Zadzwonić czy napisać - jakie dane kontaktowe pozyskiwać od kandydatów? - eRecruiter
Strona główna Blog Porady HR Zadzwonić czy napisać – jakie dane kontaktowe pozyskiwać od kandydatów?

Zadzwonić czy napisać – jakie dane kontaktowe pozyskiwać od kandydatów?

W marcu br. opublikowany został nowy projekt Kodeksu Pracy, w którym zmianie uległy zapisy dotyczące tego, jakie dane kontaktowe do kandydatów mogą być wykorzystywane w komunikacji w procesach rekrutacyjnych. W kontekście ostatnich zmian przedstawiciele branży rekrutacyjnej zastanawiają się, jakie kanały komunikacji z kandydatami wybrać, by pozostawać zgodnym z prawem.

Zgodność z przepisami to nie jedyny powód rozważań w tym temacie. Pracodawcy chcą także wybierać takie kanały komunikacji, które będą dogodne dla obu stron procesu rekrutacji i wpasują się w oczekiwania aplikujących. By pomóc w podjęciu tych trudnych decyzji, w badaniu „RODO w rekrutacji”* zapytaliśmy pracodawców i kandydatów, jakie dane kontaktowe są ich zdaniem najbardziej odpowiednie do komunikacji na potrzeby procesów rekrutacyjnych, a za razem najbardziej dogodne dla obu stron.

Odpowiedzi rekrutujących i aplikujących są zgodne. Zdecydowana większość pracodawców uważa, że prawo powinno dawać możliwość pozyskania zarówno e-maila, jak i telefonu (87%). Również kandydaci nie wyobrażają sobie skutecznej komunikacji w procesie rekrutacji bez podania obu danych kontaktowych (85%).

dane kontaktowe do kandydata

Odpowiedzi na pytanie o to, które kanały komunikacji chcieliby wykorzystywać pracodawcy i jak wolą być informowani przyszli pracownicy o dalszych etapach rekrutacji, także wyglądają bardzo podobnie. Dziewięciu na dziesięciu przedsiębiorców i ośmiu na dziesięciu pracowników jako najdogodniejsze formy komunikacji uznają równolegle korzystanie z telefonu i adresu mailowego.

dane kontaktowe do kandydata w rekrutacji

Wyniki te pokazują jasno, że obydwie formy kontaktu są bardzo potrzebne i często wykorzystywane na różnych etapach procesu rekrutacji. Agata Błaszkiewicz, HR Director w Colliers International, dodaje:

Wykorzystujemy różne formy kontaktu z kandydatami: e-mail, telefon, Skype i regularnie – social media. Każdy z tych kanałów potrzebny jest nam w innym celu, ale nie wyobrażam sobie rezygnacji z któregokolwiek z nich. Z pewnością konieczność wyboru tylko jednego kanału komunikacji byłaby nie tylko dla nas ogromnym utrudnieniem. Także dla kandydatów różnorodność możliwości i wielość kanałów oznacza łatwiejszy dostęp do pracodawców. 

Sytuację pracodawców w świetle nowych przepisów Kodeksu Pracy podsumowuje Patrycja Kozik, Radca Prawny w GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni:

Najnowszy projekt przepisów Kodeksu Pracy wskazuje, że na etapie rekrutacji pracodawca żąda danych kontaktowych „wskazanych przez kandydata” ( art. 22[1] § 1 projektowanego KP). Przepis ten wskazuje na swego rodzaju paradoks – z jednej strony pracodawca żąda, z drugiej – to kandydat wskazuje dane, których pracodawca ma żądać. W konsekwencji, w przeciwieństwie do poprzedniej wersji projektu, gdzie wskazano na adres e-mail lub telefon jako dane kontaktowe na etapie rekrutacji, nie mamy aktualnie w projektowanych przepisach KP katalogu, z którego w tym zakresie może skorzystać pracodawca. Rekrutujący musi zatem przestrzegać zasad ogólnych RODO, w tym zasady minimalizacji – co może przemawiać za brakiem możliwości zbierania kilku danych kontaktowych.

 

Pojawia się także pytanie, czy na gruncie powołanego wyżej brzmienia projektowanego przepisu KP to pracodawca w procesie rekrutacji może zaproponować kandydatowi podanie określonych danych kontaktowych. Jak się wydaje, będzie to dopuszczalne, o ile kandydat będzie miał wybór tj. będzie mógł wskazać dane do kontaktu spośród kilku propozycji wskazanych przez pracodawcę i zaproponowany katalog nie będzie go przy tym dyskryminował np. z uwagi na brak dostępu do wszystkich żądanych kanałów komunikacji.

Jaki będzie ostateczny kształt krajowych przepisów uściślających postanowienia RODO, pokaże czas. Nie wiadomo czy Kodeks Pracy ostatecznie ureguluje kwestie danych kontaktowych, których pracodawca będzie mógł żądać od kandydata w procesie rekrutacji. Oczekiwania pracodawców i kandydatów pozostaną jednak niezmienne, a z badania eRecruiter jasno wynika, że obie strony chcą korzystać z kilku kanałów komunikacji jednocześnie i obie formy – telefon i e-mail – uznają za niezbędne do prowadzenia skutecznej i płynnej komunikacji w procesie rekrutacji.

Chcesz poznać wszystkie wyniki badania „RODO w rekrutacji”? Już dziś pobierz swój bezpłatny raport, z którego dowiesz się m.in: jak długo przetwarzać dane osobowe kandydatów, jakie praktyki ochrony danych osobowych stosują pracodawcy i co należy zrobić, by prowadzenie rekrutacji było zgodne z prawem!

 

*Badanie „RODO w rekrutacji” przeprowadzone przez eRecruiter w ramach projektu „Kodeks Ochrony Danych Osobowych w rekrutacji”. Badanie miało miejsce w styczniu 2018 r. na grupie 618 specjalistów i 720 pracodawców. Jego celem jest zaprezentowanie stopnia świadomości zarówno pracodawców, jak i kandydatów w zakresie nadchodzących zmian. Dodatkowo w raporcie przedstawione zostały dotychczasowe praktyki pracodawców przetwarzających dane osobowe oraz przyzwyczajenia kandydatów przy aplikowaniu na oferty pracy.

**Artykuł nie ma charakteru porady prawnej, nie wyczerpuje zmian wynikających z przepisów RODO i nie dotyczy konkretnego systemu służącego do rekrutacji pracowników, niemniej wskazuje główne obszary zmian, istotne z punktu widzenia HR.

Katarzyna Trzaska

Katarzyna Trzaska

Senior Digital Marketing Specialist, koordynator inicjatywy "Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji"