Każdy zespół rekrutacyjny działa w swoim rytmie, z własnymi priorytetami i wyzwaniami. W eRecruiter tworzymy dedykowane automatyzacje (tzw. custom), które odpowiadają na konkretne potrzeby naszych klientów – nie są to gotowe szablony, lecz rozwiązania zaprojektowane wspólnie z zespołami HR.
Poniżej przedstawiamy 5 przykładów, gdzie automatyzacja realnie wspiera codzienną pracę rekruterów – ze szczególnym uwzględnieniem indywidualnych potrzeb danej organizacji.
Wyzwanie 1: sprawna komunikacja w zespole rekrutacyjnym
Komunikacja wewnątrz-zespołowa jest tak samo istotna, jak komunikacja z kandydatami. W organizacjach, w których toczy się wiele rekrutacji jednocześnie, a zespoły pracują w różnych lokalizacjach, ważne jest, by każdy rekruter był na bieżąco z tym, co dzieje się w jego obszarze.
Rozwiązanie: Automatyczne powiadomienia wewnętrzne
Na podstawie zgłoszonych potrzeb wdrożyliśmy automatyzacje, które uruchamiają się przy kluczowych akcjach w systemie:
- Przypisanie rekrutera do projektu → wiadomość z nazwą rekrutacji.
- Pojawienie się aplikacji wewnętrznej → powiadomienie o nowym kandydacie.
- Akceptacja wniosku o wakat → informacja o starcie rekrutacji.
Dzięki temu komunikacja w zespole jest płynna, a każdy rekruter wie, kiedy i gdzie powinien działać.
Wyzwanie 2: utrzymanie kontaktu z kandydatem po spotkaniu
Zespoły rekrutacyjne chcą zapewnić kandydatom informację zwrotną, ale przy wielu równoległych procesach łatwo o opóźnienia.
Rozwiązanie: Automatyczne przypomnienia o feedbacku
System eRecruiter wspiera rekruterów poprzez:
- Odliczanie czasu od spotkania z kandydatem.
- Wysyłanie notatek przypominających o konieczności udzielenia informacji zwrotnej.
- Automatyczne wiadomości do kandydatów – zarówno informujące o przedłużającym się procesie, jak i zawierające ogólny feedback.
To rozwiązanie pomaga utrzymać wysoki standard komunikacji z kandydatami – bez dodatkowego obciążenia dla zespołu.
Wyzwanie 3: Wspieranie różnorodności w sposób zgodny z przepisami
Firmy chcą aktywnie wspierać różnorodność, ale jednocześnie zależy im na zachowaniu zgodności z regulacjami dotyczącymi danych osobowych.
Rozwiązanie: Automatyczne tagowanie kandydatów
Na życzenie klientów wdrożyliśmy:
- Pytanie o przedział roku urodzenia w formularzu rekrutacyjnym.
- Regułę automatycznego dodawania tagu „Silver” dla wybranych grup wiekowych.
Dodatkowo, dzięki AI tagowaniu, system analizuje treść CV i dodaje odpowiednie oznaczenia – co pozwala na szybsze i bardziej trafne zarządzanie aplikacjami.
Wyzwanie 4: Uporządkowanie działań związanych z zatrudnieniem
Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z szeregiem działań po stronie HR, przełożonego i IT. Klienci szukali sposobu, by te działania były uporządkowane i uruchamiane we właściwym czasie.
Rozwiązanie: Dedykowane ścieżki onboardingowe
W eRecruiter wdrożyliśmy:
- Automatyczne przypisanie wiadomości i zadań do rodzaju zatrudnienia (np. wewnętrzne, payroll).
- Sekwencje działań dla różnych działów – HR, IT, przełożony.
- Możliwość tworzenia własnych ścieżek onboardingowych, dopasowanych do typu stanowiska lub formy zatrudnienia.
Dzięki temu onboarding przebiega sprawnie, a każdy wie, co ma zrobić i kiedy.
Wyzwanie 4: Sprawne rozliczanie nagród za polecenia pracownicze
Programy poleceń są skuteczne, ale wymagają dobrej organizacji – szczególnie w zakresie wypłat nagród w odpowiednich terminach.
Rozwiązanie: Automatyzacja przypominająca o wypłacie nagród
Na podstawie danych z procesu rekrutacyjnego system:
- Wysyła wiadomość w dniu rozpoczęcia pracy poleconego kandydata – przypomnienie o I racie nagrody.
- Po 6 miesiącach – wysyła przypomnienie o II racie.
Dodatkowo, w Moduł Poleceń Pracowniczych można:
- Stworzyć stronę z ofertami pracy.
- Wygenerować linki polecające.
- Promować program online i offline.
To rozwiązanie wspiera transparentność i terminowość – kluczowe dla zaufania do programu poleceń.
Podsumowanie
Każda z opisanych automatyzacji powstała na bazie realnych potrzeb naszych klientów. To nie są gotowe szablony – to customowe rozwiązania, które wspierają zespoły rekrutacyjne w ich codziennej pracy. Jeśli chcesz sprawdzić, jak mogą działać u Ciebie – daj nam znać.
