Czy wiecie, że w niektórych firmach odsetek nowozatrudnionych, którzy rezygnują z pracy w ciągu pierwszego roku, może sięgać nawet 25%? Taki wynik wskazywałby na to, że proces rekrutacji i selekcji pracowników był przeprowadzony niewłaściwie.
W jaki sposób badać zatem skuteczność procesów rekrutacji i rezultaty, aby móc stale usprawniać projekty rekrutacyjne w firmie?
Istnieje wiele wskaźników w systemie raportowania w obszarze rekrutacji. Wśród nich warto wymienić następujące grupy wskaźników efektywności procesu rekrutacyjnego i należą do nich:
- koszty rekrutacji i zatrudnienia pracownika,
- jakość rezultatów projektów rekrutacyjnych,
- czas potrzebny na obsadzenie stanowiska pracy w firmie,
- wyniki badań satysfakcji kandydatów pod kątem candidate experience.
Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z wyżej wymienionych wskaźników.
Bezpośrednie koszty rekrutacji i zatrudnienia pracownika
Na koszty związane z prowadzeniem rekrutacji składa się znacznie więcej elementów niż nam się wydaje. Oprócz kosztów zatrudnienia pracownika w swoich analizach warto uwzględnić elementy takie jak:
- koszty przygotowania i opublikowania ogłoszenia o pracę,
- koszty związane ze współpracą z agencją pracy lub headhunterską, jeśli z takiego rozwiązania korzystamy,
- koszty związane z rozmowami telefonicznymi z kandydatami (w celu umówienia spotkania lub przeprowadzenia jednego z etapów selekcji w postaci telefonicznej rozmowy rekrutacyjnej),
- koszt przeprowadzenia testów np. psychometrycznych czy językowych przez zewnętrzną agencję na jednym z pierwszych etapów procesu selekcji,
- koszty związane z podróżami rekruterów, a czasem również i kandydatów, jeśli firma proponuje im takie rozwiązanie,
- koszty związane z wdrożeniem nowego pracownika (koszt tzw. programów onboardingowych).
Patrząc na koszty rekrutacji, dodatkowo należy doliczyć koszt związany z czasem poświęconym przez pracowników naszej firmy uczestniczących w procesie rekrutacji, w tym nie tylko pracowników działu HR, ale także pracowników liniowych. W ten sposób będzie można ocenić, na jakim poziomie rzeczywiście kształtuje się koszt rekrutacji nowego pracownika.
Jakość projektów rekrutacyjnych
Wskaźniki obrazujące jakość procesu rekrutacji łączą się bezpośrednio z miernikami poziomu rotacji, fluktuacji oraz zmian stanowiskowych i kompetencyjnych pracowników. O jakości rekrutacji świadczy nie tylko to, w jaki sposób sam proces się odbywa, ale również rezultaty tego procesu, czyli jak nowo zatrudniony pracownik odnalazł się w naszej firmie. Pośród tych wskaźników wskazać można:
- odsetek zatrudnionych pracowników, którzy pozytywnie zakończyli okres próbny,
- odsetek nowozatrudnionych pracowników, którzy pracują w firmie powyżej 12 miesięcy,
- odsetek nowych pracowników, którzy w ciągu 12 miesięcy otrzymali awans.
Jeśli zauważysz, że wyliczone przez Ciebie wskaźniki pokazują, że duży odsetek nowozatrudnionych pracowników rezygnuje z pracy po okresie próbnym albo w ciągu pierwszych 12 miesięcy, to zanim przeprowadzisz kolejną rekrutację warto byś zastanowił się nad przyczynami tej sytuacji.
Czas potrzebny na obsadzenie stanowiska pracy w firmie
Grupa wskaźników, którą przybliżymy poniżej jest już bezpośrednio związana z samym procesem rekrutacyjnym i jego efektywnością. Zaliczamy do niej takie mierniki, jak:
- długość trwania procesu rekrutacyjnego – czas niezbędny na przeprowadzenie procesu rekrutacji od momentu umieszczenia ogłoszenia o pracę do momentu złożenia oferty zatrudnienia kandydatowi,
- liczba kandydatów, którzy odpowiedzieli na ogłoszenie o pracę,
- odsetek kandydatów, którzy przeszli pozytywnie etap selekcji i zostali zaproszeni na rozmowę rekrutacyjną,
- odsetek kandydatów, odpowiednich na dane stanowisko, którym można byłoby zaproponować współpracę.
Mając na uwadze powyższe wskaźniki warto dodatkowo zweryfikować ogólną skuteczność poszczególnych kanałów rekrutacji. Można ją policzyć dzieląc liczbę zatrudnionych z danego źródła kandydatów przez liczbę aplikacji, które z tego źródła spłynęły. Tak wyliczona wartość pozwoli Ci sprawdzić, na które kanały komunikacji zwrócić szczególną uwagę. Im wskaźnik będzie wyższy od 1 tym bardziej wartościowe jest to źródło pozyskiwania aplikacji.
Wyniki w obszarze candidate experience
Analizując efektywność procesów rekrutacji należy też pamiętać o głębszym zbadaniu ich jakości. Przy okazji analizy jakości procesów rekrutacyjnych warto zbadać opinie kandydatów na temat procesu, w którym uczestniczyli (więcej na ten temat w artykule: Kto pyta, nie błądzi – jak badać satysfakcję kandydatów).
Dzięki temu możesz dowiedzieć się jak sami kandydaci oceniają proces rekrutacji w Twojej firmie, pozwalając tym samym na identyfikację mocnych i słabych stron Twojego procesu. Warto sprawdzić, jak kształtują się:
- odsetek kandydatów zadowolonych z przepływu informacji w trakcie całego procesu rekrutacji,
- odsetek kandydatów zadowolonych z otrzymywanych informacji zwrotnych w procesie rekrutacji,
- odsetek kandydatów mających pozytywną opinię o przeprowadzonej rekrutacji.
Jak w raportowaniu może pomóc system ATS (ang. applicant tracking system)?
Po lekturze artykułu można odnieść wrażenie, że analizowanie jakości i skuteczności procesów rekrutacyjnych wymaga od rekrutera posiadania nie lada zdolności analitycznych, a do mnóstwa wolnego czasu. Na szczęście nie trzeba tego robić samodzielnie. Nowoczesne narzędzia rekrutacji i selekcji pracowników w postaci systemu ATS są dla rekruterów prawdziwym dobrodziejstwem. Oszczędzają bowiem cenny czas, a przy tym znacząco usprawniają obliczanie wskaźników i przygotowywanie raportów w zakresie procesu rekrutacji pracowników. Co więcej ułatwiają też zebranie informacji na temat candidate experience, tak byś mógł ocenić proces rekrutacji również z perspektywy kandydatów do pracy.
