Jak przygotować się na wypowiedzenie umowy przez pracownika?

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika to moment, który wiąże się nie tylko z formalnościami, ale też z ryzykiem utraty wiedzy, kompetencji i ciągłości procesów. Z punktu widzenia działu HR warto nie tylko znać podstawowe zasady kodeksowe, ale również odpowiednio się przygotować: procedurami, komunikacją i dokumentacją.

W tym artykule zebraliśmy najważniejsze informacje, które pozwolą specjalistom ds. kadr i rekrutacji odpowiednio zareagować na wypowiedzenie – niezależnie od jego formy. Omawiamy rodzaje wypowiedzeń, okresy wypowiedzenia zależne od stażu i rodzaju umowy, oraz wskazujemy, jakie działania warto wdrożyć, by zakończenie współpracy przebiegało sprawnie – z poszanowaniem prawa i employer brandingu.

W jakich sytuacjach pracownik może złożyć wypowiedzenie?

Zgodnie z przepisami, każda ze stron stosunku pracy – zarówno pracodawca, jak i pracownik – ma prawo zakończyć współpracę poprzez wypowiedzenie umowy. W przypadku wypowiedzenia inicjowanego przez pracownika nie ma obowiązku podawania przyczyny. Niemniej jednak, z perspektywy HR, warto analizować przyczyny odejść, ponieważ mogą one wskazywać na głębsze problemy w organizacji.

Najczęstsze powody odejścia pracownika:

• lepsza oferta pracy (warunki finansowe, benefity, rozwój),
• zmiana sytuacji osobistej (przeprowadzka, stan zdrowia, opieka nad dzieckiem),
• brak możliwości awansu lub rozwoju zawodowego,
• napięta atmosfera lub konflikt w zespole,
• brak równowagi między pracą a życiem prywatnym (work-life balance).

➡ Warto w tym miejscu wspomnieć o znaczeniu exit interview, które umożliwia zebranie wartościowego feedbacku. Jak pokazuje nasz wpis „4 kluczowe pytania podczas exit interview”, rozmowa kończąca współpracę to nie tylko formalność, ale i ważne narzędzie rozwoju organizacji.

Stanowisko HR wobec wypowiedzenia

Złożenie wypowiedzenia przez pracownika to jednostronne oświadczenie woli – nie wymaga ono zgody pracodawcy. Wystarczy, że dokument zostanie skutecznie doręczony i możliwy do odczytania – np. przekazany osobiście, wysłany pocztą lub drogą elektroniczną (jeśli taka forma komunikacji została przyjęta w organizacji).

Dla zespołu HR kluczowe jest:

• zapewnienie, że dokument został formalnie przyjęty i potwierdzony,
• rozpoczęcie procesu offboardingu (np. przekazanie obowiązków, przygotowanie świadectwa pracy, rozliczenie benefitów),
• zabezpieczenie wiedzy organizacyjnej i przygotowanie planu rekrutacji zastępstwa.

Jaki jest czas na wypowiedzenie umowy o pracę? Co HR musi wiedzieć o skutecznym doręczeniu

Z punktu widzenia działu HR, istotne jest nie tylko to, że pracownik złożył wypowiedzenie, ale kiedy oraz w jaki sposób to zrobił. To od momentu doręczenia dokumentu zaczyna się bowiem bieg okresu wypowiedzenia, który wpływa na dalsze planowanie działań kadrowych, rekrutacyjnych i organizacyjnych.

Kiedy wypowiedzenie zaczyna obowiązywać?

Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego (stosowanego odpowiednio na gruncie prawa pracy), wypowiedzenie staje się skuteczne, gdy adresat miał możliwość zapoznania się z jego treścią. W praktyce oznacza to:

• datę osobistego przekazania dokumentu,
• datę odbioru przesyłki poleconej (jeśli pracownik wysłał wypowiedzenie pocztą),
• moment, w którym pracodawca otrzymał wiadomość e-mail z załączonym wypowiedzeniem – pod warunkiem że taka forma jest uznana w firmie.

➡ Warto zadbać o to, by odbiór wypowiedzenia został potwierdzony pisemnie lub w systemie HR. W razie sporu dowód doręczenia będzie kluczowy.

Na co HR powinno zwrócić uwagę:

• Miesięczne okresy wypowiedzenia kończą się zawsze z końcem miesiąca kalendarzowego, niezależnie od dnia złożenia wypowiedzenia.
• Tygodniowe okresy (np. przy umowach na okres próbny) liczone są w dniach kalendarzowych, a nie roboczych.
• Nawet jeśli pracownik złoży wypowiedzenie w dzień wolny od pracy (np. niedzielę), a dokument zostanie odebrany np. mailem lub fizycznie przez przełożonego – okres wypowiedzenia biegnie od tej daty.

➡ HR powinien zadbać o aktualizację harmonogramu zatrudnienia oraz rozpocząć działania offboardingowe natychmiast po doręczeniu wypowiedzenia.

Pro tip: Jeśli w organizacji nie ma standardów doręczania wypowiedzeń, warto je wdrożyć i opisać w polityce kadrowej. To ułatwia życie zarówno pracownikom, jak i działowi HR.

Zastanawiasz się, jak zatrzymać talenty w firmie? Sprawdź nasz wpis blogowy na ten temat: Strategie retencji pracowników.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy o pracę? Przewodnik dla działów HR

Długość okresu wypowiedzenia to jeden z kluczowych czynników wpływających na planowanie rekrutacji zastępczej, sukcesję stanowisk i organizację zespołu. Zależna jest ona od dwóch zmiennych: rodzaju umowy i stażu pracy pracownika u danego pracodawcy (Źródło: Inforlex).

Umowa na okres próbny:

Umowa na czas określony i nieokreślony:

Zarówno w przypadku umowy na czas określony, jak i na czas nieokreślony, obowiązują te same zasady, które zależą od okresu zatrudnienia pracownika:

➡ Uwaga: zgodnie z art. 36 §1 Kodeksu pracy, do stażu pracy wlicza się również poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli nastąpiły po sobie w ciągłości.

Możliwość indywidualnego wydłużenia okresu wypowiedzenia

Pracodawca i pracownik mogą ustalić dłuższy okres wypowiedzenia niż wymagany przepisami, pod warunkiem że jest to korzystne dla pracownika (art. 18 KP). W praktyce taka klauzula pojawia się najczęściej w umowach z kadrą kierowniczą.

Jak prawidłowo rozwiązać umowę o pracę? Przegląd form rozwiązania stosunku pracy z perspektywy HR

Zespół HR musi być przygotowany na różne scenariusze zakończenia współpracy – zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy. Każda z form rozwiązania umowy o pracę wiąże się z innymi obowiązkami formalnymi, terminami oraz konsekwencjami organizacyjnymi.

Poniżej przedstawiamy trzy podstawowe rodzaje rozwiązania umowy o pracę, wraz z praktycznymi wskazówkami dla działów kadr i rekrutacji.

1. Wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia

To najczęstszy i najbardziej przewidywalny wariant zakończenia stosunku pracy.

Charakterystyka:

• Jednostronne oświadczenie woli – nie wymaga zgody drugiej strony.
• Obowiązuje ustawowy okres wypowiedzenia (np. 2 tygodnie, 1 miesiąc, 3 miesiące).
• Pracownik co do zasady świadczy pracę do końca okresu wypowiedzenia.

Obowiązki HR:

• Potwierdzić pisemnie otrzymanie wypowiedzenia.
• Ustalić, czy pracownik będzie wykonywał obowiązki do końca, czy zostanie z nich zwolniony.
• Zapewnić przekazanie wiedzy, rozliczenie benefitów i przygotowanie świadectwa pracy.

✅ Dobrą praktyką jest ustalenie harmonogramu offboardingu i przekazania projektów już pierwszego dnia po otrzymaniu wypowiedzenia.

2. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

To najbardziej elastyczna forma zakończenia stosunku pracy, często stosowana w sytuacjach, gdy strony chcą rozstać się szybciej lub w neutralnych warunkach.

Charakterystyka:

• Wymaga pisemnej zgody obu stron.
• Data zakończenia umowy może być ustalona dowolnie – np. „z dniem dzisiejszym” lub „za dwa tygodnie”.
• Może być zaproponowana przez pracownika lub pracodawcę.

Obowiązki HR:

• Spisać porozumienie na piśmie – z podaniem daty rozwiązania umowy.
• Uzgodnić z przełożonym i pracownikiem sposób przekazania obowiązków.
• Zakończyć współpracę zgodnie z ustaloną datą – pamiętając o dokumentacji i rozliczeniach.

🟢 W wielu organizacjach rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron jest preferowaną opcją, jeśli np. pracownik znajduje nową pracę i chce szybciej odejść, a firma może mu to umożliwić bez zaburzenia procesów.

3. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

To forma wyjątkowa, obwarowana przepisami prawa, stosowana tylko w określonych przypadkach.

Przykłady:

• Ciężkie naruszenie obowiązków przez pracownika.
• Orzeczenie lekarskie o niezdolności do pracy z przyczyn zdrowotnych.
• Utrata kwalifikacji niezbędnych do wykonywania pracy (np. utrata prawa jazdy przez kierowcę).

Obowiązki HR:

• Sporządzić pisemne uzasadnienie rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym.
• Doręczyć dokument w sposób umożliwiający potwierdzenie odbioru.
• Poinformować pracownika o prawie do odwołania się do sądu pracy.

⚠️ Ważne: W przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia dział HR powinien działać w ścisłej współpracy z działem prawnym, by uniknąć ryzyka nieuzasadnionego zwolnienia.

Zwalniasz pracownika, ale chcesz pozostać z nim w dobrych stosunkach? Sprawdź, jak skuteczny outplacement może Ci w tym pomóc.

Jak HR powinien weryfikować wypowiedzenie z pracy? Standardy, które warto wdrożyć

Choć samo wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem pracownika, to w praktyce dział HR odgrywa kluczową rolę w przyjęciu i prawidłowym udokumentowaniu tej decyzji. Poniżej omawiamy, co powinno zawierać formalne wypowiedzenie i jak stworzyć system, który pozwoli przyjmować je w sposób uporządkowany i bez ryzyka prawnego.

Co powinno zawierać poprawne wypowiedzenie umowy o pracę?

Weryfikując wypowiedzenie złożone przez pracownika, HR powinien sprawdzić, czy dokument zawiera:

✅ Datę i miejsce sporządzenia – zwykle w prawym górnym rogu.
✅ Dane pracownika – imię, nazwisko, adres zamieszkania.
✅ Dane pracodawcy – pełna nazwa firmy i jej adres.
✅ Tytuł dokumentu – np. „Wypowiedzenie umowy o pracę”.
✅ Treść właściwą – z określeniem daty zawarcia umowy oraz długości okresu wypowiedzenia, np.:

„Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 10 stycznia 2022 r. z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego 1 miesiąc.”

✅ Podpis pracownika – odręczny lub elektroniczny.
✅ (Opcjonalnie) prośbę o zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, jeśli pracownik tego oczekuje.

Standardy przyjmowania wypowiedzeń – dobre praktyki dla HR

1. Potwierdzenie odbioru – HR powinien każdorazowo opatrzyć dokument pieczęcią lub podpisem osoby przyjmującej wypowiedzenie, z adnotacją „Potwierdzam otrzymanie w dniu…”.
2. Ewidencja – wypowiedzenia powinny być rejestrowane w wewnętrznym systemie kadrowym (lub choćby na liście papierowej), z przypisaniem do konkretnego numeru sprawy lub akt osobowych.
3. Wzory dokumentów – warto udostępnić pracownikom firmowy wzór wypowiedzenia, np. w intranecie, polityce HR lub w przewodniku dla nowych pracowników. Pozwoli to uniknąć błędów formalnych i nieporozumień.
4. Kanał doręczenia – rekomendowana forma to wersja papierowa z podpisem własnoręcznym lub elektroniczne wypowiedzenie przesłane z firmowego maila pracownika – pod warunkiem że taki kanał komunikacji został wcześniej zaakceptowany i zapisany w regulaminie pracy.
5. Zachowanie neutralnego tonu – HR powinien unikać komentarzy lub interpretacji treści wypowiedzenia. To dokument prawny – nie emocjonalny.

Jak HR może wspierać pracownika, który chce samodzielnie napisać wypowiedzenie?

Zdarza się, że pracownicy chcą samodzielnie napisać wypowiedzenie – bez korzystania z gotowych szablonów czy wsparcia prawnego. Rolą HR w takiej sytuacji nie jest zniechęcanie do tego kroku ani wywieranie wpływu na decyzję, lecz zapewnienie przejrzystości formalnej oraz wsparcie techniczne.

Dzięki właściwemu podejściu dział HR może sprawić, że nawet trudna decyzja pracownika zostanie przeprowadzona profesjonalnie – z poszanowaniem przepisów, spokoju wewnętrznego i zgodnie z interesem organizacji.

Co może zrobić HR?

🔹 Udostępnić wzór wypowiedzenia – w firmowym intranecie, pakiecie onboardingu/offboardingu lub w regulaminie pracy. Niech będzie krótki, neutralny i zgodny z kodeksem.

🔹 Przygotować checklistę – np. w formie infografiki lub dokumentu PDF z punktami do odhaczenia: dane osobowe, data, treść, podpis, adresat.

🔹 Zapewnić dyskrecję – pracownik może chcieć napisać wypowiedzenie poza godzinami pracy lub poza biurem. HR powinien uszanować tę potrzebę.

🔹 Zaproponować formalne wsparcie – np. w formie sprawdzenia treści dokumentu pod kątem zgodności z wymogami formalnymi, bez ingerowania w decyzję lub uzasadnienie.

🔹 Poinformować o konsekwencjach – np. o obowiązku wykorzystania urlopu, zasadach zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, czy terminie wystawienia świadectwa pracy.

Przykładowa instrukcja dla pracownika (do umieszczenia w przewodniku HR)

Jak napisać wypowiedzenie umowy:

1. W prawym górnym rogu wpisz miejscowość i datę.
2. Po lewej stronie wpisz swoje dane oraz dane pracodawcy.
3. Tytułuj dokument jako: Wypowiedzenie umowy o pracę.
4. Napisz:
   

   „Wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 1 marca 2023 r. z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego 1 miesiąc. Proszę o potwierdzenie otrzymania.”

5. Podpisz dokument i przekaż go bezpośrednio do działu HR lub przełożonego.

🔍 Rola HR? Bezpieczna przestrzeń, nie presja

W sytuacji wypowiedzenia najważniejsze jest, by nie oceniać decyzji pracownika. Rolą HR jest zapewnienie, że formalności zostały spełnione, a organizacja może płynnie rozpocząć offboarding i ewentualną rekrutację zastępstwa.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę

[Miejscowość], [data]

[Imię i nazwisko pracownika]
[Adres zamieszkania]

Do:
[Nazwa pracodawcy]
[Adres siedziby firmy]

Wypowiedzenie umowy o pracę

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia [data zawarcia umowy] z [nazwa pracodawcy], z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego [np. jeden miesiąc], zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy.

Proszę o wystawienie świadectwa pracy oraz rozliczenie należnych świadczeń w ustawowym terminie.

W przypadku decyzji o zwolnieniu mnie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, proszę o stosowną informację na piśmie.

Z poważaniem,
(podpis pracownika)
[Imię i nazwisko]

Potwierdzam otrzymanie wypowiedzenia
(podpis pracodawcy / przedstawiciela pracodawcy)
Data: [__________]

Jak HR może przygotować menedżera na rozmowę z pracownikiem, który chce odejść?

Zanim wypowiedzenie trafi formalnie do działu kadr, pracownik często zaczyna od rozmowy z bezpośrednim przełożonym. Dobrze przygotowany menedżer liniowy – ze wsparciem HR – może sprawić, że to trudne spotkanie przebiegnie profesjonalnie, spokojnie i bez niepotrzebnego napięcia.

Dla zespołu HR to moment, w którym warto edukować liderów, jak rozmawiać o wypowiedzeniu i jak reagować, by nie spalić mostów i nie utrudniać offboardingu.

Dobre praktyki dla przełożonego – warto przekazać menedżerom:

🔹 Nie reaguj emocjonalnie – niezależnie od zaskoczenia, decyzja o odejściu nie powinna być oceniana ani kwestionowana.
🔹 Zadawaj pytania, nie naciskaj – np. „Co wpłynęło na tę decyzję?”, „Czy chcesz podzielić się uwagami, które mogą nam pomóc?”
🔹 Zaoferuj pomoc w przekazaniu obowiązków – np. „Jak możemy wspólnie zaplanować ten okres przejściowy?”.
🔹 Zgłoś decyzję do HR niezwłocznie – najlepiej jeszcze tego samego dnia, by nie opóźniać formalności.

➡ HR może przygotować krótką instrukcję lub szkolenie dla menedżerów z zakresu komunikacji przy odejściach pracowników – to inwestycja, która poprawia klimat organizacyjny.

Employer branding zaczyna się tam, gdzie kończy się współpraca

Rozmowa o odejściu pracownika to także moment prawdy o firmie. Jeśli proces ten zostanie poprowadzony z szacunkiem i spokojem, może przyczynić się do pozytywnego odbioru marki pracodawcy (employer branding) – również na zewnątrz. W przeciwnym razie – jedno źle poprowadzone rozstanie może szybko trafić do opinii publicznej lub social media.

🔄 Zadbaj o exit interview, którego celem nie jest „rozliczanie”, ale zdobycie wartościowego feedbacku – narzędziem może być ankieta online, rozmowa osobista lub wideorozmowa.

📢 Przykład dobrej praktyki: firma, która pożegnała specjalistę IT, wręczyła mu list z podziękowaniem za wkład w rozwój projektów – i zaprosiła do sieci alumni na LinkedIn. Takie gesty budują reputację.

Czy pracodawca może odmówić przyjęcia wypowiedzenia? HR zna odpowiedź

To pytanie pojawia się często – zarówno od pracowników, jak i początkujących liderów. Warto jasno zakomunikować wszystkim stronom, że wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli, które nie wymaga akceptacji drugiej strony.

Co HR powinien wiedzieć i egzekwować:

• Wypowiedzenie staje się skuteczne w chwili, gdy druga strona (pracodawca) mogła zapoznać się z jego treścią – niezależnie od tego, czy się z nią zgadza.
• Pracodawca (ani przełożony) nie może odmówić przyjęcia dokumentu – brak podpisu na kopii nie anuluje wypowiedzenia.
• Rolą HR jest zapewnienie ścieżki doręczenia dokumentu, która nie budzi wątpliwości – np. poprzez fizyczne złożenie w dziale kadr lub dedykowany adres e-mail.

Jak zabezpieczyć się jako organizacja?

• Ustal jednolity tryb przekazywania wypowiedzeń – fizycznie, elektronicznie, przez system kadrowy.
• Każde wypowiedzenie powinno być opatrzone datą wpływu i wpisane do rejestru dokumentów kadrowych.
• W sytuacjach konfliktowych, HR może zebrać oświadczenie świadka doręczenia (np. przełożonego) lub przygotować notatkę służbową.

🛑 Ignorowanie wypowiedzenia lub próby jego „zatrzymania” mogą być uznane za naruszenie praw pracownika i skutkować sprawą przed sądem pracy.

Wypowiedzenie czy porozumienie stron? Jaką formę rozwiązania umowy rekomendować z perspektywy HR

Dla działu HR kluczowe jest nie tylko przyjęcie wypowiedzenia, ale również zrozumienie jego kontekstu – oraz możliwość zaproponowania alternatywnej formy zakończenia współpracy, np. porozumienia stron. Obie ścieżki są zgodne z przepisami, ale różnią się w zakresie czasu trwania, formalności i wpływu na organizację.

Warto, by HR miał gotowe schematy działania dla obu scenariuszy.

Rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia – kiedy HR powinien je respektować bez zmian

• To najczęstszy i standardowy tryb rozwiązania umowy, szczególnie gdy pracownik ma jasne plany i nie dąży do przyspieszenia odejścia.
• Obowiązuje ustawowy okres wypowiedzenia, np. 2 tygodnie, 1 miesiąc, 3 miesiące – w zależności od rodzaju umowy i stażu.
• W czasie wypowiedzenia pracownik świadczy pracę, chyba że zostanie z niej formalnie zwolniony.

Rekomendacje HR:

• Zapewnij jasny harmonogram offboardingu – przekazanie projektów, rozliczenia, spotkanie exitowe.
• Zadbaj o komunikację w zespole – najlepiej po uzgodnieniu terminu z pracownikiem.
• Monitoruj wykorzystanie urlopu wypoczynkowego – aby uniknąć konieczności wypłaty ekwiwalentu.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – kiedy HR może je zaproponować

To elastyczne rozwiązanie, które pozwala dopasować datę zakończenia umowy do potrzeb obu stron. Sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy:

• pracownik chce odejść szybciej, niż wynika z okresu wypowiedzenia,
• organizacja nie potrzebuje już aktywnego udziału pracownika (np. ze względu na sezonowość, reorganizację, kulturę współpracy),
• strony chcą uniknąć napięć i zakończyć relację w sposób ugodowy.

Rekomendacje HR:

• Przygotuj krótkie porozumienie na piśmie, zawierające:
  • dane stron,
  • datę rozwiązania umowy,
  • ewentualne dodatkowe ustalenia (np. o odprawie, niewykorzystanym urlopie, poufności).
• Zachowaj kopię podpisanego porozumienia w aktach osobowych.
• W przypadku rozwiązania umowy przez pracownika – upewnij się, że miał pełną świadomość konsekwencji (np. braku okresu wypowiedzenia).

Kiedy zaproponować porozumienie zamiast wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia – kiedy HR musi działać wyjątkowo ostrożnie

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (czyli w trybie natychmiastowym) to najbardziej radykalna forma zakończenia stosunku pracy. Może być inicjowana zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę – ale tylko w wyjątkowych, ściśle określonych sytuacjach. To nie jest narzędzie do „przyspieszenia rozstania”, lecz środek nadzwyczajny, który wymaga szczególnej ostrożności i dokumentowania każdego kroku.

Kiedy pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia?

Zgodnie z art. 55 Kodeksu pracy, pracownik może natychmiast rozwiązać umowę, jeśli:

• posiada orzeczenie lekarskie wskazujące, że wykonywana praca zagraża jego zdrowiu, a pracodawca nie zaproponował innego stanowiska zgodnego z zaleceniami;
• doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy, np. notoryczne opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia, mobbing, ignorowanie zasad BHP.

W takich przypadkach pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Rola HR:

• Zarejestruj i potwierdź otrzymanie dokumentu (rozwiązania umowy bez wypowiedzenia).
• Dokumentuj wszystkie ustalenia i komunikację z pracownikiem (zwłaszcza jeśli sprawa dotyczy BHP lub relacji z przełożonym).
• Przekaż sprawę do działu prawnego – każde wypowiedzenie natychmiastowe niesie ryzyko sporu sądowego.

Kiedy pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia?

Na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, pracodawca (czyli w praktyce reprezentowany przez dział HR) może zwolnić pracownika bez wypowiedzenia, jeśli:

• pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (np. samowolne opuszczenie stanowiska, rażące naruszenie zasad BHP, niewykonanie poleceń),
• popełnił przestępstwo w czasie trwania umowy (i jest ono potwierdzone lub oczywiste),
• utracił uprawnienia konieczne do wykonywania pracy, np. cofnięcie licencji, utrata prawa jazdy przez kierowcę.

Jak HR powinien postępować krok po kroku:

1. Zbierz i zabezpiecz dokumentację – raporty, notatki służbowe, korespondencję, nagrania, jeśli to zgodne z prawem.
2. Sporządź pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy – z dokładnym wskazaniem podstawy prawnej i okoliczności.
3. Doręcz dokument w sposób potwierdzony – osobiście za pokwitowaniem, kurierem lub pocztą za potwierdzeniem odbioru.
4. Przygotuj kopię dla akt osobowych i archiwum kadrowego.
5. Poinformuj pracownika o możliwości odwołania się do sądu pracy – to obowiązek formalny, niezależnie od oceny sytuacji.

Uwaga praktyczna:

• Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia musi być dokonane nie później niż 1 miesiąc od uzyskania przez pracodawcę informacji o przyczynie rozwiązania (art. 52 § 2 KP).
• Nadużycie tej formy rozstania naraża pracodawcę na odszkodowanie, przywrócenie do pracy lub proces o mobbing.
• Nie zaleca się stosowania tej formy bez konsultacji z działem prawnym.

Podsumowanie: jak HR powinien zarządzać procesem wypowiedzenia – krok po kroku

Zarządzanie procesem wypowiedzenia to nie tylko dopełnienie formalności, ale również ochrona interesów organizacji, wizerunku pracodawcy i relacji z odchodzącym pracownikiem. Dobrze przeprowadzony offboarding ogranicza chaos, buduje zaufanie i pozwala sprawnie przejąć obowiązki po osobie odchodzącej.

Niezależnie od formy rozwiązania umowy – wypowiedzenia, porozumienia stron czy trybu natychmiastowego – HR powinien działać według ustrukturyzowanego procesu.

Dobre praktyki:

• Twórz standardy wypowiedzenia: szablony, procedury, wzory dokumentów.
• Regularnie edukuj menedżerów z zakresu komunikacji przy rozstaniach.
• Dokumentuj każde odejście – nie tylko ze względów prawnych, ale i strategicznych.
• Traktuj odchodzących pracowników z szacunkiem – mogą zostać ambasadorami Twojej marki.

Z perspektywy HR kluczowe jest, by nie tylko „przyjąć wypowiedzenie”, ale zarządzić całym procesem tak, by nie destabilizował organizacji i jednocześnie nie obciążał wizerunku pracodawcy. Złożenie wypowiedzenia umowy i odejście może być profesjonalne, partnerskie i dobrze zapamiętane – pod warunkiem że dział HR działa według planu.

Checklista HR – zarządzanie wypowiedzeniem od A do Z

🔹 1. Przyjęcie wypowiedzenia

• Potwierdzenie doręczenia dokumentu z datą wpływu.
• Weryfikacja kompletności wypowiedzenia (dane, podpis, data, tryb).
• Rejestracja w systemie kadrowym i aktach osobowych.

🔹 2. Weryfikacja trybu rozwiązania umowy

• Określenie rodzaju wypowiedzenia (z okresem, porozumienie, tryb natychmiastowy).
• Ustalenie daty zakończenia umowy.
• Konsultacja z prawnikiem w przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia.

🔹 3. Komunikacja i offboarding

• Powiadomienie bezpośredniego przełożonego i zespołu.
• Ustalenie planu przekazania obowiązków.
• Zaplanowanie rozmowy exit interview.
• Rozliczenie urlopu wypoczynkowego.

🔹 4. Zakończenie współpracy

• Przygotowanie świadectwa pracy.
• Zamknięcie dostępu do narzędzi, systemów i danych.
• Wydanie potwierdzenia rozliczeń finansowych.
• Zakończenie umowy zgodnie z ustalonym terminem.