Czy dokumenty po zakończonym procesie rekrutacyjnym powinniśmy usunąć? Jak długo można przechowywać dokumenty kandydatów? To pytania, które bardzo często zadają sobie rekruterzy.
Życiorysy i listy motywacyjne użyte w rekrutacji mogą być przechowywane nawet przez 10 lat. To długo, ale warto pamiętać, że celem przechowywania takich dokumentów jest ich archiwizacja. Pracodawca może użyć ich wyłączenie w sytuacji ochrony przed ewentualnymi roszczeniami kandydatów, np. w zakresie dyskryminacji.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, czyli w przypadku rekrutacji – pracodawca, musi zapewnić, aby dane kandydatów były przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. W rekrutacji takim celem jest zatrudnienie pracownika. Skąd więc możliwość przechowywania dokumentów rekrutacyjnych przez 10 lat?
Gromadzone dane na straży interesu pracodawcy
Powszechnie twierdzi się, iż po zakończonej rekrutacji, pracodawca powinien usunąć dane kandydatów, bo osiągnął już cel – zatrudnił pracownika. Nie jest to jednak takie oczywiste i możliwa jest inna interpretacja ponieważ kandydaci, którzy nie zostali zatrudnienie mogą wystąpić z roszczeniami dotyczącymi np. dyskryminacji na etapie zatrudniania. Bez posiadania dokumentów aplikacyjnych, pracodawca nie mógłby skutecznie chronić się przed takimi roszczeniami. Dlatego prawo zezwala firmom na przechowywanie danych dłużej niż czas trwania samego procesu rekrutacyjnego.
Dlaczego 10 lat?
Mirosław Gumularz – Specjalista ds. Ochrony danych osobowych
Dokumenty aplikacyjne, z których pracodawca już nie korzysta, mogą być przechowywane tylko w celu ochrony przed roszczeniami i tylko tak długo, jak długo roszczenia takie mogą być do pracodawcy kierowane. Z zapisów polskiego prawa wynika, że roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym na etapie rekrutacji (np. pytanie o stan cywilny, co może być podstawą do oskarżenia), ulega przedawnieniu po upływie 3 lat od dnia, w którym kandydat dowiedział się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia (w tym przypadku pracodawcę). Nie później jednak niż 10 lat po zakończonej rekrutacji.
Pracodawcy oprócz gromadzenia danych w celu ochrony przed roszczeniami, mogą również wykorzystywać CV w kolejnych rekrutacjach. Jednak jak już było wspomniane na naszym blogu [czytaj tutaj], musi mieć na to odrębną zgodę kandydata.
Jesteś zainteresowany tematem przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji? Obejrzyj webinar: 5 mitów nt. przetwarzania danych osobowych kandydatów.
