Silny employer branding tuż po rekrutacji, czyli Moduł Onboardingu w ID Logistics

Firma ID Logistics Polska jest częścią międzynarodowej Grupy ID Logistics i specjalizuje się w dedykowanej logistyce kontraktowej dla branż m.in.: retail, odzieżowej, kosmetycznej oraz FMCG. Nasze rozmówczynie, Beata Rochowiak, Recruitment and Development Coordinator oraz Małgorzata Wróbel, HR Project Manager, podjęły decyzję o ujednoliceniu firmowego onboardingu. Pomysł ten powstał z potrzeby wprowadzenia jednego, ustandaryzowanego modelu wdrażania nowych pracowników oraz zadbania o to, aby każdy z nich otrzymał te same informacje. Do realizacji tego działania wybrały Moduł Onboardingu od eRecruiter.

Zarządzanie onboardingiem bez narzędzia

Jednym z największych wyzwań, z jakimi mierzył się Zespół HR ID Logistics podczas onboardingu, była konieczność ręcznego koordynowania kolejnych kroków wdrażania nowych pracowników. Rozproszona struktura organizacyjna firmy, która obejmuje trzy spółki i około 50 osób w Dziale HR, sprawiała, że uruchamiany indywidualnie dla każdego pracownika onboarding stawał się czasochłonny w zarządzaniu.

Brak centralnego narzędzia skutkował również dużym obciążeniem organizacyjnym i ryzykiem błędów, takich jak pominięcie lub powtórzenie poszczególnych działań. Różnorodne potrzeby lokalnych oddziałów dodatkowo komplikowały proces, ponieważ niektóre z nich oczekiwały standardowej ścieżki onboardingu, inne preferowały wersje skrócone, rozbudowane lub dostosowane do konkretnej grupy pracowników. W efekcie, bez odpowiedniego systemu, trudno było zapewnić spójność i płynność całego procesu.

Wcześniej nie mieliśmy narzędzia, które ujednolicało proces i zapewniało nad nim kontrolę. Posiadaliśmy pewne materiały, takie jak prezentacje o firmie czy filmy, ale panowała bardzo duża autonomia przy ich dystrybucji do pracowników w poszczególnych oddziałach organizacji.

Beata Rochowiak, Recruitment and Development Coordinator

Wybór narzędzia do onboardingu

Zespół HR poszukiwał rozwiązania, które umożliwi nowym pracownikom dostęp do informacji potrzebnych do sprawnego wdrożenia w organizacji. Zależało im także na narzędziu, które płynnie przeniesie kandydata do roli pracownika i na każdym etapie procesu umożliwi z nim komunikację. Aby w efekcie – dzięki stałemu podtrzymywaniu kontaktu – zmniejszyć ryzyko jego rezygnacji i dać poczucie, że nowy pracodawca nie zapomniał o nim i jest dobrze przygotowany na jego dołączenie do organizacji.

Przy wyborze narzędzia ważnym aspektem było również zapewnienie właściwego procesu pozyskiwania i przetwarzania danych kandydatów na potrzeby onboardingu. Tak aby nie generować dodatkowej pracy dla zespołu m.in. poprzez tworzenie dokumentacji.

Odpowiedzią na wszystkie te wyzwania okazał się Moduł Onboardingu od eRecruiter. Co zdecydowało o wyborze tego narzędzia przez ID Logistics? Jako najważniejsze funkcje nasze rozmówczynie wymieniają:

• Płynne przejście z rekrutacji do onboardingu;
• Szablony wiadomości onboardingowych w języku polskim i angielskim;
• Logowanie się nowego pracownika do systemu za pomocą prywatnego maila;
• Zadania dla przyszłego pracownika, przełożonego i HR w języku polskim i angielskim;
• Automatyczna wysyłka przypomnień do każdego uczestnika procesu o zadaniach do wykonania;
• Wsparcie od zespołu eRecruiter na czacie w systemie;
• Możliwość skorzystania z bogatej i łatwo dostępnej bazy wiedzy, zawierającej również materiały wideo, które prowadzą użytkownika krok po kroku;
• Brak dodatkowej konieczności zbierania dokumentacji, dzięki zgodzie RODO zaszytej w systemie.

Podczas wprowadzania Modułu Onboardingu nie obyło się bez wyzwań.

Głównym wyzwaniem podczas konfiguracji był czas wdrożenia: testowaliśmy 2 narzędzia do onboardingu spoza Polski, jednak żadne nie spełniło naszych oczekiwań. Proces był czasochłonny, przez co nasz harmonogram stawał się coraz bardziej napięty. Finalnie wybór i wdrożenie Modułu Onboardingu od eRecruiter zakończyłyśmy w 1,5 miesiąca. W tym czasie zorganizowałyśmy również szkolenia dla HR oraz innych użytkowników systemu.

Małgorzata Wróbel, HR Project Manager

Na każdym etapie wprowadzania nowego narzędzia ID Logistics blisko współpracowało z zespołem eRecruiter. Panie Beata i Małgorzata korzystały ze wsparcia ekspertów oraz współtworzyły nowe funkcje Modułu poprzez sugestie usprawnień. Bardzo doceniły również bazę wiedzy – do której linki znajdują się w systemie i mailach dla użytkowników – określając ją jako jeden z elementów decydujących o wyborze narzędzia.

Ekspercka porada od ID Logistics:

Dobrze, gdy szkolenia z Modułu dla pracowników prowadzą wspólnie ekspert eRecruiter oraz zespół wdrażający narzędzie w firmie. Takie rozwiązanie przyniosło u nas bardzo pozytywne efekty w zakresie edukacji jego użytkowników.

Reakcja pracowników na nowe narzędzie

Nowy proces onboardingu nie tylko znacząco usprawnił pracę HR-u, ale został również doceniony przez zespoły i nowych pracowników. Największe wrażenie wywarło na nich ustandaryzowanie przebiegu całego wdrożenia, w tym otrzymywania informacji o firmie i o tym, co będzie się działo podczas onboardingu w najbliższym czasie.

Ekspercka porada od ID Logistics

Warto stworzyć łatwe w odbiorze materiały edukacyjne dla zespołów i nowych pracowników. Powinny one zawierać krótkie i „chwytliwe” informacje oraz mieć zróżnicowaną formę (np. filmiki czy krótkie prezentacje). Takie materiały pozwolą stworzyć onboarding, którego treść nowi pracownicy zapamiętają na dłużej.

Efekty wprowadzenia Modułu Onboardingu

Zespół HR firmy ID Logistics korzysta w ramach Modułu Onboardingu z:

• Konta Pracownika;
• Przypisywania zadań do wykonania (przez HR, przełożonego, pracownika i osób z innych działów) i monitorowania postępu ich wykonania;
• Automatycznych ścieżek wiadomości onboardingowych;
• Współpracy z innymi działami w firmie i hiring managerami.

Każdy z tych elementów pomógł zoptymalizować proces zatrudnienia i zapobiegać ludzkim błędom, a także zwiększył zaangażowanie przełożonych nowo zatrudnionych osób.

Onboarding pracownika to od zawsze element obowiązkowy w firmie ID Logistics, a dzięki narzędziu od eRecruiter proces ten został ujednolicony. Zespół HR jest teraz także w stanie sprawdzać na bieżąco, na którym jego etapie jest nowo zatrudniona osoba. Wszystko to sprawia, że nasze rozmówczynie chętnie rekomendują to rozwiązanie innym.

Polecamy Moduł Onboardingu od eRecruiter innym firmom. Jego ogromnym atutem jest to, że pozwala płynnie przejść z procesu rekrutacji do wdrażania nowo zatrudnionej osoby. Dzięki temu już na etapie onboardingu system jest znany kandydatom, przełożonym i działowi HR.

Małgorzata Wróbel, HR Project Manager