Aktualizacja: marzec 2021.
To, że rzeczywistość w jakiej funkcjonujemy zmieniła się z dnia na dzień nie podlega wątpliwości. Większość branż działa w trybie zdalnym, znaczną część dotychczasowych obowiązków jesteśmy zmuszeni wykonywać z naszego domowego biura. Dla branży HR to szczególne wyzwanie. Praca, której podstawą jest kontakt z drugą osobą, została przeniesiona na zupełnie nowy grunt.
Jak więc w dobie rekrutacji spotkań online nie zapominać o doświadczeniach kandydata, a docelowo nowego pracownika i zadbać o to, by wrażenie z tego nietypowego procesu rekrutacji było pozytywne?
Kandydaci obawiają się o obecną sytuację
Trwająca od ponad roku korona-rzeczywistość sprawiła, że część organizacji zdecydowało się wstrzymać lub tymczasowo zawiesić aktualne rekrutacje. Mnogość procesów wewnętrznych, które wymagały usprawnienia, a niekiedy zdefiniowania na nowo, sprawiły że doświadczenia kandydatów mogły zostać zepchnięte na drugi plan. Nie możemy jednak zapominać o tym, że po drugiej stronie ktoś czeka na wiadomość, zastanawiając się: „Co w tej sytuacji z moją rekrutacją? Czy jest aktualna? Czy mam realne szanse na zdobycie pracy w najbliższym czasie?”. Jak pokazują wyniki badania Candidate Experience w Polsce 2021, aż 56% specjalistów oczekuje stałego kontaktu z rekruterem. Sytuacja, w której mamy do czynienia z epidemią, nie jest tutaj wyjątkiem.
Jak poinformować kandydatów o zawieszeniu rekrutacji?
Decydując się na zawieszenie lub zamknięcie procesu, w którym znajduje się już grupa aktywnych kandydatów, nie zapomnij ich o tym poinformować. Nie pozwól, żeby pozostali zawieszeni w próżni, zastanawiając się co dalej. Wystarczy krótka wiadomość e-mail – według Raportu Candidate Experience w Polsce 2019 jest to droga preferowana przez 8/10 specjalistów. Jeśli decydujesz się na wstrzymanie rekrutacji, możesz ponowne podziękować za złożenie aplikacji z adnotacją o zamknięciu procesu ze względu na aktualną sytuację. Jeżeli planujesz wznowienie procesu po jakimś czasie – warto to także zawrzeć wwiadomości.W tym e-booku znajdziesz gotowe szablony wiadomości – korzystaj śmiało!). Możesz też wykonać, krótki telefon i przedstawić aktualny status rekrutacji – według badania 43% specjalistów chciałoby dowiedzieć się o zakończeniu procesu, w przypadku kiedy wysłali swoją aplikację. Pamiętaj, że każda informacja jest lepsza niż jej brak 😊.
Komunikuj, że kontynuujesz rekrutacje online
Jeśli Twoja organizacja nadal aktywnie prowadzi rekrutacje, pamiętaj żeby już na etapie ogłoszenia, poinformować potencjalnych kandydatów o tym, że odbywają się one online :). Portale jak np. Pracuj.pl oferują możliwość dodania odpowiedniego tagu, który sygnalizuje o przeniesieniu procesu do wirtualnego świata. To niezwykle cenna informacja. Takie same informacje powinny znaleźć się na Waszej firmowej stronie Kariera. Dziś każdy obawia się o swoje zdrowie, więc nie mając pewności, że spotkanie rekrutacyjne odbędzie się wirtualnie, może zrezygnować z przesłania swojej aplikacji. Ta krótka adnotacja ułatwi podjęcie decyzji niejednemu kandydatowi.
Spotkania online preferowane
Zgodnie z najnowszym raportem Pracuj.pl „Rok nowej normalności. Pracownicy i Kandydaci o rewolucji na rynku pracy” aż 91 % badanych jest skłonnych brać udział w rekrutacji zdalnej, a 88% w rozmowach rekrutacyjnych wideo*. To świetna informacja, oznacza bowiem, że aplikujący przyzwyczaili się do „nowej normalności” w rekrutacjach. Ważne, aby znaleźć miejsce na poinformowanie aplikujących o tym, jaka ścieżka czeka ich po złożeniu CV. Jeśli rozmowa rekrutacyjna odbędzie się telefonicznie lub za pośrednictwem narzędzi, które umożliwiają spotkania online, takie jak np. MS Teams, poinformuj o tym z wyprzedzeniem. To znaczne ułatwienie, które pozwoli kandydatom odpowiednio się przygotować i uzyskać dostęp do odpowiednich rozwiązań, a także ich wcześniejsze przetestowanie. Im więcej informacji przekażesz na tym etapie, tym mniej zestresowany będzie kandydat – a to oznacza, że zapamięta Twoją organizację jako wartą polecenia.
Jak pokazuje Raport Candidate Experience 2019 w Polsce – ponad połowa respondentów chętnie podzieli się swoją opinią z rodziną lub znajomymi, myślę że to wystarczający argument, żeby zadbać o ich doświadczenia nawet w tych trudnych czasach.
Dodaj „efekt wow” do swoich rekrutacji zdalnych
Aby kandydat poczuł się jeszcze bardziej zaopiekowany i poinformowany, zadbaj o to żeby przypomnieć mu o spotkaniu 😊. System eRecruiter umożliwia wysyłkę nie tylko powiadomienia e-mail, ale również SMS z automatycznym przypomnieniem o spotkaniu, na 24-godziny przed rozmową. Dzięki temu zachowasz spokój, że o niczym nic Ci nie umknęło, a kandydat w prosty sposób przejdzie z powiadomienia do spotkania online – wystarczy, że kliknie w link znajdujący się w wiadomości. Podoba Ci się ta funkcja? Jeżeli nie posiadasz dostępu do naszego systemu, a chcesz w łatwy sposób przenieść proces rekrutacji do świata online, możesz to zrobić za darmo. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
Zdalny onboarding – to w ogóle możliwe?
Udało się. Trudy zdalnego procesu rekrutacyjnego już za Tobą, masz właściwego kandydata. I co teraz? Jak wdrożyć „zielonego” pracownika, kiedy nie będzie miał możliwości obcować z współpracownikami? I tutaj znowu okazuje się, że to pytania, które zadają sobie obie strony procesu.
Zanim „przekażesz” nowego pracownika w ręce menedżera, postaraj się dostarczyć mu maksymalnie obszerną dawkę informacji o jego pierwszych dniach pracy. Nad czym może zastanawiać się nowy pracownik? W kilku punktach zebrałam obszary, które znacznie ułatwią przygotowanie pigułki wiedzy zdalnego onboardingu:
- Podpisanie umowy. Jeśli nie można się spotkać, nie można osobiście złożyć podpisu na dokumencie, który świadczy o podjęciu pracy. Nowy pracownik na pewno się nad tym zastanawia. Nie zostawiaj go bez odpowiedzi. W pierwszej wiadomości po zatrudnieniu poinformuj o tym, jak w aktualnej sytuacji wygląda obieg dokumentów w organizacji i jak przebiegnie proces podpisania umowy bez bezpośredniego kontaktu. Oszczędzisz w ten sposób dodatkowego stresu 😊.
- Dodatkowe formalności. Zastanów się, jakie kroki musi podjąć nowy pracownik przed dniem zero. Zbierz wszystkie formularze/ankiety, potrzebne do uzyskania dostępów czy przekazania danych i prześlij je z pozostałymi informacjami na temat pierwszego dnia w pracy. Dzięki temu pracownik będzie mieć czas na zapoznanie się z nimi, ich uzupełnienie i będzie mieć pewność, że w dniu rozpoczęcia pracy wszystko zadziała jak należy.
- Przewodnik po organizacji. Trudno przedstawiać członków organizacji zdalnie, ale nie jest to niemożliwe. Przygotuj dla nowego pracownika krótki przewodnik po firmie. Kilka słów o tym kim jesteście, kto zasiada w zarządzie, jakie zespoły funkcjonują w ramach organizacji, z jakich narzędzi korzystacie w codziennej pracy i najważniejsze – z kim bezpośrednio będzie pracował.
- Zespół. Zanim z nowym pracownikiem skontaktuje się bezpośredni przełożony, warto przedstawić mu pokrótce zespół, w którym będzie pracował. Zbierz sylwetki wszystkich jego członków, uzupełnij o dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) i dodaj do wiadomości onboardingowej. Dzięki temu wszystkie najważniejsze informacje będą w jednym miejscu, a dostęp do nich będzie znacznie prostszy dla nowego pracownika.
Tak zaopiekowany „nowy na pokładzie” na pewno doceni, że nie został pozostawiony sam sobie, a start nowej pracy, co samo w sobie jest bardzo stresujące, nie będzie okraszony dodatkowymi niepewnościami 😊
*Źródło: Raport „Rok nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rewolucji na rynku pracy”, marzec 2021.
