Liczne regulacje i – pisane nie do końca zrozumiałym językiem – wymogi prawne spędzają sen z powiek niejednemu z nas. Przepisy o ochronie danych osobowych kandydatów dotyczą także procesów rekrutacyjnych. Nie da się więc przed nimi uciec. Ale można je oswoić. Z eRecruiter panujesz nad wszelkimi kwestiami prawnymi dotyczącymi danych osobowych kandydatów i masz pewność, że postępujesz zgodnie z obowiązującymi Cię wytycznymi.
Od czego zacząć?
Klauzule informacyjne i zgody możesz samodzielnie zdefiniować w ustawieniach. Do Twojej dyspozycji są gotowe szablony przygotowane przez naszych ekspertów. Możesz też tworzyć własne formatki w zależności od swoich potrzeb (np. jeżeli masz pod sobą kilka spółek).
Nie zapomnij!
Klauzule informacyjne i zgody dodajesz do formularza w oknie tworzenia rekrutacji w systemie eRecruiter. Zakładając nowy projekt rekrutacyjny w eRecruiter pamiętaj, aby wybrać rodzaj klauzuli informacyjnej oraz zgody. Gotowe! Teraz możesz zacząć rekrutacje zgodne z prawem.
Klauzula informacyjna oraz zgoda na przyszłe rekrutacje – ekspert radzi
Mirosław Gumularz, radca prawny, Administrator Bezpieczeństwa Informacji w Grupie Pracuj SA. – specjalista ds. ochrony danych osobowych
Zgromadzone aplikacje możesz wykorzystywać do innych procesów rekrutacyjnych pod warunkiem, że uzyskasz na to zgodę oraz spełnisz obowiązki informacyjne związane z przetwarzaniem danych.
O zgodę na przyszłe rekrutacje możesz zapytać np. w formularzu aplikacyjnym, jednak nie może być ona dla kandydata obowiązkowa, czy domyślnie odznaczona. Już na etapie tworzenia projektu rekrutacyjnego powinieneś zdecydować, czy będziesz chciał wykorzystywać dane do innych projektów. Późniejsze zbieranie tych zgód może okazać się niemożliwe.
Informację o przyszłych rekrutacjach należy zamieścić także w treści tzw. klauzuli informacyjnej, czyli zestawie informacji dotyczących przetwarzania informacji, jakie należy przedstawić aplikującym na podstawie art. 24 Ustawy o ochronie danych osobowych. Znajdująca się w klauzuli informacja dotycząca „celu zbierania danych” musi zawierać wyraźne stwierdzenie, że dane osobowe kandydatów mogą być przez firmę przetwarzane wielokrotnie dla celów rekrutacyjnych, teraz i w przyszłości. Kandydat musi mieć dostęp do tej informacji w momencie podawania danych.
Przykładowa klauzula informacyjna może brzmieć tak:
„Administratorem danych jest {nazwa firmy} z siedzibą {adres} w {nazwa miasta}. Dane zbierane są dla potrzeb obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana wyraźnej i dobrowolnej zgody także dla potrzeb przyszłych rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest dobrowolne ale konieczne do przeprowadzenia rekrutacji. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne i wymaga Pani/Pana wyraźnej zgody.
Przykładowa zgoda na przyszłe rekrutacje:
„[ ] Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez {nazwa firmy} moich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji.”
A jak zidentyfikować kandydatów, którzy nie wyrazili zgody na udział w przyszłych rekrutacjach? To proste! Tacy kandydaci będą oznaczeni w eRecruiter ikoną paragrafu.
Używanie klauzul informacyjnych i zgód jest koniecznie, a dzięki eRecruiter proste. Pracując na platformie masz pewność, że wszystkie dane kandydatów, jakie gromadzisz w systemie, są bezpiecznie przechowywane, a Ty spełniasz wymogi stawiane przez GIODO dotyczące ich pozyskiwania oraz dalszego przetwarzania.
