Background Screening – 5 kroków do bezpiecznej rekrutacji

Nie trzeba nikogo przekonywać, że efektywna rekrutacja to rekrutacja wieloetapowa. Taka, która pozwala na uzyskanie wszelkich potrzebnych informacji o kandydacie pod względem wymogów dotyczących kwalifikacji w odniesieniu do oferowanego stanowiska.

Warto jednak zadać sobie pytanie, czy taka efektywność jest w stanie zapewnić także odpowiedni poziom bezpieczeństwa firmie? Co jeżeli świetny specjalista, jak wynikałoby z rozmowy kwalifikacyjnej okaże się pracownikiem niedotrzymującym terminów, konfliktowym bądź co gorsza dopuszczającym się kradzieży? Rekrutacjom w ciemno mówimy zatem stanowcze nie. Warto zatem zawczasu pomyśleć o odpowiednim „sprawdzeniu” osób, którym firma chce zaproponować pracę.

„Background screening” (znany też jako employment screening lub pre-employment screening) to proces weryfikacji przeszłości kandydata, obejmujący m.in. sprawdzenie jego wykształcenia, doświadczenia zawodowego, poprzednich stanowisk oraz ewentualnej niekaralności. Celem jest wyselekcjonowanie najbardziej wartościowych pracowników, zmniejszenie ryzyka związanego z zatrudnieniem i zwiększenie poziomu bezpieczeństwa organizacji.

Choć przeprowadzanie weryfikacji background screening nie jest jeszcze standardem na każdym etapie rekrutacji, coraz więcej firm – zwłaszcza zatrudniających na stanowiska związane z finansami, danymi lub dostępem do poufnych informacji – traktuje ten proces jako kluczowy element strategii zatrudnienia.

Jedną z metod jest tzw. pre-employment screening. Wywodzi się z USA i Wielkiej Brytanii, gdzie powstał z rzeczywistych potrzeb pracodawców i wskazuje jak zadbać o wewnętrzne bezpieczeństwo firmy już z poziomu rekrutacji. Jest to najprostszy środek prewencyjny pracodawców pomagający uniknąć zatrudnienia nieetycznego pracownika. O czym należy pamiętać decydując się na taką metodę „sprawdzenia” pracownika, aby proces rekrutacyjny był efektywny, bezpieczny  i – co ważne – przyjazny?

Krok 1. Co możesz zyskać?
Świadomość wartości metody background screening

Weryfikacja CV służy szeroko pojętemu unikaniu zatrudniania nieodpowiednich pracowników. Przynosi to szereg korzyści, które bezpośrednio przekładają się na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa w firmie: lepszą jakość zatrudnienia, mniejszą rotację pracowników, większą zgodność w organizacji, wyselekcjonowanie najbardziej wartościowych pracowników oraz minimalizację ryzyka nadużyć pracowniczych, a co z tym związane wzmocnienie reputacji marki oraz oszczędność pieniędzy i czasu.

Dodatkowo, proces background screeningu pozwala uniknąć sytuacji, w których dany kandydat zataja istotne dane dotyczące przeszłości zawodowej lub wykształcenia, co mogłoby skutkować kosztownym błędem rekrutacyjnym.

Dla pracodawców oznacza to większe bezpieczeństwo operacyjne, a dla całej organizacji – spójność wartości i wiarygodność.

Krok 2. Jakie informacje weryfikować?
Świadomość potrzeb firmy

Poziom i ilość weryfikowanych informacji dotyczących kandydata zawsze powinny wynikać z realnych potrzeb firmy i wymogów stanowiska, jakie oferujemy. Czasem wystarczy sama weryfikacja historii edukacji i zatrudnienia, aby uzyskać potrzebne informacje i zatrudnić odpowiednią osobę – takie screeningi stosowane są najczęściej na stanowiskach niższego szczebla. Warto mieć jednak na uwadze, do jakich zasobów pracownik będzie miał dostęp (narzędzia pracy, dostęp do budżetu czy poufnych informacji o firmie) aby odpowiednio dobrać  poziom screeningu. Możliwości jest wiele, zaczynając od weryfikacji historii edukacji, dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacji zawodowych, powiązań biznesowych, referencji, dyplomów i uprawnień, przez identyfikację zadłużeń i historii kryminalnej po sprawozdania medialne. Co za tym idzie, im oferowane stanowisko jest wyższego szczebla, tym więcej danych należy zweryfikować.

W szczególności warto zwrócić uwagę na poprzednie miejsca pracy, zajmowane stanowiska i poziom odpowiedzialności, jaki kandydat miał na wcześniejszych etapach kariery. Pytania dotyczące doświadczenia zawodowego oraz motywacji do zmiany pracy również mogą dostarczyć istotnych sygnałów.

Weryfikacja wykształcenia i niekaralności może być szczególnie istotna w rekrutacjach na stanowiska związane z dostępem do danych klientów, finansami lub odpowiedzialnością prawną.

Zakres procesu weryfikacji powinien być adekwatny do ryzyka związanego z zatrudnieniem danego kandydata i wymaga legalnej podstawy – opartej na dobrowolnej zgodzie i zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Krok 3. Jak weryfikować dane?
Wybór sposobu realizacji background screening

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby rekruterzy samodzielnie przeprowadzali sprawdzenia pracownicze, jeżeli dysponują odpowiednimi zasobami czasowymi i możliwościami. Sposób ten jednak często niesie wiele ograniczeń, także prawnych. Polskie prawo ściśle określa listę danych, których weryfikacji może wymagać pracodawca na potrzeby rekrutacyjne. Lista ta jest jednak krótka i nie pozwala na pozyskanie wszystkich potrzebnych informacji. W tej sytuacji warto zamienić żądanie na prośbę o udzielenie takich informacji. Innym sposobem, rekomendowanym polskim przedsiębiorcom jest korzystanie z outsourcingu usług. Firmy specjalizujące się w przeprowadzaniu procedur pre-employment screening są przygotowane merytorycznie, dysponują właściwym know-how, a także posiadają szersze możliwości pod względem obowiązujących przepisów prawa, które stawia wiele ograniczeń bezpośrednio wobec pracodawcy, jednak nie reguluje w ten sam sposób możliwości działania podmiotów trzecich.

Zewnętrzni dostawcy usług employment screening dysponują narzędziami umożliwiającymi weryfikację danych, do których potencjalny pracodawca nie ma bezpośredniego dostępu – np. dotyczących przeszłości kandydatów, ich zatrudnienia na poprzednich stanowiskach, historii wykształcenia czy niekaralności.

Drogę należy dobierać znowu według potrzeb, przy czym warto mieć na uwadze, że trzecia strona często posiada więcej możliwości prawnych, a także może poświęcić większą ilość czasu na przeprowadzenie tego procesu.

Przeprowadzanie background screeningu – zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie – wymaga legalnej podstawy i ścisłego przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Warto przed rozpoczęciem procesu upewnić się, że wszystkie działania są zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego w sprawie przetwarzania danych osobowych (RODO).

Krok 4. Kiedy i których kandydatów badać?
Wybór właściwego momentu dla background screening

Aby proces background screening przyniósł porządane efekty, jego realizację najlepiej zaplanować po wstępnej selekcji nadesłanych kandydatur. Przeprowadzanie screeningu na wszystkich potencjalnych kandydatach zupełnie mija się z celem. Z kolei screening przeprowadzony zbyt późno również może nie spełniać swoich podstawowych i najbardziej wartościowych funkcji, chroniących firmę przed zagrożeniami, jakimi mogą być kradzieże czy wyciek danych.

Kluczowym momentem jest rozmowa rekrutacyjna, podczas której dokonujemy ocen i wybieramy konkretnych kandydatów, których chcemy zaprosić na kolejne etapy, w tym na przejście procesu background screening.

W praktyce oznacza to, że najlepszym momentem na employment screening jest etap po rozmowie kwalifikacyjnej, kiedy kandydat został już oceniony pod kątem kompetencji, ale przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu. Pozwala to na sprawdzenie, czy dane zawarte w aplikacji są zgodne ze stanem faktycznym, bez zbędnego przedłużania procesu rekrutacyjnego.

Screening kandydatów powinien być stosowany przede wszystkim w przypadku stanowisk związanych z zarządzaniem danymi, finansami, relacjami z klientem lub tam, gdzie ewentualne błędne zatrudnienie może wygenerować ryzyko związane z nadużyciami, stratą reputacyjną lub finansową.

Krok 5. Jak nie zrazić kandydata do firmy?
Przyjazny background screening

Proces background screening nie jest atakiem w stosunku do aplikanta i nigdy nie powinien być tak odbierany. Służy zupełnie innym celom, które świadczyć mają o trosce o szeroko rozumiane bezpieczeństwo w firmie, a w tym także o bezpieczeństwo samego pracownika. Powinien zatem być traktowany, zarówno przez pracodawcę, jak i kandydata, jako standardowa i naturalna procedura.

Aby jednak nie zniechęcić aplikanta, należy odpowiednio wcześniej poinformować, że taki proces jest elementem dalszych etapów rekrutacji. Wystarczy zamieścić notkę informacyjną w ofercie pracy, a w późniejszym etapie udzielić szczegółów, np. podczas rozmowy rekrutacyjnej. Kandydat nie może mieć żadnych wątpliwości co do procesu, jakiemu zostanie poddany. Powinien także wiedzieć, że ma prawo decyzji, czy chce aby jego kandydatura została w ten sposób zweryfikowana.

Tylko transparentny proces employment screeningu, oparty na poszanowaniu i ochronie danych osobowych, buduje zaufanie między pracodawcą a kandydatem.

Background screening powinien być przeprowadzany za obustronną akceptacją poziomu sprawdzenia, po własnoręcznym i dobrowolnym podpisaniu przez kandydata zgody na jego zrealizowanie. Bardzo istotna jest jawna i jasna informacja o tym, że zdecydowaliśmy się na taki proces i wyjaśnienie kandydatowi, jakim celom on służy.

Zapewne większość pracodawców dąży do tego, aby ich procesy rekrutacyjne były efektywne i kończyły się zatrudnieniem właściwego pracownika. Tak jak kandydat sprawdza przyszłego pracodawcę, tak pracodawca chce sprawdzić potencjalnego pracownika, którego przyjmuje do zespołu. Aby przyszła współpraca mogła opierać się na wzajemnym zaufaniu, watro już w trakcie procesu rekrutacji pomyśleć o odpowiednim „sprawdzeniu” wybranych kandydatów.

PS Zanim przejdziesz do sprawdzania rzetelności kandydatów, zadbaj o bezpieczeństwo wszystkich rekrutacyjnych danych. Sprawdź, jak eRecruiter pomaga chronić dane o rekrutacjach i kandydatach.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czym jest background screening?
To proces weryfikacji danych kandydata przed zatrudnieniem (pre-employment screening), obejmujący m.in. sprawdzenie doświadczenia zawodowego, wykształcenia, poprzednich miejsc pracy oraz – jeśli jest to uzasadnione – niekaralności. Jego celem jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa organizacji i minimalizacja ryzyka nadużyć pracowniczych.

2. Czy background screening jest legalny w Polsce?
Tak, pod warunkiem że odbywa się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i posiada legalną podstawę – np. dobrowolną zgodę kandydata. W świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) każdy proces weryfikacji musi być proporcjonalny do celu i rodzaju stanowiska.

3. Jakie informacje można sprawdzać w procesie employment screening?
W zależności od rodzaju stanowiska mogą to być dane dotyczące wykształcenia, zajmowanych wcześniej stanowisk, długości zatrudnienia, referencji, certyfikatów, a także historii niekaralności – o ile zachodzi ku temu potrzeba i zgoda. Weryfikacja tych informacji szczególnie istotna jest przy stanowiskach związanych z finansami, dostępem do danych lub zarządzaniem zespołami.

4. Na jakim etapie rekrutacji należy przeprowadzać background screening?
Najlepiej po rozmowie kwalifikacyjnej i wstępnej selekcji kandydatów – ale przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu. Dzięki temu potencjalny pracodawca może zweryfikować prawdziwość informacji zawartych w aplikacji i ograniczyć ryzyko związane z błędną decyzją rekrutacyjną.

5. Czy kandydat może odmówić udziału w background screeningu?
Tak – udział w procesie wymaga dobrowolnej zgody. Kandydat ma prawo odmówić, ale musi liczyć się z tym, że może to wpłynąć na decyzję rekrutacyjną. Dlatego tak ważne jest, by cały proces był jawny i komunikowany na etapie rekrutacji.

6. Czy zatrudnienie osoby bez screeningu to duże ryzyko?
W wielu przypadkach tak. Zatrudnienie osoby, która zataja informacje o swojej przeszłości, może prowadzić do strat finansowych, utraty poufnych informacji, spadku morale zespołu lub konieczności powtórzenia procesu rekrutacyjnego – co generuje dodatkowe koszty i obniża poziom bezpieczeństwa firmy.

7. Czy każda firma powinna korzystać z usług zewnętrznych dostawców screeningu?
Niekoniecznie. W niektórych przypadkach wystarczy samodzielna weryfikacja, np. referencji lub wykształcenia. Jednak w przypadku stanowisk wyższego szczebla lub obarczonych wysokim ryzykiem, outsourcing pre-employment screening daje dostęp do szerszego zakresu danych i oszczędność czasu oraz pieniędzy.