Jedno CV do działu obsługi klienta, drugie do marketingu, trzecie do działu HR. Miesiąc później kolejna fala aplikacyjna: do sekretariatu, ponownie do marketingu i dodatkowo do działu IT. Rekruter musi być dobrym strategiem i organizatorem, kiedy analizuje aplikacje jednego kandydata na różne stanowiska i przeprowadza z nim wywiad.
Zmiana branży, uzupełnianie wykształcenia, zdobywanie nowych kompetencji, by pracować w innym sektorze niż dotychczas, przekształcanie profilu działalności, nauka nowego zawodu. Dziś elastyczność nikogo nie dziwi. Nawet więcej – jest wymagana na rynku pracy. Kiedy jednak kandydat, starający się o pracę w naszej firmie, aplikuje na kilka stanowisk – w głowie powinna zapalić się nam czerwona lampka. Oznaczać to bowiem może, że: albo bardzo pragnie dołączyć do naszego zespołu i zależy mu właśnie na takim pracodawcy, albo jest tak wszechstronny, że odnajdzie się w różnych obszarach, albo… jest bardzo zdesperowany, na siłę szuka pracy, posyłając dokumenty wszędzie, gdzie się tylko da.
Warto jednak pamiętać, że dziś taka strategia ze strony kandydata nie zawsze wynika z niepewności – często świadczy o świadomym wyborze firmy i chęci zaistnienia w jej strukturach, niezależnie od początkowej roli. Dlatego sposób, w jaki rekruterzy zarządzają takimi przypadkami, ma kluczowe znaczenie nie tylko dla efektywności rekrutacji, ale i dla candidate experience.
Jak postępować z takimi kandydatami? Oto kilka wskazówek:
1. Poznać motywację
To pierwsze, bardzo ważne wyzwanie dla rekrutera. Warto poznać motywy, jakie kierują kandydatem, pukającym do drzwi naszej firmy.
Przykładowo, jeśli szukamy kogoś do działu sprzedaży, to musimy mieć pewność, że taka osoba będzie chciała się rozwijać właśnie w tym obszarze. Kandydat, składający podania do kilku działów, może budzić wątpliwości. Nie mamy bowiem pewności, gdzie tak naprawdę chce on pracować, w jakim kierunku się rozwijać, z którym działem chciałby związać swoją przyszłość – mówi Urszula Zając-Pałdyna, HR Business Partner w Grupie Pracuj.
Dziś zrozumienie motywacji to nie tylko pytania o intencje – to także uważna analiza komunikacji, stylu aplikacji, spójności z profilem stanowiska i poziomu zaangażowania. Pomaga w tym personalizowana komunikacja z kandydatem, pokazująca, że jego aplikacja została potraktowana indywidualnie, a nie wrzucona do jednego worka z innymi.
2. Sprawdzić kompetencje i znajomość branży
Ocena, czy dany kandydat spełnia formalne wymogi, to za mało. Może się bowiem okazać, że nasz rozmówca ma wymagane wykształcenie, zna języki obce itd., ale jego aplikacja była tylko spontanicznym impulsem i oznaką desperacji, wywołanej bezrobociem. Urszula Zając-Pałdyna sugeruje, by zadawać konkretne, szczegółowe pytania rekrutacyjne, które pozwolą nam poznać nastawienie kandydata do pracy i odsłonią jego faktyczną znajomość branży, w której działa nasza firma. Oto przykładowe pytania:
- Co Pana/Panią motywuje do pracy?
- Które zadania w pracy sprawiają Panu/Pani najwięcej satysfakcji?
- Których zadań w pracy Pan/Pani nie lubi?
- Dlaczego zaaplikował Pan/Pani na to stanowisko?
- Jak wygląda Pana/Pani dzień w pracy?
- Jakie newslettery Pan/Pani czyta?
- W jakich szkoleniach chciałby Pan/Pani uczestniczyć pracując na tym stanowisku?
- Jak pogłębia Pan/Pani wiedzę z zagadnień …. ?
Warto też wykorzystywać testy kompetencyjne, zadania próbne lub wstępną ocenę portfolio. Dodatkowo, nowoczesne systemy ATS z funkcją AI pozwalają analizować kompetencje transferowalne i automatycznie wskazywać stanowiska, do których kandydat pasuje najlepiej, nawet jeśli sam ich nie rozważał.
3. Poznać ścieżkę kariery
Jeśli mamy do czynienia z kandydatem, który aplikuje na wiele stanowisk w tej samej firmie, koniecznie musimy skupić się na jego dotychczasowym doświadczeniu i prześledzić jego życie zawodowe. Dzięki temu, będzie nam łatwiej dopasować kompetencje do stanowiska czy też przeanalizować podejmowane przez kandydata wcześniejsze decyzje, zobaczyć, czym się kierował w swoich wyborach. Przykładowo, kandydat, który wcześniej pracował już w wielu miejscach, podejmował się różnych zadań, na rozmaitych stanowiskach może okazać się godnym uwagi ze względu na różnorodne doświadczenie, przedsiębiorczość itd. Ale, jeśli zmieniał pracę „jak rękawiczki” i w żadnej firmie nie wytrzymał dłużej niż pół roku, rok, to może być to oznaka niezdecydowania, braku pomysłu na siebie lub problemów w budowaniu relacji z innymi.
Zamiast od razu odrzucać kandydatów z bogatym, lecz rozproszonym doświadczeniem, warto zastanowić się, czy ich profil nie pasuje do ról interdyscyplinarnych. Rekruterzy coraz częściej traktują niestandardowe ścieżki kariery jako dowód adaptacyjności i potencjału. Kluczowe jest umiejętne wyciągnięcie wniosków z historii zawodowej i zrozumienie, jak wcześniejsze wybory wpisują się w możliwą przyszłą rolę.
4. Przedstawić realia
Prezentując ofertę pracy, rekruter powinien postawić na szczerość i wiarygodność. Warto opowiedzieć o oczekiwaniach firmy, pokazać, jakie są plusy pracy na danym stanowisku, ale też, co może być wyzwaniem, trudnością, na czym dokładnie polegają obowiązki, z jakimi ewentualnymi wyrzeczeniami się wiążą czy zmianami.
To pomaga kandydatom podjąć decyzję. Czasem stwierdzają, że inaczej sobie wyobrażali pracę albo, że wysłali aplikację tylko pod wpływem chwili, a tak naprawdę nie chcą pracować na takim stanowisku – mówi Urszula Zając-Pałdyna.
W 2025 roku nie chodzi już tylko o uczciwe przedstawienie obowiązków – chodzi o pełną transparentność całego procesu rekrutacyjnego. Kandydaci oczekują jasnych informacji o etapach rekrutacji, przewidywanych terminach, możliwości feedbacku oraz potencjalnych ścieżkach rozwoju w firmie. Taka przejrzystość buduje zaufanie, zmniejsza niepewność i pozwala kandydatom lepiej dopasować swoje oczekiwania.
5. Usystematyzować wiedzę
Mnogość aplikacji, piętrzące się CV, różne wywiady z tą samą osobą na temat pracy w różnych działach – to wszystko może spowodować chaos i brak orientacji. Ważne jest więc uporządkowanie wiedzy, zgromadzenie historii aplikacji, przeanalizowanie ocen kandydatów, porównanie ich wypowiedzi w kontekście różnych stanowisk. To spore przedsięwzięcie, ale może w tym pomóc system do rekrutacji on-line, taki jak na przykład eRecruiter.
Katarzyna Klimek-Michno
Obecnie nowoczesne ATS-y oferują znacznie więcej niż tylko bazę CV. Systemy te umożliwiają automatyczne przypisywanie tagów, analizę aplikacji jednego kandydata na wiele ról, tworzenie puli talentów oraz inteligentne dopasowywanie kandydatów do stanowisk na podstawie AI. Pozwalają także zintegrować komunikację rekrutacyjną i zadbać o spójność w kontaktach prowadzonych przez różne działy. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim wyższa jakość procesu i lepsze doświadczenie kandydata.
PS Masz problem z powtarzającymi się aplikacjami? A może zdarzyło Ci się przez pomyłkę spotkać z kandydatem, który nie przeszedł poprzedniej rekrutacji? Sprawdź jak ATS eRecruiter pomaga gromadzić i porządkować wiedzę o kandydatach. Odbierz swój dostęp już dziś!
Nowe podejście 2025: candidate experience, koordynacja i AI
Ostatnie kilka lat przyniosły istotne zmiany w procesach rekrutacyjnych. Oto najważniejsze aspekty, na które trzeba dziś zwracać uwagę:
Jak zorganizować proces, by nie zgubić wartościowego kandydata?
Proces rekrutacji to nie tylko ocena kandydata – to również moment, w którym kandydat ocenia firmę. W przypadku aplikowania na wiele stanowisk szczególnie łatwo o błędy komunikacyjne, niespójne informacje czy powtarzalność etapów. Wszystko to może wpłynąć na frustrację i utratę zainteresowania ofertą. Dlatego warto zadbać o to, by candidate experience było pozytywne i spójne niezależnie od liczby aplikacji.
W praktyce oznacza to: ograniczenie liczby rozmów (np. jedna, kompleksowa rozmowa dla kilku działów), informowanie na bieżąco o statusie rekrutacji, dostosowanie komunikacji do kontekstu konkretnej aplikacji i udzielanie wartościowego feedbacku.
Wiele aplikacji jednego kandydata to często także wyzwanie organizacyjne – różni rekruterzy, różne działy, brak jasnej odpowiedzialności. Dlatego jednym z kluczowych elementów efektywnej rekrutacji w takich przypadkach jest dobra koordynacja wewnętrzna.
Firmy, które odnoszą sukcesy w zarządzaniu takimi kandydatami, wdrażają jasne procedury komunikacyjne i dzielą się informacjami między zespołami. ATS może w tym pomóc, ale równie ważne są regularne spotkania hiring managerów, ustalenie ról i procesów decyzyjnych oraz stosowanie wspólnego systemu ocen.
Co mówi kandydatowi Twoja komunikacja?
Kandydaci aplikują na wiele ról z różnych powodów – niektórzy są szczerze zainteresowani pracą w konkretnej firmie i szukają swojego miejsca, inni testują rynek. Bez względu na motywację, z ich punktu widzenia istotne są: przejrzystość, szacunek i traktowanie ich jako jednostki, a nie numeru w systemie.
To oznacza, że nawet jeśli kandydat aplikuje „wszędzie”, nie należy go zbywać. Warto zapytać: co go przyciągnęło do firmy? Czy zna nasze wartości? Czego szuka w pracy? Dzięki temu rekruter może lepiej zrozumieć jego sytuację i dopasować propozycję, zamiast odrzucać ją z góry.
ATS, tagowanie i AI – niezbędne wsparcie dla HR
Dzięki sztucznej inteligencji, rekruterzy nie muszą już przeszukiwać ręcznie setek aplikacji. Nowoczesne ATS-y analizują zgromadzone dane i podpowiadają, do jakiej roli dany kandydat najlepiej pasuje. Co więcej, umożliwiają tworzenie dynamicznych pul talentów – baz kandydatów, którzy mogą być zaproszeni do kolejnych procesów, nawet jeśli teraz nie zostali zatrudnieni.
Funkcje takie jak „AI-powered matching”, tagowanie kompetencji czy systemy mobilności wewnętrznej pozwalają nie tylko lepiej zarządzać kandydatami aplikującymi na wiele ról, ale także efektywniej planować przyszłe rekrutacje.
Podsumowanie
Zarządzanie kandydatem aplikującym na wiele stanowisk to dziś nie tylko wyzwanie organizacyjne – to także szansa na zatrudnienie zaangażowanego, elastycznego i wszechstronnego pracownika. Kluczowe jest jednak, aby proces rekrutacyjny był dobrze skoordynowany, przejrzysty i spersonalizowany. Nowoczesne technologie, takie jak ATS czy rozwiązania AI, mogą w tym znacząco pomóc. Ale na końcu liczy się człowiek – jego motywacja, doświadczenie i to, jak zostanie potraktowany przez firmę.
Zadbajmy więc nie tylko o to, by dobrze wybrać – ale też, by kandydat chciał wybrać nas.
