„Podstawą w relacji z kandydatem jest podmiotowość, partnerstwo oraz szczerość” – oto wartości, które są kluczowe dla Benchmark Group, członka Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji. O tym, jak powinna wyglądać komunikacja na każdym etapie procesu rekrutacyjnego, rozmawiamy z Małgorzatą Piasecką, CEO & Leading Consultant w Benchmark Group oraz HR Business Partner we współpracy z klientami.
Aktualizacja 2026: zasady dobrej rekrutacji pozostają podobne, ale oczekiwania kandydatów są dziś znacznie bardziej konkretne. Komunikacja z kandydatem powinna być zaplanowana na każdym etapie procesu rekrutacji: od potwierdzenia otrzymania CV, przez rozmowę rekrutacyjną, aż po informację po zakończeniu rekrutacji. To ważne nie tylko dla sprawności procesu, ale też dla candidate experience i budowania relacji z osobami, które mogą wrócić do firmy w przyszłości.
Z raportu eRecruiter „Candidate Experience w Polsce 2025” wynika, że ponad 9 na 10 kandydatów doświadczyło braku informacji zwrotnej o odrzuceniu, a 84% wskazuje, że taka sytuacja się powtarza.
Jakie powinny być pierwsze kroki przy rozpoczęciu każdej rekrutacji? Co jest w tym momencie kluczowe dla powodzenia naszych działań?
Proces rekrutacji powinien zaczynać się od zawiązania zespołu, który będzie zarządzał konkretnym projektem. Do zespołu warto zaprosić osoby, które mogą dostarczać potrzebnych w procesie informacji/danych/rozwiązań oraz bezpośrednio zainteresowanych zatrudnieniem nowego pracownika. To mogą być osoby na różnych stanowiskach i rolach w firmie np. prezes firmy, szef zespołu poszukującego pracownika, rekruter lub przedstawiciel działu prawnego. Rekrutacyjny team wspólnie definiuje cele projektu – biznesowy i rozwojowy, określa ramy budżetowe oraz harmonogram działań. Każdy z członków ma też jasno wyznaczone role w tym procesie oraz odpowiedzialność za rezultat.
Kluczowe jest, aby po ustaleniu ogólnych zasad prowadzonego procesu ustalić, kogo dokładnie szukamy i podjąć decyzję – czy szukamy „po obecnym doświadczeniu kandydata”, czy może „po potencjale”. Bo każda z tych decyzji oznacza inny sposób pracy z kandydatami, komunikacji i wdrożenia po zatrudnieniu.
W 2026 roku do takiego planu warto dodać także zasady komunikacji: kto odpowiada kandydatom, w jakim czasie, jakim kanałem i co dzieje się po każdym etapie. Na rynku pracy, na którym kandydaci porównują doświadczenia z różnych rekrutacji, brak jasnej informacji bywa równie szkodliwy jak zbyt długi proces.
Dlaczego warto budować fundamenty każdej rekrutacji?
Pierwszy etap służy bardzo dokładnemu określeniu, co jest dla nas ważne, jako organizacji i członków zespołu, jaki jest cel rekrutacji, za jakie kompetencje chcemy komuś od razu zapłacić, jaki poziom nasilenia określonych cech nas interesuje oraz najważniejsze potrzeby, jakie realizujemy w rekrutacji. Pomocne na tym etapie są 2 pytania, które mogą wydawać się tożsame, ale dotyczą różnych obszarów działalności:
- Z jakiego powodu zatrudniam?
To jest moment, który służy pracodawcy do spojrzenia w przeszłość i stan „na dziś”. Taki moment zatrzymania, aby przeanalizować aktualną sytuację w naszej organizacji. W tym pytaniu dokonujemy przeglądu i potwierdzamy przyczyny decyzji o uruchomieniu rekrutacji. Może to być np. brak określonych umiejętności w zespole, rozwój organizacji.
- Po co zatrudniam?
Tutaj budujemy i potwierdzamy wizję przyszłości. Przyszłości z nowym pracownikiem w firmie. Zastanawiamy się nad tym, jak będzie wyglądał nasz zespół z nową osobą i jej kompetencjami, jak chcemy rozwijać organizację i jak ta nowa osoba ma się wpisać w nasze plany. Dodatkowo analizujemy cele biznesowe i na ich podstawie doprecyzowujemy profil kompetencyjny kandydata.
Dzięki klarownemu określeniu wymaganych kompetencji selekcja spływających aplikacji przebiega bardzo sprawnie, co skraca proces rekrutacji, poprawia współpracę z kandydatami i menedżerami, a także ułatwia późniejsze działania.
Fundamenty rekrutacji powinny obejmować również jasne kryteria oceny kandydatów. Dzięki temu feedback po rozmowie kwalifikacyjnej nie opiera się na ogólnym wrażeniu, lecz na konkretnych wymaganiach stanowiska. To ułatwia rekruterowi podjęcie decyzji, a kandydatowi pomaga zrozumieć, dlaczego proces zakończył się określonym wynikiem.
Jaka jest rola rekrutera w procesie rekrutacyjnym? O czym warto pamiętać w codziennej pracy?
Rekruter ma bardzo specyficzną funkcję, znajduje się pomiędzy kandydatem a biznesem, jednocześnie dysponuje swoistą władzą, posiada wartość – w tym wypadku pracę/stanowisko, którą osoba wysyłająca aplikację chce zdobyć. Do tego jest w znacznie bardziej komfortowej sytuacji, posiada już zatrudnienie, czasami występuje w roli eksperta, a przychodzi do niego osoba w potrzebie. Z tego właśnie względu rekruter powinien pełnić funkcję służebną wobec kandydata i jednocześnie celu biznesowego. Kandydat, jak każdy człowiek, jest podmiotem. Ma prawo do własnej wizji całego procesu rekrutacji, bronienia swoich potrzeb, zgody lub niezgody na jakieś rozwiązania, ma prawo nie rozumieć naszego świata. Należy wspierać kandydatów, traktować partnersko i z szacunkiem. Jasno komunikować własne ważności i pogłębiać wiedzę o tym, co ważne dla drugiej strony. Szacunek to też stała komunikacja z kandydatem, informowanie o rezultatach etapów pośrednich, udzielanie wartościowej dla kandydata informacji zwrotnej opartej na realiach aktualnej rekrutacji i wizji pracodawcy. Kompetencje i wartość kandydata szacujemy i oceniamy wyłącznie w tej konkretnej rekrutacji, tej konkretnej organizacji, a nie ogólnie. W przypadku odmowy zatrudnienia ma to kluczowe znaczenie. Od pracy rekrutera zależy wizerunek jego organizacji, powodzenie rekrutacji oraz może mieć wpływ na przyszłość danej osoby. Właściwie udzielone i cenne wskazówki pomagają odnaleźć się kandydatom na rynku pracy i wybrać dopasowaną do cech i umiejętności ścieżkę kariery.
Jeśli planujesz zatrudnienie na start, zobacz jak wygląda umowa na okres próbny i jakie ma zasady.
Dziś stała komunikacja oznacza nie tylko telefon do wybranego kandydata. Minimum powinno obejmować potwierdzenie aplikacji, informację o przejściu lub nieprzejściu do kolejnego etapu, aktualizację statusu przy opóźnieniach oraz wiadomość po zakończeniu rekrutacji. Badanie Pracuj.pl pokazuje, że mniej niż 1/3 organizacji przekazuje informację zwrotną wszystkim kandydatom, mimo że 96% pracodawców wie, iż kandydaci wolą otrzymać informację o odrzuceniu niż pozostać bez odpowiedzi.
Stworzony w pierwszym kroku formularz oceny pomaga w codziennej pracy, szczególnie współpracy z biznesem. Jak należy z nim pracować?
Rekruter powinien znaleźć złoty środek pomiędzy jednakowym szablonem do oceny kompetencji kandydatów a nakreślonym obszarem wymaganych cech. Zbyt sztywne szablony powodują frustrację wszystkich stron zaangażowanych w proces rekrutacyjny. Sztampowe pytania generują wyuczone i nieprzystające do rzeczywistości odpowiedzi. Tracimy czas i energię, rekrutacja jest mniej skuteczna.
W dodatku rośnie zagrożenie porażki rekrutacyjnej, ponieważ zatrudnimy osoby, które nie są przez nas właściwie poznane lub możemy przeoczyć wartościowego pracownika. Koncentracja musi być na celu każdej ze stron, nie na tabelce.
Nieelastyczne ramy rekrutacji wpływają negatywnie także na doświadczenia kandydata. Rozmowa rekrutacyjna to dialog, a nie schematyczne przepytanie. Kandydatów frustruje odpowiadanie na bezwartościowe pytania, które nie sprawdzają ich kompetencji, a są czasochłonne i tym samym nieekonomiczne. Kandydaci przychodzą na spotkanie z gotową formułką, rekruterzy również, co sprawia, że spotkanie nie jest dogłębną analizą kompetencji kandydata w kontekście potrzeb organizacji. To przesłuchanie, gra w pokera, zamiast partnerskiej rozmowy potencjalnych współpracowników. Taka postawa nie służy żadnej ze stron.
Formularz oceny powinien być zgodny z zasadą minimalizacji danych. W praktyce oznacza to, że rekruter powinien notować informacje istotne dla danego stanowiska, a nie dane nadmiarowe, subiektywne komentarze czy informacje dotyczące obszarów chronionych. Warto też pamiętać, że po zmianach w Kodeksie pracy pracodawca nie powinien pozyskiwać informacji o wynagrodzeniu kandydata w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy.
O czym pamiętać?
Ważne prawnie: od 24 grudnia 2025 roku pracodawca powinien przekazać kandydatowi informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale. Informacja powinna być oparta na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci. Pracodawca powinien też zadbać, aby ogłoszenia i nazwy stanowisk były neutralne płciowo, a proces rekrutacyjny przebiegał niedyskryminująco.
Dane kandydatów powinny być przetwarzane tylko w zakresie potrzebnym do rekrutacji. Co do zasady, po zakończeniu procesu dane kandydata, z którym nie zawarto umowy, powinny zostać usunięte, chyba że istnieje inna podstawa do ich dalszego przetwarzania, na przykład zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach.
Jak zatem poprowadzić skuteczną rozmowę? Na co powinniśmy zwrócić uwagę?
Warto wiedzieć, czego potrzebuje od nas kandydat. Ważna jest przestrzeń do oceny, bez zero-jedynkowego podejścia, warto zwracać uwagę na potencjał, np. w przypadku stanowisk niewymagających określonych, twardych umiejętności (np. pracy na maszynie) jedną z kluczowych cech jest potencjał, osobowość i szybkość nauki.
Rozmowa rekrutacyjna powinna być wymianą poglądów i doświadczeń, bez nachalnego odpytywania z CV, czy mało istotnych zadań. Zachęcam, aby już w mailu zapraszającym na rozmowę wspomnieć o obszarach, które nam się podobają, są dla nas ważne i planujemy poruszyć je na spotkaniu. Potwierdzenie umiejętności zawartych w CV znajdziemy np. w zleconych ćwiczeniach do wykonania w kolejnych lub wcześniejszych etapach procesu.
Warto już na rozmowie dać kandydatowi feedback, pozytywne i negatywne wrażenia odnośmy do konkretnej sytuacji i naszego odbioru zachowania kandydata. Czyli np. w sytuacji, gdy kandydat nagminnie przerywał rozmówcom, powiedzmy: „Przerwałeś mi, kiedy opowiadałam Ci o naszej kulturze w biurze oraz o najnowszych produktach. Cieszę się, że masz dużą wiedzę o naszej organizacji i jesteś aktywną osobą, ale nie czułam się komfortowo, nie mogąc dokończyć swojej myśli. Cierpliwość i umiejętność wysłuchania innych jest bardzo istotną cechą dla osoby na oferowanym przez nas stanowisku”. Możemy też pokazać kandydatowi, w jaki sposób jego zachowanie działa przeciw niemu – to często daje kandydatowi dodatkową wartość w procesie rekrutacji.
Dobra rozmowa rekrutacyjna powinna zaczynać się jeszcze przed spotkaniem. Kandydat powinien wiedzieć, czego może się spodziewać, ile etapów obejmuje proces, kto będzie obecny na rozmowie i kiedy otrzyma decyzję. Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca ma też obowiązek przekazać osobie ubiegającej się o zatrudnienie informację o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale. Jeśli nie zrobi tego w ogłoszeniu, powinien przekazać tę informację przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy, zależnie od przebiegu procesu.
Warto też jasno komunikować zasady korzystania z AI. Kandydat może używać narzędzi AI do przygotowania CV lub researchu przed rozmową, ale firma powinna określić, czy dopuszcza ich użycie podczas zadań, case study albo rozmowy online. To coraz ważniejsze, bo według raportu Pracuj.pl z 2026 roku 48% kandydatów użyło AI na którymś etapie procesu rekrutacyjnego, a tylko 7% firm posiada i komunikuje politykę AI w rekrutacji.
Czy można być wdzięcznym za odmowę? Jak mogę stworzyć wartościową dla kandydata treść?
Podziękowanie za udział w rekrutacji to zasada, która powinna być zawsze realizowana. Mail do każdego kandydata jest potwierdzeniem naszej postawy podmiotowego traktowania osób, które poświęciły nam czas. Odmowa, zamknięcie komuś szansy nie należy do najprzyjemniejszych doświadczeń zarówno dla rekrutera, jak i kandydata. Jednakże, dzięki pracy rekrutera, odmowa może być odebrana inaczej i wnosić coś zupełnie innego od zwyczajowej formułki lub, co gorsza, braku kontaktu.
Zadajmy sobie pytanie, czym właściwie jest odmowa? To wynik analizy naszych potrzeb i zaoferowanych przez kandydata umiejętności, które TU I TERAZ nie są spójne z naszymi wymaganiami. Nic więcej. Traktujmy kandydata podmiotowo, w indywidualnie przygotowanej odmowie warto podkreślić atuty danej osoby i inne obszary, w których się specjalizuje, ale niebędące w kręgu naszych zainteresowań.
Odmowa powinna być wskazówką i pomóc ukierunkować kandydata na rozwój określonych kompetencji, umiejętności, czy poszukiwanie zajęcia w innym obszarze. Także biznes może uczyć się na podstawie odmawiania kolejnym kandydatom. Duża liczba odmów powinna być sugestią, aby dopracować wizję przyszłego pracownika i stanowiska, zweryfikować z rzeczywistością nasze wymagania, dopasować oferowane wynagrodzenie do wyceny kompetencji.
W sformułowaniu ściśle merytorycznej oceny i szczerej odpowiedzi pomoże nam przygotowany, na I etapie rekrutacji, formularz opisujący obszar i granice oceny. Możemy bardzo dokładnie określić, których kompetencji brakuje kandydatowi, w których miejscach nasilenie cech było zbyt duże lub zbyt małe, jakie umiejętności są dla nas zbędne w danym momencie. Na podstawie tej oceny tworzymy indywidualnie przygotowaną odmowę, pełną wartościowych i konkretnych informacji. Kandydaci otrzymujący taki dokument czują się traktowani poważnie i zmniejszamy ich frustrację z powodu odmowy, ponieważ wiedzą, czym jest ona spowodowana. To rozwojowe budowanie relacji z kandydatem i wizerunku naszej firmy.
Po zakończeniu rekrutacji informację powinien otrzymać każdy kandydat, nawet jeśli będzie to krótka wiadomość o statusie aplikacji. Osoby, które były na rozmowie kwalifikacyjnej lub wykonywały zadanie, powinny dostać bardziej konkretny feedback. Nie musi to być rozbudowana ocena, ale powinien jasno pokazywać, które wymagania zostały spełnione, a które zdecydowały o wyborze innej osoby. To nie tylko uprzejmość, ale realne budowanie relacji i element candidate experience.
Przykładowy wzór odmowy:
Dziękujemy za udział w procesie rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska]. Po analizie wszystkich kandydatur zdecydowaliśmy się kontynuować rozmowy z osobą, której doświadczenie jest obecnie bliższe wymaganiom tej roli. Doceniamy [konkretny atut kandydata]. W tej rekrutacji kluczowe okazało się jednak [konkretne kryterium]. Dziękujemy za poświęcony czas i życzymy powodzenia w kolejnych procesach.
Podsumowanie
Dobra komunikacja z kandydatem zaczyna się już na samym początku, gdy przesłanie aplikacji uruchamia pierwszy kontakt z firmą. Warto zadbać o jasne zasady w zakresie komunikacji na każdym etapie rekrutacji: od potwierdzenia otrzymania CV, przez etap śledzenia statusu ich aplikacji i pierwszą rozmowę telefoniczną, aż po rozmowę kwalifikacyjną i decyzję po zakończeniu procesu. Dzięki temu kandydat czuje, że firma traktuje go z szacunkiem, a jego zaangażowanie nie pozostaje bez odpowiedzi.
Profesjonalizm rekrutera, szybkie przesłanie informacji o kolejnych krokach, przejrzystość oferty oraz konstruktywną informację zwrotną warto traktować jako standard, nie dodatkowy gest. Ma to bezpośredni wpływ na zadowolenie kandydatów i pozytywny wizerunek firmy na rynku pracy. Nawet osoby, które nie zostały zatrudnione w danym procesie, mogą zachować dobre zdanie o organizacji, jeśli otrzymają jasny i uprzejmy feedback.
