W dużych organizacjach, liczących kilkaset, a nawet kila tysięcy pracowników i prowadzących liczne procesy rekrutacyjne, zatrudnianie pracowników przestaje być domeną rekruterów. Choć ci nadal mają pełne ręce pracy, to dzięki wsparciu technologii część rekrutacyjnych obowiązków może być z powodzeniem przejmowana przez menedżerów.
W takim scenariuszu dział HR staje się centrum dowodzenia, które oczywiście wspiera kierowników w pozyskiwaniu najlepszych talentów, ale też dba o efektywność i spójność procesów, właściwy przepływ informacji i stoi na straży bezpieczeństwa danych. Jak zatroszczyć się o tak ważne kwestie i efektywnie zarządzać rekrutacjami przy współpracy z licznym gronem rekrutujących menedżerów? Na te i inne pytania odpowiada Katarzyna Kowalczyk, HR Business Partner w firmie ProService Finteco.
Co jest domeną działania ProService Finteco? Jak duża to jest organizacja?
Katarzyna Kowalczyk: ProService Finteco Sp. z o.o. jest spółką dostarczającą profesjonalne i kompleksowe rozwiązania informatyczne oraz świadcząca usługi dla instytucji finansowych w Polsce i za granicą. Istnieje na rynku od 1994r. i pierwotnie znana była pod nazwą CA IS Agent Transferowy S.A. Obecnie łączna liczba pracowników i współpracowników zbliża się do 1 000. Pracujemy z kilku lokalizacji w Polsce, jednak naszym headquater jest Warszawa.
Jak dużo rekrutacji prowadzicie Państwo w ciągu roku? Czym charakteryzują się rekrutacje w Państwa firmie?
Dla przykładu mogę podać, że w 2021 r., zatrudniliśmy do tej pory 245 pracowników i współpracowników i w dalszym ciągu mamy otwartych około 50 procesów rekrutacyjnych na różne stanowiska i różny poziom doświadczenia. Wszystkie te projekty przechodzą przez HR Business Partnerów przypisanych do konkretnych obszarów. W ProService na stanowisku HR Business Partner pracują obecnie 4 osoby.
Tak jak wspomniałam, pozyskujemy pracowników do wszystkich obszarów działalności, na różne poziomy stanowisk. Profil rekrutowanych osób różnicujemy pod kątem wiedzy, umiejętności i posiadanego doświadczenia. Rekrutujemy zarówno osoby, dla których byłaby to pierwsza praca, takie, które będą zarządzały zespołem, jak również osoby na stanowiska dyrektorskie. W głównej mierze rekrutacje prowadzone są do Biura Operacji oraz IT i stanowią one 80% wszystkich rekrutacji.
Proces rekrutacji zawsze dostosowujemy do charakterystyki danego stanowiska, dlatego podczas rekrutacji do niektórych działów stosujemy dodatkowe testy. Stosujemy je na przykład, gdy od kandydatów oczekujemy bardzo dobrej znajomości Excela. Z kolei w innych procesach do weryfikacji wiedzy i umiejętności służą nam już zupełnie inne narzędzia.
Z jakimi wyzwaniami mierzą się Państwo przy tych rekrutacjach?
Konkurencja na rynku jest ogromna i nie jest żadną tajemnicą, że od kilku lat mamy do czynienia z tzw. rynkiem pracownika. W związku z tym borykamy się w głównej mierze z czasem. Kluczowe jest dla nas, aby jak najszybciej spotkać się wybranym kandydatem i równie szybko udzielić mu feedbacku. Z informacją zwrotną wracamy często już na 2-3 dzień po rozmowie. Firmy prześcigają się w metodach i pomysłach, jak zachęcić potencjalnego pracownika. W naszym odczuciu najważniejsza jest szczera rozmowa rekrutacyjna z jasno wytyczoną ścieżką i planami, co do tego stanowiska oraz jasno sprecyzowanymi oczekiwaniami w stosunku do pracownika, który dane stanowisko obejmie.
Czy w rekrutacje zaangażowani się kierownicy?
Tak, menadżerowie również uczestniczą w rozmowach rekrutacyjnych. Zależy nam na tym, aby kandydat miał okazję poznać swojego przyszłego przełożonego. Wówczas pierwszy dzień nie jest już tak stresujący, bo w nowym miejscu jest chociaż ta jedna znajoma twarz 😊
Jakie narzędzia ułatwiają Państwu prowadzenie rekrutacji i zarządzanie procesami, w których udział biorą menedżerowie?
Korzystamy z eRecruiter, który zdecydowanie ułatwia nam pracę. Wszystko jest poukładane, kandydaci przypisani są pod konkretny projekt/stanowisko, na które aplikowali. Dużym plusem systemu jest możliwość przypisania do projektów menedżerów, którzy rekrutują pracowników do swoich zespołów. Robimy to poprzez nadawanie im dostępów do platformy z określonym dla nich poziomem uprawnień. Wówczas menedżer może sam przeprowadzić selekcję aplikacji i wybrać osoby, z którymi chciałby się spotkać. To olbrzymie ułatwienie dla działu HR, który w jednym czasie musi często zapanować nad wieloma różnymi procesami w organizacji.
Kolejnym narzędziem, z którego korzystamy są portale z możliwością opublikowania ogłoszenia o pracę. W przypadku stanowisk technicznych publikujemy na portalach branżowych, na które docierają tylko i wyłącznie konkretne grupy zawodowe. Prężnie działamy również na LinkedIn i promujemy markę pracodawcy, aby stawać się coraz bardziej rozpoznawalnymi wśród potencjalnych kandydatów.
W jaki sposób dbają Państwo o efektywne zarządzanie pulą dostępów do systemu? Kto zarządza dostępami w Państwa firmie?
Każdy HR Biznes Partner samodzielnie zarządza dostępami do systemu eRecruiter w ramach swoich rekrutacji. Wynika to z tego, że każda z nas odpowiada za inny obszar. Loginy weryfikujemy są na bieżąco tzn. menedżer, który prowadzi obecnie rekrutację otrzymuje dostęp do systemu i jest to rola użytkownika, której poziom umożliwia tylko weryfikację CV oraz oznaczenie chęci spotkania się z danym kandydatem. Po zakończonym procesie rekrutacyjnym dostęp jest odbierany, przez co wraca do puli i może zostać nadany innemu menedżerowi, u którego wystąpiła potrzeba zatrudnienia pracownika.
Jakie korzyści przynosi zespołowi HR, ale też całej organizacji trzymanie ręki na pulsie w zakresie monitorowania dostępów i możliwość samodzielnego zarządzania pulą dostępów?
Jak już wcześniej wspomniałam nadawanie menedżerom dostępów do systemu, aby mogli sami weryfikować CV to dla nas genialne rozwiązanie. Taki sposób zapewnia szybszy proces rekrutacyjny oraz większe angażowanie się menedżera w budowanie zespołu. Różne poziomy uprawnień zapewniają bezpieczeństwo i poufność danych. Dodatkowo samo zarządzanie dostępami pozwala na większą kontrolę tego, kto i za co jest odpowiedzialny.
Dziękuję za rozmowę!
Zarządzanie dostępami do danych w eRecruiter
W eRecruiter możesz samodzielnie zarządzać dostępami do systemu pracowników w Twojej organizacji. Zdecydujesz, kto ma mieć dostęp do projektów rekrutacyjnych i z jakim poziomem uprawnień. Zapewnisz tym samym efektywną współpracę w ramach zespołów, niezakłócony przepływ informacji do biznesu i zyskasz gwarancję bezpiecznego przetwarzania danych kandydatów. Zgłoś się na prezentację systemu, a z przyjemnością pokażemy Ci te i inne możliwości eRecruiter.
