Strona główna Blog HRTech Przyjaźń formularzy rekrutacyjnych i voicebotów. Czy to możliwe?

Przyjaźń formularzy rekrutacyjnych i voicebotów. Czy to możliwe?

Coraz częściej słyszy się o nowych rozwiązaniach, które mają usprawniać, przyspieszać czy pozwalać na prowadzenie lepiej zoptymalizowanych procesów rekrutacyjnych. Kiedyś, żeby zaaplikować do danej firmy konieczne było wydrukowanie swojego CV, wycieczka do siedziby lub na pocztę i przesłanie dokumentów aplikacyjnych na adres pracodawcy. Później przesyłaliśmy swoje aplikacje za pośrednictwem wiadomości e-mail. Teraz najbardziej popularnym rozwiązaniem są formularze, które pozwalają w krótkim czasie zebrać wszystkie niezbędne z punktu widzenia rekrutera informacje, co przyspiesza proces selekcji kandydatów. Ale czy to jedyne warte uwagi rozwiązanie? Coraz popularniejsze stają się voiceboty, które również zbierają informacje o kandydatach. W tym wpisie przyjrzymy się, jak mogą się wzajemnie uzupełniać. 

1. Krótszy formularz rekrutacyjny

Na pewno każdy chociaż raz miał okazję zetknąć się z formularzem rekrutacyjnym, w którym poziom szczegółowości pytań i ich liczba, skutecznie zniechęciły do zaaplikowania. Zbyt duża liczba pytań w formularzach może stanowić istotną barierę wejścia dla kandydata, który poświęcił już ogrom czasu na przygotowanie CV, a teraz musi dodatkowo odpowiedzieć na pytania, które często pokrywają się z informacjami zawartymi w resume. Jak zatem nie stracić kandydata już w pierwszym kroku i jednocześnie uzyskać wszystkie informacje, które nas interesują? Rozwiązanie jest proste: w formularzu zamieszczamy tylko te naprawdę niezbędne pytania, a do zbierania bardziej szczegółowych informacji możemy wykorzystać voicebota 😊 Dlaczego to rozwiązanie idealne? Dzięki krótkiemu formularzowi, kandydat zdecydował się przesłać CV – pokonał więc pierwszy rekrutacyjny etap, a jego aplikacja trafiła już do naszej bazy. Voicebot zadzwoni do kandydata i poprosi o uzupełnienie kilku dodatkowych informacji.

2. Natychmiastowa informacja zwrotna

Wykorzystanie voicebota w procesie rekrutacyjnym pozwala na udzielenie błyskawicznej informacji zwrotnej skierowanej do kandydata. Przygotowując skrypt do głosowego asystenta możemy opracować go tak, by od razu po zebraniu od kandydata odpowiedzi sprawdził, czy ten pasuje on do poszukiwanego profilu. Na tej podstawie przekazuje kandydatowi pozytywną bądź negatywną informację zwrotną. Oczywiście rekruterzy otrzymują pełen raport z rozmowy voicebota i własnoręcznie dokonują selekcji kandydatów, natomiast kandydat jest poinformowany o następnych krokach w procesie. Jest to główna różnica między voicebotem a formularzem rekrutacyjnym. Zastosowanie w procesie wyłącznie formularza nie pozwala na natychmiastowy feedback, którego według licznych badań prowadzonych na rynku oczekują kandydaci. 

3. Idealni kandydaci dostępni po jednym kliknięciu

Z pewnością nie będzie to dla nikogo zaskoczeniem, że dzięki odpowiedziom udzielanym przez kandydatów za pośrednictwem formularza rekrutacyjnego, możliwe jest filtrowanie wszystkich aplikacji za pomocą pojedynczych lub kilku określonych kryteriów. Jest to ogromne usprawnienie w pracy rekrutera, który niekiedy musi przejrzeć setki, jak nie tysiące aplikacji. Wydawałoby się, że to wystarczy, ale co jeśli selekcję aplikacji można zrobić jeszcze szybciej. Kandydatów posiadających oczekiwane przez nas cechy można wyfiltrować za pomocą jednego kliknięcia. Pozwala na to dodanie do procesu voicebota. Jak wspomniano w punkcie wyżej – może on zweryfikować odpowiedzi kandydata pod kątem dopasowania do określonych kryteriów i odpowiednio go oznaczyć. Dzięki temu, po wyborze określonego statusu, jaki nadaje voicebot wszystkim dopasowanym kandydatom, możemy ich szybko wyłonić bez potrzeby ręcznego ustawiania poszczególnych filtrów.

4. Voicebot i formularz aktywnie pracują and employer brandingiem

Jak to możliwe? Zastosowanie voicebota w prowadzonych procesach rekrutacyjnych gwarantuje bardziej “personalny” i bezpośredni kontakt z kandydatem, który właśnie do nas zaaplikował. Voicebot natychmiast oddzwania do każdego kandydata – nawet jeśli jest ich kilkuset w jednym czasie, a tym samym już od początku procesu dba o candidate experience i wizerunek pracodawcy. To, co taki voicebot “pierwszego kontaktu” powie kandydatowi, zależy od nas. Może opowiedzieć potencjalnemu pracownikowi więcej o samej rekrutacji, zapytać o wrażenia, czy poinformować o tym, kiedy może spodziewać się odpowiedzi. O ile formularze rekrutacyjne pozytywnie wpływają na candidate experience w sposób zautomatyzowany poprzez e-mailowe potwierdzenie kandydatom wysłania aplikacji, o tyle voicebot pozwala uzupełnić ten aspekt o bardziej “ludzki” pierwiastek.

5. Voicebot to głosowy informator, który nie tylko zbierze, ale i przekaże informacje

W klasycznym procesie rekrutacyjnym kandydat proszony jest o uzupełnienie formularza, podanie wielu informacji o sobie. Voicebot działa podobnie – również zbiera informacje bezpośrednio od kandydata. Między tymi dwiema formami wywiadu jest jednak znacząca rożnica. Voicebot może od razu przekazać kandydatowi dalsze wskazówki i instrukcje rekrutacyjne. Aby każdy aplikujący był odpowiednio poinformowany i nie umknęły mu żadne ważne terminy czy dane kontaktowe, powinniśmy o to odpowiednio zadbać. Pierwszym miejscem, gdzie informujemy o tym, kogo poszukujemy, na jakie stanowisko i jak wygląda proces powinno być oczywiście ogłoszenie. Jednak kandydaci aplikują zazwyczaj na kilka stanowisk w tym samym czasie, często też do kilku pracodawców jednocześnie, więc wiele informacji może się zwyczajnie pomieszać. Warto więc zrobić krok w stronę zrozumienia kandydata i przypomnieć mu najważniejsze informacje – nawet kilkukrotnie. I tu znów wkracza voicebot, który po przeprowadzeniu wywiadu z kandydatem może przekazać jakie są dalsze kroki, opisać jeszcze raz wymagania czy obowiązki na danym stanowisku, a przede wszystkim – zaoszczędzi czas rekrutera, odpowiadając na pytania, które normalnie trafiłyby na jego skrzynkę.

Czy te dobrze nam znane, jak i nowsze rozwiązania mogą się “przyjaźnić”? Myślę, że te 5 powyższych punktów pokazuje, że nie zawsze właściwa jest decyzja o zastosowaniu tylko jednego rozwiązania w zakresie automatyzacji pewnych etapów rekrutacji i odciążenia rekrutera. Zastosowanie formularzy jest dziś oczywiste. Z kolei rozszerzenie ich o współpracę z głosowym asystentem już nie jest tak często spotykane. Warto bliżej przyjrzeć się temu rozwiązaniu i zastanowić się, czy takie drobne usprawnienie procesu (które jednocześnie może wywołać ogromną pozytywną zmianę), nie będzie stanowiło tej unikalnej przewagi pracodawcy na rynku pracy i atutem w oczach potencjalnych pracowników.

P.S. Jeśli chcielibyście sprawdzić jak połączenie voicebota i formularzy rekrutacyjnych działa w praktyce wystarczy kliknąć tutaj i wypełnić formularz

Monika Różycka

Monika Różycka

Senior Marketing Specialist