Rekrutacja w retailu: jak LPP buduje bazę kandydatów wśród swoich klientów

LPP ma ponad 1300 salonów w całej Polsce i co roku prowadzi do nich od 5000 do 6000 rekrutacji. Przy takiej skali firma potrzebuje stałego dopływu kandydatów, o których zabiegają też inne sieci handlowe. Dlatego LPP buduje w eRecruiterze własną bazę kandydatów i zasila ją także ze źródła, jakim są same sklepy. O tym, jak powstaje ta baza i jak rekruterzy z niej korzystają, opowiada Łukasz Karacz, Talent Acquisition Leader Omnichannel, LPP.

Wyzwanie: całoroczna rekrutacja i papierowe CV w sklepach

LPP najczęściej rekrutuje sprzedawców i liderów zmiany, a rekrutacje na te stanowiska trwają przez cały rok. Przed dużymi kampaniami sprzedażowymi, takimi jak wyprzedaże czy Black Friday, procesów jest jeszcze więcej, a o ich powodzeniu decyduje tempo.

Przez lata rekrutacje do sklepów prowadzili samodzielnie kierownicy sklepów i regionalni menedżerowie sprzedaży: publikowali ogłoszenia i umawiali spotkania. Wraz z rozwojem sieci, rekrutacji było jednak tak dużo, że kierownicy nie byli w stanie prowadzić ich samodzielnie obok codziennej pracy w sklepie.

Kłopot sprawiały też CV zostawiane w sklepach. Papierowe aplikacje nie trafiały do systemu, przez co rekruterzy nie mieli nad nimi kontroli. Takie dokumenty trudno też obsłużyć zgodnie z RODO. Kandydat zostawiający CV w sklepie zwykle nie otrzymuje klauzuli informacyjnej, a firma nie ma gdzie odnotować, czy zgodził się na udział w przyszłych rekrutacjach ani jak pilnować terminu usunięcia jego danych.

Rozwiązanie: jedna baza kandydatów w eRecruiterze

W LPP kandydat jest traktowany tak samo jak klient. Łukasz regularnie przypomina o tym kierownikom sklepów i swojemu zespołowi.

Skoro każdy kandydat jest klientem, LPP postanowiło spojrzeć na to także z drugiej strony: każdy klient może zostać kandydatem. Tak powstała kampania z kodami QR, które po zeskanowaniu telefonem prowadzą prosto na stronę kariery LPP. Firma umieściła je tam, gdzie klienci najczęściej zatrzymują wzrok: na paragonach, witrynach i ściankach w nowych sklepach. Aplikacja z kodu trafia bezpośrednio do eRecruitera, zamiast w postaci papierowego CV do sklepu. Dzięki pytaniu o źródło w formularzu wiadomo, że tą drogą przychodzi dziś co jedenaste CV.

Każda aplikacja, niezależnie od tego, czy przyszła z kodu QR, strony kariery czy płatnego ogłoszenia, zasila jedną bazę kandydatów. Tylko od lutego do końca lipca trafiło do niej 76 000 CV na stanowiska sprzedawców. eRecruiter sam pilnuje przy tym zgód kandydatów i usuwa dane, których nie można już przechowywać.

Rekruterzy sięgają do bazy bardzo często. Gdy po publikacji ogłoszenia na stronie kariery aplikacji jest za mało, zanim uruchomią kolejne kanały, sprawdzają osoby, które w ostatnim kwartale aplikowały w tym samym mieście. Wracają też do kandydatów, którzy wcześniej nie przeszli rekrutacji albo sami z niej zrezygnowali. Do bazy zaglądają również przed sezonem wyprzedaży, gdy rekrutacji jest najwięcej.

Do Grupy LPP należy kilka spółek, a z bazy korzystają ich rekruterzy. Przeglądając kartę kandydata, rekruter widzi również jego wcześniejsze aplikacje do Grupy, jeśli takie wystąpiły

Porządek w bazie utrzymują wspólne hashtagi, które zespoły LPP ustaliły na początku pracy z eRecruiterem. Rekruter może po nich szybko przefiltrować kandydatów, na przykład wszystkich uczestników konkretnego projektu. Przy tak dużej sieci sprzedaży i kilku zespołach rekrutacyjnych wspólne tagi pomagają utrzymać jeden standard pracy.

Jak jeszcze eRecruiter wspiera rekrutację w LPP

Wsparcie dla kierowników sklepów

Rekrutacje do sieci sprzedaży przejął zespół talent acquisition, który LPP powołało specjalnie dla spółki retailowej. Gdy kierownik sklepu zgłasza zapotrzebowanie, od razu otrzymuje przypisanego rekrutera. Ten publikuje ogłoszenie i dobiera kanały: stronę kariery, płatne ogłoszenie lub dodatkową kampanię. Jeśli w jednym mieście trwa kilka rekrutacji, łączy je w mniejszą liczbę ogłoszeń.

Decyzja o zatrudnieniu należy do kierownika sklepu. W rekrutacjach na stanowisko sprzedawcy proces jest uproszczony: rekruter udostępnia kierownikowi CV, a ten zaznacza w eRecruiterze, kogo zatrudnia. Pozostali kandydaci otrzymują podziękowanie za udział w rekrutacji, które system wysyła automatycznie.

Kandydaci wewnętrzni

LPP chętnie stawia na rozwój własnych pracowników, a praca w sklepie często jest pierwszym krokiem do dalszej kariery. Od 65 do 70% rekrutacji kończy się awansem wewnętrznym, a w niektórych sezonach nawet 75%. Pomagają w tym programy rozwojowe dla sprzedawców i kierowników sklepów oraz platforma, która łączy sklepy z centralą, a wiele osób z centrali zaczynało pracę właśnie w sklepie.

Pracownicy aplikują na nowe stanowiska tak samo jak kandydaci z zewnątrz, w tych samych projektach rekrutacyjnych. W eRecruiterze mają jednak osobne etapy, więc rekruter od razu wie, kto już pracuje w firmie.

Raporty

Łukasz regularnie korzysta z raportów w eRecruiterze, także z nowej zakładki z raportami indywidualnymi rekruterów. Docenia, jak bardzo moduł raportowy rozwinął się w ostatnich latach.

Lista rekrutacji pokazuje czas trwania i zamknięcia każdego procesu, także w podziale na rekruterów. Dzięki temu Łukasz widzi, które rekrutacje się przedłużają i gdzie warto zareagować.

Efekty i wnioski

LPP zyskało własną, stale rosnącą bazę kandydatów i przejrzysty proces. Każda aplikacja, niezależnie od źródła, trafia do eRecruitera. Rekruter widzi, skąd przyszedł kandydat, na jakim jest etapie i czy aplikował już do innej spółki LPP, a przy kolejnej rekrutacji może do niego wrócić. Dzięki temu firma może planować następne zmiany.

Historia LPP pokazuje, że w retailu kandydat i klient to często ta sama osoba. Warto więc dbać o doświadczenia kandydatów, bo wpływają na postrzeganie marki i szukać pracowników tam, gdzie firma codziennie spotyka klientów. Warunek jest jeden: każda aplikacja musi trafić do jednego systemu.

FAQ – najczęstsze pytania dotyczące zarządzania aplikacjami kandydatów w praktyce

Jak zarządzać aplikacjami kandydatów przy dużej skali rekrutacji?

Najważniejsze jest to, żeby każda aplikacja, niezależnie od źródła, trafiała do jednego systemu ATS. LPP prowadzi od 5000 do 6000 rekrutacji rocznie w ponad 1300 salonach i gromadzi wszystkie aplikacje w jednej bazie kandydatów w eRecruiterze. Rekruterzy wracają do niej przy kolejnych rekrutacjach, a system pilnuje zgód kandydatów i usuwa dane, których nie można już przechowywać.

Jak skrócić czas rekrutacji w sieci handlowej?

Pomaga baza kandydatów, do której można wrócić, zanim ruszą kolejne kanały. W LPP, gdy aplikacji na ogłoszenie jest za mało, rekruterzy najpierw sprawdzają osoby, które w ostatnim kwartale aplikowały w tym samym mieście, i kandydatów z wcześniejszych rekrutacji. Kierownik salonu od razu dostaje też przypisanego rekrutera i decyzję o zatrudnieniu zaznacza bezpośrednio w eRecruiterze.

Jak pozyskiwać kandydatów do pracy w retailu?

Dobrym źródłem są własni klienci. LPP umieściło kody QR na paragonach, witrynach i ściankach w nowych salonach. Kod prowadzi na stronę kariery, a aplikacja trafia bezpośrednio do eRecruitera. Dziś tą drogą przychodzi co jedenaste CV.

Jak poprawić candidate experience w dużej firmie?

Warto traktować kandydata jak klienta, bo w retailu często nim jest. W LPP osoby, które nie zostały zatrudnione na stanowisko sprzedawcy, automatycznie dostają podziękowanie za udział w rekrutacji. Dzięki karcie kandydata w eRecruiterze kandydat nie musi też za każdym razem zaczynać relacji z firmą od początku, bo rekruter widzi jego wcześniejsze aplikacje.

Jak wybrać ATS dla firmy z kilkoma spółkami i wieloma lokalizacjami?

Warto sprawdzić, czy system pozwala prowadzić jedną bazę kandydatów dla wszystkich spółek i utrzymać wspólny standard pracy. W Grupie LPP z bazy w eRecruiterze korzystają rekruterzy kilku spółek. W karcie kandydata widzą jego wcześniejsze aplikacje do Grupy, a wspólne hashtagi pozwalają szybko filtrować kandydatów.

Jak prowadzić rekrutacje wewnętrzne w systemie ATS?

Kandydaci wewnętrzni mogą brać udział w tych samych projektach rekrutacyjnych co osoby z zewnątrz, ale z osobnymi etapami. Tak pracuje LPP, gdzie od 65 do 70% rekrutacji kończy się awansem wewnętrznym. Dzięki osobnym etapom w eRecruiterze rekruter od razu wie, kto już pracuje w firmie.