z outsourcingu usług. Firmy specjalizujące się w przeprowadzaniu procedur pre-employment screening są przygotowane merytorycznie, dysponują właściwym know-how, a także posiadają szersze możliwości pod względem obowiązujących przepisów prawa, które stawia wiele ograniczeń bezpośrednio wobec pracodawcy, jednak nie reguluje w ten sam sposób możliwości działania podmiotów trzecich.

Drogę należy dobierać znowu według potrzeb, przy czym warto mieć na uwadze, że trzecia strona często posiada więcej możliwości prawnych, a także może poświęcić większą ilość czasu na przeprowadzenie tego procesu.

Krok 4. Kiedy i których kandydatów badać?
Wybór właściwego momentu dla background screening

Aby proces background screening przyniósł porządane efekty, jego realizację najlepiej zaplanować po wstępnej selekcji nadesłanych kandydatur. Przeprowadzanie screeningu na wszystkich potencjalnych kandydatach zupełnie mija się z celem. Z kolei screening przeprowadzony zbyt późno również może nie spełniać swoich podstawowych i najbardziej wartościowych funkcji, chroniących firmę przed zagrożeniami, jakimi mogą być kradzieże czy wyciek danych.

Kluczowym momentem jest rozmowa rekrutacyjna, podczas której dokonujemy ocen i wybieramy konkretnych kandydatów, których chcemy zaprosić na kolejne etapy, w tym na przejście procesu background screening.

Krok 5. Jak nie zrazić kandydata do firmy?
Przyjazny background screening

Proces background screening nie jest atakiem w stosunku do aplikanta i nigdy nie powinien być tak odbierany. Służy zupełnie innym celom, które świadczyć mają o trosce o szeroko rozumiane bezpieczeństwo w firmie, a w tym także o bezpieczeństwo samego pracownika. Powinien zatem być traktowany, zarówno przez pracodawcę, jak i kandydata, jako standardowa i naturalna procedura. Aby jednak nie zniechęcić aplikanta, należy odpowiednio wcześniej poinformować, że taki proces jest elementem dalszych etapów rekrutacji. Wystarczy zamieścić notkę informacyjną w ofercie pracy, a w późniejszym etapie udzielić szczegółów, np. podczas rozmowy rekrutacyjnej. Kandydat nie może mieć żadnych wątpliwości co do procesu, jakiemu zostanie poddany. Powinien także wiedzieć, że ma prawo decyzji, czy chce aby jego kandydatura została w ten sposób zweryfikowana. Background screening powinien być przeprowadzany za obustronną akceptacją poziomu sprawdzenia, po własnoręcznym i dobrowolnym podpisaniu przez kandydata zgody na jego zrealizowanie. Bardzo istotna jest jawna i jasna informacja o tym, że zdecydowaliśmy się na taki proces i wyjaśnienie kandydatowi, jakim celom on służy.

Zapewne większość pracodawców dąży do tego, aby ich procesy rekrutacyjne były efektywne i kończyły się zatrudnieniem właściwego pracownika. Tak jak kandydat sprawdza przyszłego pracodawcę, tak pracodawca chce sprawdzić potencjalnego pracownika, którego przyjmuje do zespołu. Aby przyszła współpraca mogła opierać się na wzajemnym zaufaniu, watro już w trakcie procesu rekrutacji pomyśleć o odpowiednim „sprawdzeniu” wybranych kandydatów.

PS Zanim przejdziesz do sprawdzania rzetelności kandydatów, zadbaj o bezpieczeństwo wszystkich rekrutacyjnych danych. Sprawdź, jak eRecruiter pomaga chronić dane o rekrutacjach i kandydatach.