Strona główna Blog ATS Wskaźniki KPI dla HR. Jak skutecznie mierzyć efektywność rekrutacji?

Wskaźniki KPI dla HR. Jak skutecznie mierzyć efektywność rekrutacji?

Zanim przejdziemy do omawiania wskaźników KPI dla HR, zacznijmy od podstawowego pytania: dlaczego warto ustalać mierniki efektywności rekrutacji? Jak mówił Peter Drucker:

Nie możesz zarządzać tym, czego nie możesz zmierzyć.

Można to rozwinąć jako: jeśli czegoś nie mierzysz, to skąd wiesz, jak Ci idzie? Inaczej mówiąc, bez dobrze dobranych KPI ciężko realnie oceniać sensowność prowadzonych przez nas działań. Mierniki pozwalają sprawdzić, które z naszych działań mają sens, a które wymagają optymalizacji. Dlatego powiedzmy to głośno: każda firma prowadząca działania rekrutacyjne powinna mieć takie mierniki ustalone, monitorować je na bieżąco i w oparciu o nie dokonywać oceny podjętych działań.

Jak zatem zabrać się za wybór mierników odpowiednich dla naszej firmy, czyli naszych KPI? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.

Co to znaczy „mierniki dobrze dobrane do firmy”?

Nie ma uniwersalnego zestawu mierników, które pasowałyby do każdej firmy. Mierniki rekrutacyjne powinny zależeć od głównych celów, jakie stawiane są przed rekrutacją w naszej firmie. Czy mamy rekrutować szybciej, więcej, taniej, czy też lepiej dopasowanych pracowników? Każdej z tych sytuacji będzie odpowiadał inny miernik. (Jeśli w Twojej firmie pojawia się oczekiwanie, aby spełnić wszystkie te oczekiwania jednocześnie… będzie to bardzo trudne, choć nie znaczy, że niemożliwe. Sensowniejsze będzie jednak spełnianie tych celów po kolei, a nie w tym samym czasie).

Po czym poznać dobrze dobrany miernik KPI dla HR?

Dobrze dobrany miernik to taki, który wpływa na nasze zachowania. Oznacza to, że znamy jego wartość i podejmujemy działania skierowane na optymalizację tego miernika (podnoszenie lub obniżanie, w zależności od rodzaju miernika). Jeśli w firmie funkcjonują mierniki, które jedynie obserwujemy i raportujemy, ale nie podejmujemy działań, które miałyby na nie wpływać, to nie powinien to być nasz KPI. Bywa, że tak dzieje się z danym miernikiem, który osiągnął już zadowalający nas poziom i dalsza jego optymalizacja nie ma sensu. Wtedy pora na nowy KPI.

Poniżej znajdziesz omówienie trzech podstawowych mierników, od których warto zacząć pracę z analityką w rekrutacji.

1. Mierniki pokazujące zakres podejmowanych działań

Jest kilka podstawowych mierników, które będą pokazywały, co w ostatnim czasie działo się w zespole rekrutacji. Będą to przede wszystkim: liczba otwartych oraz zamkniętych rekrutacji. Przy kilku osobach w zespole warto też sprawdzać, jak wygląda to per rekruter, a także jak zmienia się to w czasie. Sama liczba rekrutacji na jedną osobę niekoniecznie jeszcze pokazuje nam poziom obciążenia pracą jednej osoby. Są przecież rekrutacje, które realizuje się łatwiej i trudniej.

Dlatego, chcąc ocenić różnice pomiędzy osobami w zespole, warto wziąć pod uwagę także typ rekrutacji (profil kandydatów, poziom specjalizacji i doświadczenia) oraz hiring menedżerów, z którymi współpracują rekruterzy.

Analizując z kolei zmiany w czasie w liczbie otwartych i zamkniętych rekrutacji w zespole, warto monitorować, czy nie zbliżamy się do poziomu maksymalnej liczby rekrutacji per rekruter. Ta maksymalna wartość liczby rekrutacji na 1 osobę będzie inna dla każdej firmy i rekrutera, bo zależy od bardzo wielu czynników. Możemy jednak założyć, że przy liczbie ok. 10 i więcej otwartych rekrutacji na osobę zaczynamy dochodzić do momentu, w którym realizacja procesu na wysokim poziomie (np. z zadbaniem o doświadczenia kandydatów) zaczyna być utrudniona.

Zmiany w czasie w liczbie otwartych i zamkniętych rekrutacji
Źródło: Moduł Raporty Expert w eRecruiter

2. Mierniki pokazujące szybkość (sprawność) prowadzonych działań

Zestaw mierników KPI, które będą wskazywały, na ile szybko udaje nam się zatrudniać pracowników to:

  • time to offer,
  • time to fill,
  • time to hire.

Każdy z nich pokazuje dni potrzebne do zatrudnienia, choć nieco z innego punktu widzenia.

Time to offer

Time to offer to liczba dni, jaka mija dla kandydata od momentu zaaplikowania do otrzymania oferty. To jeden z mierników, który będzie odpowiedni dla firm, które chcą zadbać o doświadczenia kandydatów. Sprawność organizacji rekrutacji to bardzo ważny czynnik dla kandydatów: jest wyrazem zaangażowania pracodawcy w proces i dla wielu z nich wskaźnikiem tego, na ile sprawnie działają też inne procesy w firmie. Dodatkowo, na wysoce konkurencyjnym rynku kandydatów, a mamy z takim do czynienia obecnie w bardzo wielu branżach, powinniśmy czuć się szczególnie dopingowani do optymalizacji tego miernika.

Sprawnie przebiegające procesy rekrutacji to po prostu większa szansa dla nas, że proces zostanie domknięty w czasie, kiedy motywacja kandydata jest największa i nie zostaniemy ubiegnięci przez inną firmę.

Time to fill

Time to fill to liczba dni, jaka mija od startu rekrutacji do znalezienia kandydata, który przyjmuje ofertę zatrudnienia. Miernik ten odzwierciedla w dużej mierze sprawność naszego procesu rekrutacji. Pokazuje, ile średnio czasu potrzebujemy jako firma, aby znaleźć kandydata odpowiadającego naszym potrzebom.

W wielu firmach time to fill bywa utożsamiany jedynie z jakością pracy rekruterów. To błąd! Bowiem na to, jak sprawnie przebiegają nasze procesy, w dużej mierze wpływa też współpraca z hiring menedżerami, ich responsywność i dostępność w procesie.

Aby to nieco mocniej zakomunikować biznesowi, warto wspomagać się też dodatkowymi miernikami (więcej o tym niżej w poście).

Time to hire

Time to hire to liczba dni, jaka mija od startu rekrutacji do momentu pojawienia się kandydata w firmie. To miernik bardzo istotny dla biznesu. Warto go komunikować razem z time to fill, aby hiring menedżerowie mogli zaplanować czas potrzebny na przyjście kandydata do pracy (i odpowiednio wcześniej zgłaszać zapotrzebowanie na pracowników). Różnica pomiędzy wartością miernika time to fill (w wielu firmach będzie to ok. 30-50 dni) a wartością miernika time to hire może wynosić od kilku do nawet 90 dni! Zależy ona od gotowości kandydatów do rozpoczęcia pracy w naszej firmie, warunkowanej głównie długością okresu wypowiedzenia kandydatów.

To, że wartość time to hire rośnie, niekoniecznie może wynikać z faktu, że w firmie dzieje się coś złego. Na jego wydłużenie wpływa m.in. rosnący poziom seniority naszych kandydatów: bardziej doświadczeni na rynku pracownicy mają z reguły dłuższe okresy wypowiedzenia.

Podstawowe KPI dla HR
Źródło: Moduł Raporty Expert w eRecruiter

3. Mierniki, za które HR odpowiada wspólnie z biznesem

Mierników rekrutacyjnych nie warto zachowywać jedynie dla siebie. Zamiast tego lepiej komunikować je jasno w firmie. Mierniki dotyczące liczby otwartych i zamykanych rekrutacji pokazują poziom obciążenia rekruterów pracą, z którego poszczególni hiring menedżerowie mogą sobie nie zdawać sprawy (podobnie jak kierownictwo firmy).

Są jednak szczególne mierniki, na które wpływ ma nie tylko jakość pracy rekruterów, ale też hiring menedżerów. Z omawianych powyżej przykładów będzie to przede wszystkim time to fill, tyle że… nie od razu na poziomie firmy pojawia się odpowiednie postrzeganie tego miernika. Dlatego bardzo ważne jest „rozbijanie” time to fill na mniejsze części i pokazywanie roli poszczególnych składowych.

Mierniki składowe time to fill

Przykładowo, jednym z mierników, jakim warto się tutaj posłużyć, będzie średni czas oceny kart kandydatów (lub CV) przez menedżerów. Po pierwsze, pokazuje on, ile średnio czasu potrzebują menedżerowie w firmie na reakcję na przesłane im do oceny aplikacje kandydatów. Jest to jeden z kluczowych dla kandydatów momentów w procesie rekrutacji, kiedy ich motywacja do wzięcia udziału w procesie jest jeszcze bardzo duża. Miernik ten pokazuje, na ile rzeczywiście rekrutacje mają dla menedżerów priorytetowe znaczenie. Oraz na ile czas rekrutacji zależy od samego biznesu, a nie jest jedynie spowodowany tempem pracy HR-u. Takie przedstawienie danych może zmotywować biznes do zmiany zachowań i szybszego reagowania – poprzez pokazanie, że są w firmie menedżerowie, których reakcja na karty kandydatów jest szybka (co korzystnie wpływa na czas trwania prowadzonych dla nich procesów).

Na początku tego artykułu wspominałam, że warto w firmie dobierać mierniki do celów danej firmy.

Jeśli jesteście firmą, która naprawdę chce zadbać o doświadczenia kandydatów, to czas oceny karty kandydata przez menedżera powinien być bardzo krótki (1-2, max. 3 dni) i taki KPI warto ustawić jako firmowy cel.

Średni czas oceny Kart Kandydatów przez menedżerów - wykres
Źródło: Moduł Raporty Expert w eRecruiter

Omówione w tekście KPI dla HR to naprawdę podstawowe mierniki rekrutacyjne, które trzeba znać i monitorować w Twojej firmie. Warto od nich zacząć, aby wkrótce móc przejść na bardziej zaawansowany poziom analityki rekrutacyjnej – niedługo na blogu znajdziesz kolejne podpowiedzi na ten temat!

Dowiedz się więcej

Wszystkie omawiane i przedstawione na grafikach mierniki są dostępne w ramach Modułu Raporty Expert w eRecruiter. Jeżeli chcesz dowiedzieć się o nim więcej, skontaktuj się ze swoim opiekunem po stronie eRecruiter lub porozmawiaj z naszym ekspertem.


Marta Pawlak-Dobrzańska – Ekspert analityki HR, CEO/Strateg i Analityk w Great Digital