Jak Smartney Grupa Oney uporządkował pre-boarding i ograniczył ryzyko rezygnacji kandydatów przed ich pierwszym dniem pracy

W dynamicznie rozwijającej się organizacji, a także w świecie rosnącej świadomości znaczenia doświadczeń pracownika, kluczowe jest tworzenie procesów, które realnie wspierają ludzi na każdym etapie ich drogi zawodowej w firmie. To one budują poczucie przynależności, wzmacniają zaangażowanie i minimalizują ryzyko odejść.

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupa Oney, od dawna zawodowo związana z branżą finansową, doskonale rozumie wagę dbałości o pracownika – zarówno przed jego dołączeniem do zespołu, jak i podczas całego okresu współpracy. Jej doświadczenie i perspektywa pokazują, jak istotne jest, aby każdy etap kontaktu z firmą był przemyślany, przyjazny i wspierający.

Wyzwanie: ręczny pre‑boarding i rosnąca skala rekrutacji

Na początku zeszłego roku Smartney Grupa Oney zaczął mierzyć się z rosnącą liczbą rezygnacji kandydatów tuż przed planowanym pierwszym dniem pracy. Mimo że firma utrzymywała kontakt z przyszłymi pracownikami, komunikacja była rozproszona i ręczna, co przekładało się na większe ryzyko odejść, dodatkowe koszty rekrutacji i utratę czasu zespołu HR i hiring managerów.

Aby ograniczyć te sytuacje, Smartney Grupa Oney rozpoczął prace nad uporządkowaniem pre‑boardingu, czyli procesu między zaakceptowaniem oferty przez przyszłego pracownika do rozpoczęcia przez niego jego pierwszego dnia pracy. W pewnym momencie okazało się, że pomimo posiadania uporządkowanego procesu, brak narzędzia, które scala cały proces, powoduje konkretne trudności.

Najważniejsze problemy procesu pre-onboardingu:

1. Nadmierne obciążenie HR
   Zespół HR musiał ręcznie wysyłać wiadomości, przypomnienia i stale monitorować postępy pre‑onboardingu.
2. Nieregularne wykonywanie zadań przez menedżerów
   Przy dużej liczbie obowiązków operacyjnych menedżerowie często zapominali o swoich krokach, co wymagało dużego monitoringu ze strony zespołu HR.

Dlaczego to był realny problem?

• Zespół HR tracił godziny tygodniowo na zadania, które można było zautomatyzować;
• A menedżerowie, obciążeni pracą operacyjną, nie byli w stanie pilnować pre‑boardingu, co zwiększało ryzyko błędów i przeoczeń.

Dlatego Smartney Grupa Oney potrzebował rozwiązania, które uporządkuje i zautomatyzuje kontakt z nowymi pracownikami, odciąży HR i zapewni pełną widoczność zadań – bez ręcznej koordynacji.

Dlaczego Smartney Grupa Oney zdecydował się na Moduł Onboardingu od eRecruiter?

Choć Smartney Grupa Oney miał już proces pre‑onboardingu, jego realizacja była bardzo czasochłonna. Zespół HR musiał pilnować terminów wysyłki wiadomości, ręcznie przypominać menedżerom o zadaniach i koordynować wszystkie kroki, co przy rosnącej liczbie rekrutacji stawało się coraz trudniejsze operacyjnie.

Dlatego naturalnym kolejnym krokiem było wybranie i wdrożenie narzędzia, które uporządkuje komunikację i zautomatyzuje powtarzalne czynności, odciążając zarówno zespół HR, jak i menedżerów.

Wybór narzędzia był prosty, bo nie chcieliśmy dokładać kolejnego systemu – jak w każdej firmie, ponieważ już mamy ich sporo. Potrzebowaliśmy czegoś, co umożliwi automatyzację i co będzie spięte z eRecruiterem, albo będzie po prostu jego modułem.

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupie Oney

Ostatecznie Smartney Grupa Oney wybrał Moduł Onboardingu od eRecruiter, ponieważ najlepiej odpowiadał na potrzeby zespołu.

Wdrożenie Modułu Onboardingu

Po uruchomieniu modułu zespół szybko przeniósł dotychczasowy proces pre‑boardingu do systemu. Konfiguracja okazała się prosta i intuicyjna, ponieważ działa na tych samych zasadach, co tworzenie standardowych wiadomości i szablonów w eRecruiter, więc nie wymagało dodatkowych kompetencji ani wsparcia IT.

W efekcie Smartney Grupa Oney otrzymał w pełni zautomatyzowany proces, który:

• nie wymaga ręcznego uzupełniania wiadomości i pamiętania o ich wysyłce,
• automatycznie przypomina menedżerom o ich zadaniach,
• eliminuje ryzyko pomyłek, przeoczeń i opóźnień.

Dzięki prostej konfiguracji i jasnemu układowi modułu zespół mógł szybko przejść z etapu planowania do pełnej automatyzacji, odciążając zespół HR i standaryzując komunikację z przyszłymi pracownikami.

Źródło: Screen z Modułu Onboardingu dostępnego w eRecruiter, 2026

Rozwiązanie: pełna automatyzacja pre-boardingu

Od momentu wdrożenia nowych rozwiązań, pre‑onboarding w Smartney Grupie Oney został kompleksowo uporządkowany i dobrze zaopiekowany. Firma przeprowadziła testy, a w tworzenie treści zaangażowały się wspólnie zespoły HR, marketingu, PR oraz menedżerowie, co pozwoliło przygotować spójne i przyjazne materiały dla przyszłych pracowników.

Osoby dołączające do nas są zadowolone – i co ciekawe, NPS naszego procesu pre-onboardingu wynosi 100 i to po badaniu kilkunastu osób!

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupie Oney

Po implementacji Modułu Onboardingu zespół postawił sobie za cel dalszą automatyzację całego procesu wdrożenia, tak aby był on możliwie najbardziej uporządkowany i intuicyjny. Dzięki szerokim możliwościom narzędzia mogą z łatwością dodawać dokumenty, linki oraz różnego rodzaju materiały wspierające pierwsze dni pracy i te przed. Jak podkreśla Ola, rozwiązanie daje duże pole do kreacji: „Ogranicza tylko wyobraźnia 😉”

Nowy moduł pozwola odciążyć HR od wielu manualnych zadań, zapewnić kandydatom spójne doświadczenie i podnieść jakość całego procesu – od momentu przyjęcia oferty aż po pierwszy dzień w firmie.

Czy wiesz, że…

Źródło: Society for Human Resource Management (SHRM)

Rezultaty po wdrożeniu: przejrzystość i pełna kontrola procesu

Po wdrożeniu modułu cały proces pre‑boardingu w Smartney Grupie Oney został uporządkowany i ustandaryzowany. Firma korzysta dziś z kilku ścieżek pre‑onboardingu, dopasowanych do długości okresu oczekiwania na rozpoczęcie pracy, a całość przebiega automatycznie, odciążając zarówno zespół HR, jak i menedżerów.

Przed wdrożeniem modułu:

• Zespół HR musiał ręcznie sprawdzać statusy i dopytywać zespoły.
• Zdarzały się sytuacje, gdzie pracownicy zapominali o przydzielonych zadaniach do wdrożenia nowych osób, co wymagało ciągłych przypomnień.
• Brakowało jednego miejsca, w którym widać byłoby cały proces.
• Organizacja traciła czas na koordynację i pilnowanie terminów.

Po wdrożeniu modułu:

• Rekrutacje i onboarding są teraz w jednym środowisku.
• Zespół HR ma pełną widoczność statusów i w każdej chwili może sprawdzić:
  • czy założono odpowiednie tickety,
  • czy menedżer wykonał i potwierdził swoje zadania,
  • czy wykonano telefon do nowej osoby,
  • czy przygotowano sprzęt IT.
• Przejrzystość procesu eliminuje konieczność dopytywania i koordynowania z wieloma działami.
• Menedżerowie mają jasną listę kroków i automatyczne przypomnienia, a system pilnuje ich za nich.
• HR nie musi już ręcznie nadzorować przebiegu pre‑boardingu.

Teraz mamy pewność, że proces przebiega zgodnie z czasem. Nie muszę dopytywać menedżera czy dział IT, czy wszystko jest gotowe. Widzę to w systemie. Kiedy ktoś kliknie 'wykonane’, nie muszę niczego dodatkowo sprawdzać i to naprawdę robi dużą różnicę.

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupie Oney

Menedżerowie podkreślają, że nowe rozwiązanie porządkuje ich pracę, ułatwia realizację poszczególnych kroków i uwalnia ich od konieczności pamiętania o zadaniach, ponieważ system pilnuje to za nich.

Rekomendacje

Pre‑onboarding to moment, w którym firma zaczyna budować relację z nowym pracownikiem i to od tej komunikacji często zależy, czy kandydat dotrwa do pierwszego dnia pracy. Dlatego tak ważne jest, aby proces był jasny, zaplanowany i spójny.

Na rynku jest dużo raportów HR-owych, więc wystarczy po nie sięgnąć by uzyskać niezbędną wiedzę o tym, jak ważny jest pre-onboarding, ale też jak go zaprojektować. A jeśli nie mamy czasu, narzędzia AI mogą nas wesprzeć w wyciąganiu najważniejszych wniosków.

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupie Oney

→ Kliknij tutaj, aby pobrać swój darmowy ebook: „Udany onboarding. Przewodnik dla rekruterów” [Pobierz teraz]

Najważniejszy wniosek, który podkreśla zespół HR:

Pre-onboarding to bardzo unikalna szansa, żeby naprawdę zaopiekować proces i pierwsze wrażenie – a pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. I to może zrobić naprawdę dużą różnicę.

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupie Oney