Dużo ostatnio mówimy o efektywności rekrutacji. Wiemy, jak istotny jest to temat dla rekruterów, dlatego mamy dla wszystkich świetną wiadomość. Miło nam poinformować o integracji naszego systemu rekrutacyjnego eRecruiter z HR Voicebotem od Apifonica. Jeżeli znasz to rozwiązanie, wiesz, jak mocno jest w stanie wpłynąć na zmniejszenie kosztów i czasu rekrutacji. Jeżeli pierwszy raz słyszysz to pojęcie – po przeczytaniu materiału wszystko stanie się jasne. Czym jest HR Voicebot, jak działa, jakich efektów możesz spodziewać się używając go w rekrutacjach i na czym polega integracja? O tym wszystkim piszę w artykule.
Z materiału dowiesz się:
- Co to jest voicebot i co ma wspólnego z rekrutacją?
- Na czym polega integracja HR Voicebota Apifonica z eRecruiter?
- Dla kogo jest przeznaczone takie rozwiązanie?
- Dlaczego warto zacząć prowadzić rekrutacje z wykorzystaniem voicebota w naszym systemie rekrutacyjnym?
HR Voicebot – co to jest?
Voicebot to program komputerowy oparty o sztuczną inteligencję, który (upraszczając) pomaga w szybszej komunikacji. Możesz wyobrazić sobie jego działanie porównując go do chatbota, tylko głosowego – voicebot działa według ustalonego przez Ciebie skryptu, a reakcje odbiorcy komunikatu determinują jego akcje.
Odnosząc się do rekrutacji. HR Voicebot to oprogramowanie usprawniające początkowe etapy procesu (selekcję aplikacji) oraz badanie candidate experience. Z powodzeniem możesz voicebota potraktować jako głosowego asystenta, który przekaże kandydatom dokładnie to, co chcesz im powiedzieć, w taki sposób, w jaki tego oczekujesz, ale na masową skalę. Voicebot może bowiem komunikować się z wieloma kandydatami w tym samym czasie (nawet 10 000 połączeń na godzinę!), przyspieszając Twoje rekrutacje do ekstremum.
Jak działa HR Voicebot w eRecruiter?
Korzystanie z voicebota w eRecruiter jest niezwykle intuicyjne i nie wpływa na dotychczasowy sposób prowadzenia projektów w systemie. Pierwszym krokiem do rozpoczęcia korzystania z integracji jest kontakt z opiekunem eRecruiter. Przed startem implementacji ważne jest także skonfigurowanie odpowiednio nazwanych etapów rekrutacji. Z tych etapów będzie korzystał voicebot po to, byś zarówno Ty, jak i cały zespół HR wiedział, jak postępuje proces.
Voicebot reaguje tylko na nowo otrzymywane CV (co oznacza, że nie zadzwoni bez Twojej wiedzy do tych kandydatów, z którymi rozmowa była już przeprowadzona lub zostali wykluczeni z rekrutacji). W ciągu kilku minut od pojawienia się CV w systemie wykonuje połączenia do kandydatów i zadaje im konkretne pytania selekcyjne.
Pytania są zamknięte, by kandydaci mogli na nie odpowiedzieć zdecydowanym „tak”, „nie” lub inną, zdefiniowaną wcześniej odpowiedzią. Możesz więc zapytać np. o to, czy aplikujący posiada prawo jazdy kategorii B, ale także o to czy i jaki posiada samochód, wymieniając kilka odpowiedzi do wyboru: „samochód dostawczy”, „osobowy” lub „nie mam”. Odpowiedzi aplikujących zapisują się w systemie na profilach kandydatów, a Ty możesz w szybki sposób wyfiltrować tych, którzy wpisują się w oczekiwania rekrutacji i zdecydować o ich dalszych krokach w procesie.
Zauważ: korzystanie z voicebota może przy okazji być doskonałym punktem dla Twojej strategii candidate experience – szybka reakcja na CV i niemal natychmiastowa odpowiedź zwrotna to coś, co kandydaci bardzo sobie cenią.
Jak wygląda rozmowa kandydata z voicebotem?
W dużym uproszczeniu mogę śmiało napisać, że rozmowa kandydata z voicebotem przypomina rozmowy, jakie przeprowadzasz z aplikującymi samodzielnie. Z tą różnicą, że voicebot daje Ci pożądaną możliwość „sklonowania się” – możesz rozmawiać z kilkoma, a nawet kilkuset kandydatami w tym samym czasie. Magia? Technologia 😊
Już tłumaczę krok po kroku. Przed uruchomieniem voicebota w rekrutacji lektor nagrywa dokładnie to, co chcesz przekazać kandydatom i zadaje im pytania, które padłyby podczas selekcji telefonicznej czy rozmowy rekrutacyjnej online / na żywo. Nagranie obywa się w studio, a Ty masz pełny wpływ na to, jak będzie wyglądał skrypt rozmowy – w końcu zależy nam na tym, by wypaść profesjonalnie. Możesz także samodzielnie nagrać taką rozmowę. Gdy kandydat odbierze telefon, to realny człowiek jest moderatorem rozmowy dokładnie tak samo, jak podczas telefonicznej konwersacji. Jako że „żywy” przykład znaczy więcej niż tysiąc słów, możesz sprawdzić na swojej skórze, jak działa taki Voicebot. Zadzwoń pod numer 22 250 05 44* i poczuj się jak kandydat 🙂
O co voicebot zapyta kandydata?
Pisząc wprost – o co chcesz 😊. Wszystko zależy od oczekiwań w konkretnej rekrutacji. Potrzebujesz wiedzieć, czy kandydat może pracować zmianowo? Czy odpowiada mu proponowane wynagrodzenie? A może ważne jest posiadanie prawo jazdy czy certyfikatu językowego? Potraktuj voicebota jak „głosowy” formularz rekrutacyjny. Nie przesadzaj jednak z liczbą pytań, by kandydat nie poczuł się przytłoczony – rekomendujemy 4-5 pytań dla uzyskania lepszej konwersji. Najczęściej używane pytania to:
- dyspozycyjność,
- warunki finansowe,
- uprawnienia, zezwolenia itp. (np. wózki widłowe, książeczka sanepidowska itp.)
- posiadany samochód,
- rodzaj preferowanej umowy,
- posiadany status studenta.
Jak poprowadzić rozmowę?
We wprowadzeniu warto odnieść się do tego, w sprawie jakiej oferty dzwonisz, a następnie dopytać, czy kandydat jest nią nadal zainteresowany. Jeżeli jest – poprosić go o kliknięcie „1” na ekranie telefonu. Jeżeli kandydat wykona polecenie, usłyszy Twoje kolejne pytanie, w którym możesz zweryfikować np. konkretne kompetencje, dyspozycyjność czy oczekiwania finansowe.
Dla kogo voicebot?
Voicebot może przynieść ogrom usprawnień pracownikom HR dużych firm, którzy stale zatrudniają pracowników sprzedażowych, fizycznych, administracyjnych czy pracowników serwisowych. Jeżeli stoisz przed wyzwaniem zatrudnienia dużej liczby sprzedawców, kasjerów, kierowców, kurierów, operatorów call center, konserwatorów, agentów ubezpieczeniowych, pracowników operacyjnych itp. – rozważ skorzystanie z voicebota w eRecruiter. Nie zastąpi on wszystkich kontaktów międzyludzkich, jednak gdy chcesz skontaktować się z wieloma osobami celem przeprowadzenia wstępnej selekcji bez konieczności zatrudniania agencji zewnętrznej, to rozwiązanie może okazać się najefektywniejsze.
Dlaczego korzystanie z voicebota przyspiesza rekrutacje?
Coś czuję, że masz już z tyłu głowy swoje pozytywne wnioski na ten temat. Dla uporządkowania:
- voicebot przyspiesza proces weryfikacji kandydatów;
- jego działania są skalowane;
- odpowiedzi kandydatów trafiają automatycznie do systemu eRecruiter, a Ty możesz dalej działać na aplikacjach bez konieczności wprowadzania tych informacji ręcznie;
- voicebot wykonuje połączenia do wielu kandydatów w tym samym czasie;
- odciążony rekruter może poświęcić ten czas na inne zadania w projekcie, dzięki czemu rekrutacja nabiera tempa.
Wyobraź sobie, ile czasu zajęłoby Ci wykonanie 100 rozmów telefonicznych z kandydatami. Weź pod uwagę, że część kandydatów nie odbierze telefonu i będziesz ponawiać połączenie. W masie obowiązków, jakie masz na co dzień, oszczędność czasu dzięki automatyzacji tego typu powtarzalnych, skalowalnych zadań wydaje się być gwiazdką z nieba😊.
Rekrutacja z voicebotem
a efektywność procesu
Nasze ostatnie badanie „Efektywność rekrutacji” jasno pokazuje, że według specjalistów HR najbardziej czasochłonnym etapem procesu są spotkania z kandydatami. Jest to zapewne oczywiste. Czy jednak tak samo oczywistym jest ułożenie rekrutacji w taki sposób, by ten czas zoptymalizować?
Rekruterzy coraz częściej skłaniają się ku spotkaniom online (czemu, jak wiemy, służyła sytuacja w kraju, przed jaką postawiła nas pandemia) czy telespotkaniom, które zdecydowanie mają potencjał skrócić ten etap rekrutacji. Voicebot także może stanowić mocny czynnik poprawiający ten wskaźnik (ze względu na skalowalność), a nawet przewyższać swoją efektywnością tradycyjnie prowadzoną telefoniczną selekcję kandydatów z jednoczesnym wpływem na ich pozytywne doświadczenia (które z powodzeniem można na końcowym etapie rekrutacji badać także przy wsparciu voicebota).
Kolejne czynniki, jakie rekruterzy wymieniają, jako mające wpływ na czas procesu rekrutacji, to selekcja aplikacji oraz badanie ich wpasowania w oczekiwania stanowiska. Działania te są czasochłonne i mocno obciążają specjalistę HR w jego codziennych obowiązkach. Automatyzacja na tym etapie może przyspieszyć rekrutacje nawet do 76% (dane: Apifonica). Zakładając, że pojedyncza rekrutacja pochłania 200 godzin pracy Twojej lub Twojego zespołu, możesz zaoszczędzić na jednym projekcie nawet 160 godzin!
Koszty rekrutacji a korzystanie
z voicebota
Proces rekrutacji nowego pracownika jest kosztowny. Jestem pewna, że masz tego doskonałą świadomość. Niektóre badania pokazują, że może on pochłaniać z budżetu od kilku do nawet kilkunastu-kilkudziesięciu tysięcy złotych. Wszystko zależy od branży, do której prowadzisz rekrutacje.
Jakkolwiek nie wygląda Twoja analiza kosztów rekrutacji, bierzesz w niej zapewne pod uwagę każdy element procesu: od dywagacji dotyczących uruchomienia stanowiska, przez publikację ogłoszeń, weryfikację otrzymanych CV, czas spędzony na rozmowach telefonicznych czy spotkaniach itp. Wyzwaniem są z pewnością rekrutacje, w których celem jest znalezienie dużej liczby pracowników produkcyjnych czy administracyjnych, firma potrzebuje pracowników fizycznych, a zegar tyka. Jeżeli więc przyjmiemy, że voicebot zredukuje czas trwania poszczególnych etapów rekrutacji czy konieczność zaangażowania w nie całego zespołu – łatwo dostrzeżesz duże oszczędności. Według danych Apifonici, voicebot jest w stanie zredukować średnie koszty rekrutacji nawet o 5 razy.
Warto też dostrzec pośrednie oszczędności, takie jak choćby koszty rotacji pracowników. Zlecając voicebotowi czasochłonną i powtarzalną pracę, HR ma więcej czasu na angażowanie i utrzymanie pracowników. To z kolei może to mieć przełożenie na zwiększenie wydajności pracowników oraz poziomu satysfakcji z pracy, co finalnie może podnosić zysk firmy.
Podsumowanie
Warto dostrzegać szanse w nowych rozwiązaniach, których na rynku HR pojawia się coraz więcej. My je widzimy i z chęcią Wam je proponujemy. HR Voicebot jest jednym z nich. Ma pozytywny wpływ na efektywność rekrutacji i co ważne, ten wpływ można zobaczyć czarno na białym, widząc podsumowanie rekrutacji prowadzonej z jego użyciem. Liczby nie kłamią. Analiza zysków działa na jego korzyść. Nic, tylko wypróbować 😊.
*Numery telefonów oraz odpowiedzi będą przetwarzane przez firmę SmartTeI Plus OÜ, z siedzibą w J. Vilmsi str. 47, 10126, Tallinn, Estonia, zarejestrowaną w Sądzie Narodowym Estonii pod numerem: 128915576, posiadającą nr VAT: EE101638452 i działający pod marką APIFONICA. Dane będą przechowywane maksymalnie do 60 dni od wykonania połączenia. Szczegóły na temat przetwarzania danych znajdziesz tutaj.
