Czy to możliwe, że w czasach Youtube’a, Facebooka, wszechobecnych smartfonów, tabletów i internetu, który jest zawsze pod ręką, CV w wersji papierowej jest cały czas na porządku dziennym? Zdaje się, że odpowiedź na to pytanie brzmi i będzie brzmiała jeszcze przez jakiś czas: tak!
Z artykułu dowiesz się: czy można zapewnić poufność danych w formie wydrukowanej, co zrobić z CV w wersji papierowej po skończonym procesie rekrutacyjnym, o czym warto pamiętać przygotowując CV, jak nowoczesne narzędzia odpowiadają na potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa danych.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Jak zapewnić poufność danych, które posiadamy w formie wydrukowanej?
- Przede wszystkich należy zadbać o fizyczne zabezpieczenia pomieszczenia, w którym przechowujemy dane. Materiały przechowujmy w szafkach zamkniętych na klucz bądź w sejfach. Obszar przetwarzania danych, czyli pomieszczenie, w którym dane są gromadzone, również powinno być zamykane.
- Uważajmy, żeby w natłoku codziennych obowiązków nie zostawić CV w miejscu łatwo dostępnym, na przykład na biurku lub w hotelowej sali konferencyjnej.
- Trzymajmy się zasady ograniczonego dostępu do danych. Co to oznacza? Do CV, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej, powinny mieć dostęp tylko osoby do tego upoważnione.
Zniszcz i zapomnij
Nasuwa się kolejne pytanie: co zrobić z CV w wersji papierowej po skończonym procesie rekrutacyjnym? Trzeba pamiętać o tym, żeby je zniszczyć w niszczarce. W ten sposób będziemy mieli pewność, że nikt niepowołany nie będzie mógł odczytać i wykorzystać danych.
Papier versus komputer
W obliczu dostępnych rozwiązań technologicznych, powoli mówimy dość papierowej bazie CV. Do wyboru mamy przerzucenie jej do folderów i plików w komputerze, bądź też skorzystanie z ATS-u, czyli aplikacji on-line do zarządzania procesami rekrutacyjnymi.
W pierwszym przypadku warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami: Kto ma dostęp do Twojego komputera? Czy jesteś pewien, że nikt niepowołany się do niego nie dostanie? Czy Twój komputer jest zabezpieczony odpowiednim hasłem (co najmniej 8-znakowym), które znasz tylko Ty? Czy zdarza Ci się korzystać z ogólnodostępnych sieci, na przykład pracując w kawiarni? Wszystkie te sytuacje to potencjalne zagrożenie, dołóż więc wszelkich starań, żeby zabezpieczyć wrażliwe dane osobowe.
W przypadku ATS-ów sprawa jest prostsza. Dzięki aplikacjom on-line możesz mieć pewność, że zbieranie i przechowywanie danych będzie się odbywało zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi ochronę danych osobowych. O tym, w jaki sposób systemy do zarządzania rekrutacjami są zabezpieczone, możesz przeczytać we wpisie sprzed kilku tygodni „Wrażliwe dane kandydatów a ATS-y”.
Z perspektywy kandydata
O czym warto pamiętać, przygotowując CV?
Z jednej strony coraz bardziej popularne są życiorysy w formie infografiki, niestandardowe, graficzne, kolorowe, przygotowane z dużą dbałością o stronę wizualną. Takie CV świetnie będzie się prezentowało na ekranie komputera, niekoniecznie jednak w formie drukowanej. Rekruter korzystając ze zwykłej biurowej drukarki dostanie czarno-biały wydruk marnej jakości. Należałoby więc dostosować szatę graficzną CV do profilu stanowiska i tam gdzie to nie jest potrzebne, postawić na prostotę, a wysyłając plik pamiętać, żeby był to pdf, mamy wtedy pewność, że nic się w nim nie „rozjedzie”.
Z drugiej strony coraz więcej rekruterów rezygnuje z drukowania plików kandydatów, a na spotkanie przychodzi z tabletem czy laptopem. Do tej grupy przemówią z pewnością mniej szablonowe formy prezentacji: wspomniana wcześniej infografika, video CV, które można umieścić na stronie internetowej bądź zagnieździć w dokumencie pdf, czy też serwisy internetowe, gdzie można zamieścić niestandardowe prezentacje on-line.
Okiem rekrutera
Rekruterzy coraz częściej idą z duchem czasu i wykorzystują dostępne narzędzia technologiczne, które pomagają im w codziennej pracy. W pewnym sensie wymusza to na nich poniekąd fakt, że muszą „nadążyć” za nowymi pokoleniami kandydatów. Może zatem czas najwyższy zrezygnować z drukowania CV? Nie trzeba się wtedy martwić, czy wydruk jest odpowiednio zabezpieczony, a potem zniszczony, a kandydat ma większe pole do popisu i może przedstawić swoją osobę w sposób nieszablonowy.
P.S. Otwórz się na nowe możliwości w rekrutacji. Sprawdź, w jaki sposób eRecruiter usprawnia codzienną pracę i rekruterów.
