Rekrutacja w małej firmie rzadko jest jedynym zadaniem osoby, która za nią odpowiada. Trzeba przygotować treść ogłoszenia, opublikować ofertę, przejrzeć CV, wybrać odpowiednich kandydatów, umówić rozmowy i zadbać o komunikację. A wszystko to między innymi obowiązkami związanymi z HR, administracją, zarządzaniem zespołem czy prowadzeniem firmy.
Jeśli rekrutacje odbywają się kilka lub kilkanaście razy w roku, łatwo za każdym razem organizować proces od początku. CV trafiają do różnych folderów i skrzynek, ustalenia z managerami odbywają się mailowo, a informacje o kandydatach trzeba ręcznie porządkować. W efekcie nawet stosunkowo prosta rekrutacja może pochłaniać znacznie więcej czasu, niż powinna.
Właśnie w takiej sytuacji przydaje się system ATS dla małych firm. Nie po to, żeby komplikować proces rekrutacji, ale żeby go uprościć, uporządkować i ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności.
Jeśli chcesz najpierw poznać podstawy działania tego rodzaju narzędzi, przeczytaj nasz poradnik Czym jest ATS? Tutaj skupimy się na innym pytaniu: dlaczego eRecruiter może sprawdzić się właśnie w niewielkiej organizacji?
Dlaczego rekrutacja w małej firmie tak łatwo staje się chaotyczna?
W dużej organizacji poszczególne elementy procesu rekrutacyjnego mogą być rozdzielone pomiędzy rekruterów, specjalistów aktywnie poszukujących kandydatów (sourcerów), HR Business Partnerów i hiring managerów. W małej firmie często odpowiada za nie jedna osoba lub kilka osób, dla których rekrutacja jest tylko częścią codziennych obowiązków.
Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych, publikowanie ogłoszeń, analiza aplikacji kandydatów, selekcja kandydatów i umawianie rozmów rekrutacyjnych konkurują wtedy o czas z innymi zadaniami. Gdy pojawia się pilna potrzeba zatrudnienia, proces często rusza spontanicznie. Powstaje kolejny arkusz, CV są pobierane na dysk, manager otrzymuje je mailem, a status kandydatów trzeba zapisywać ręcznie.
Problem nie wynika więc z braku wiedzy czy zaangażowania. Mała firma ma po prostu mniej zasobów, które może przeznaczyć na zarządzanie procesem rekrutacji.
System rekrutacyjny ATS pomaga przenieść wszystkie najważniejsze działania do jednego środowiska. Dzięki temu można stworzyć standard, do którego zespół wraca przy kolejnym projekcie, zamiast za każdym razem wymyślać sposób działania od nowa.
Pakiet START: funkcje ATS dopasowane do skali małej firmy
Mała organizacja nie potrzebuje rozwiązania projektowanego wyłącznie z myślą o setkach równoległych procesów. Potrzebuje przede wszystkim funkcji, które rzeczywiście wykorzysta.
Z takiego założenia wychodzi pakiet eRecruiter START, przeznaczony dla małych firm. Pozwala prowadzić do 15 rekrutacji rocznie, zapewnia dostęp do bazy kandydatów oraz kluczowych narzędzi związanych z zarządzaniem aplikacjami i selekcją kandydatów.
Z systemu może korzystać pięć osób: Administrator, dwóch Rekruterów i dwóch Użytkowników. To rozwiązanie, które pozwala włączyć w proces nie tylko osobę odpowiedzialną za HR, ale również managerów uczestniczących w ocenie kandydatów.
Pakiet START obejmuje również wsparcie techniczne i szkolenie online. Koszt zaczyna się od 249 zł netto miesięcznie, dzięki czemu wdrożenie systemu ATS nie musi oznaczać inwestycji charakterystycznej dla rozbudowanych narzędzi klasy enterprise.
Kluczowe jest jednak nie to, ile funkcji znajduje się w systemie, ale ile codziennej pracy może on przejąć.
Co eRecruiter zdejmuje z głowy osoby prowadzącej rekrutację?
Wszystkie aplikacje kandydatów w jednym miejscu
Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu rekrutacji bez ATS jest rozproszenie informacji. Kandydaci trafiają z różnych ogłoszeń i źródeł, a ich CV trzeba później porządkować.
eRecruiter zbiera aplikacje w jednym miejscu. Zamiast przeszukiwać skrzynkę mailową i foldery, można pracować na uporządkowanych profilach kandydatów, przeglądać zgromadzone informacje i korzystać z wyszukiwarki.
Ma to znaczenie również po zakończeniu procesu. Tworzenie bazy kandydatów sprawia, że dobra aplikacja nie musi znikać wraz z zamknięciem konkretnego projektu. Kiedy pojawi się kolejne stanowisko pracy, można wrócić do osób, które wcześniej zwróciły uwagę rekrutera.
Mniej ręcznej komunikacji
Każda rekrutacja oznacza dziesiątki wiadomości. Potwierdzenia otrzymania aplikacji, zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne, informacje o kolejnych etapach czy wiadomości po zakończeniu procesu łatwo zaczynają zajmować dużą część dnia.
Szablony wiadomości i automatyzacja komunikacji pozwalają ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Jednocześnie pomagają utrzymać spójny standard kontaktu.
To ważne nie tylko z perspektywy efektywności procesu. Regularna komunikacja wpływa również na doświadczenia kandydatów. Nawet jeśli firma nie zatrudnia danej osoby, sposób prowadzenia procesu może budować pozytywny wizerunek pracodawcy.
Łatwiejsze umawianie rozmów
Samo ustalenie terminu spotkania potrafi wygenerować kilka wiadomości: „Czy wtorek pasuje?”, „A może środa?”, „Czy możemy przesunąć rozmowę o godzinę?”.
eRecruiter wspiera umawianie spotkań i wysyłanie przypomnień, ograniczając ręczną koordynację terminów. Jeśli organizacja korzysta z narzędzi Microsoft, system może również współpracować z kalendarzami służbowymi i aplikacją Teams.
Powtarzalny proces zamiast zaczynania od zera
W małej firmie kolejna rekrutacja może rozpocząć się za kilka tygodni albo za kilka miesięcy. Dlatego szczególnie ważny jest intuicyjny interfejs i możliwość szybkiego powrotu do wcześniej wypracowanego sposobu działania.
W eRecruiter można uporządkować projekty rekrutacyjne, etapy pracy z kandydatami i sposób ich oceny. Dzięki temu proces rekrutacyjny staje się powtarzalny. Firma nie musi za każdym razem ustalać, gdzie zapisać CV, kto ma przekazać aplikację managerowi i jak śledzić kandydatów na kolejnych etapach.
To właśnie w takich codziennych działaniach automatyzacja procesów rekrutacyjnych przynosi największą korzyść.
Czy system ATS nie jest zbyt dużym wydatkiem dla małej firmy?
To naturalne pytanie, szczególnie jeśli firma prowadzi kilkanaście, a nie kilkaset rekrutacji rocznie.
Pakiet START został jednak przygotowany właśnie z myślą o mniejszych organizacjach. Abonament zaczyna się od 249 zł netto miesięcznie i daje dostęp do funkcjonalności potrzebnych do prowadzenia do 15 rekrutacji rocznie.
Warto spojrzeć na ten koszt nie tylko przez pryzmat ceny samego oprogramowania ATS. Znaczenie ma również czas poświęcany na ręczne przenoszenie informacji, szukanie CV, koordynowanie spotkań, pilnowanie komunikacji i porządkowanie danych kandydatów.
Nawet kilka godzin dodatkowej pracy przy każdym procesie w skali roku zaczyna być odczuwalne.
Model współpracy jest przy tym elastyczny. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, a okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące. Aktualna oferta promocyjna dotyczy pierwszych 12 miesięcy współpracy. Firma nie musi więc wiązać się z systemem na kilka lat z góry.
Wdrożenie ATS bez wielkiego projektu i angażowania IT
Obawa przed skomplikowanym wdrożeniem systemu rekrutacyjnego również może powstrzymywać małe organizacje przed zmianą sposobu pracy. Tymczasem uruchomienie eRecruiter nie wymaga tworzenia osobnego projektu technologicznego.
Pełne wdrożenie może zostać przeprowadzone w czasie krótszym niż 30 dni. Zazwyczaj obejmuje 2-3 spotkania online z dedykowanym opiekunem. Najlepszym momentem na poznanie systemu jest rozpoczęcie prawdziwej rekrutacji. Wtedy kolejne funkcje można od razu sprawdzić podczas realnej pracy z kandydatami. Jeśli firma akurat nie rekrutuje, wdrożenie może odbywać się na przygotowanych danych testowych.
Proces obejmuje trzy podstawowe obszary: przygotowanie projektu rekrutacyjnego i publikację ogłoszenia, pracę z CV kandydatów oraz konfigurację ustawień. Opiekun poznaje przy tym dotychczasowy sposób prowadzenia rekrutacji i może wskazać rozwiązania, które pomogą go uprościć.
Co ważne, do uruchomienia systemu nie jest potrzebne wsparcie działu IT. Może być ono konieczne dopiero wtedy, gdy firma chce wykorzystać określone integracje, na przykład z firmowym środowiskiem Microsoft.
Wsparcie nie kończy się również wraz z wdrożeniem. Użytkownicy mają dostęp do czatu, konsultantów, rozbudowanej bazy wiedzy oraz Akademii eRecruiter, czyli kursu online dla osób posiadających konto w systemie.
Dane kandydatów i RODO: mniej ręcznego pilnowania formalności
Uporządkowany proces rekrutacji oznacza również uporządkowane dane kandydatów.
W ustawieniach eRecruiter administrator może zdefiniować klauzulę informacyjną oraz wymagane zgody dotyczące przetwarzania danych. Są one następnie prezentowane kandydatom w formularzach aplikacyjnych.
Można również określić czas przetwarzania danych oraz skonfigurować automatyczne usuwanie kandydatów po jego upływie. System wspiera więc firmę w realizowaniu obowiązków związanych z RODO, a jednocześnie ogranicza sytuacje, w których dokumenty pozostają zapisane w wielu folderach czy skrzynkach mailowych.
Dla małej organizacji ma to szczególne znaczenie. Zamiast tworzyć osobny sposób zarządzania zgodami, terminami i bazą kandydatów, można obsługiwać te elementy w tym samym narzędziu, w którym odbywa się rekrutacja.
Jak wygląda to w praktyce? Przykład Take Group
Dobrym przykładem jest Take Group, 19-osobowa firma technologiczna, w której za HR i rekrutację odpowiada jedna osoba. Przed wdrożeniem ATS proces był prowadzony między innymi w arkuszach, a aplikacje oraz komunikacja z managerami były rozproszone.
Po wdrożeniu eRecruiter dane kandydatów znalazły się w jednym miejscu, a managerowie mogli samodzielnie przeglądać informacje, notatki i oceniać kandydatów bez ciągłej wymiany wiadomości mailowych. Firma zaczęła również wykorzystywać tagi i bazę kandydatów, żeby wracać do interesujących osób podczas kolejnych procesów.
Najbardziej wymierny efekt? Według HR & Recruitment Specialist w Take Group system pozwala oszczędzić od 2 do 4 godzin na każdej rekrutacji. Sam proces od decyzji o wyborze systemu do wdrożenia zajął mniej niż tydzień, a firma nie potrzebowała do tego wsparcia zespołu IT.
Całą historię możesz przeczytać w materiale jak Take Group uporządkowało rekrutację w małej firmie.
„Nie ma znaczenia, czy firma ma 10 osób czy 100. Rekrutacja i tak się pojawi. A czas spędzony na przeklejaniu CV między folderami to czas zabrany temu, co naprawdę ważne: znalezieniu właściwej osoby. Ja zawsze marzyłam o TAKIM intuicyjnym systemie ATS jak eRecruiter i cieszę się, że w końcu z niego korzystam.”
Luna Olszyńska
HR & Recruitment Specialist w Take Group
System, który może rosnąć razem z firmą
Potrzeby małej firmy nie muszą pozostać małe na zawsze. Dziś organizacja może prowadzić kilka procesów rocznie, a za jakiś czas otwierać kolejne stanowiska i angażować w rekrutację większą liczbę managerów.
Nie oznacza to jednak, że już na początku trzeba inwestować w zaawansowane funkcje, których zespół nie wykorzysta.
Firma może rozpocząć od pakietu START i uporządkować podstawowy proces rekrutacji. Jeśli później wzrośnie liczba projektów rekrutacyjnych lub pojawią się nowe potrzeby, eRecruiter można rozwijać o kolejne funkcjonalności bez konieczności zmiany całego narzędzia i przenoszenia bazy kandydatów do innego systemu.
System ATS dla małych firm ma przede wszystkim oszczędzać czas
W niewielkiej organizacji każda godzina poświęcona na administrację jest godziną, której brakuje na rozmowę z dobrym kandydatem, wsparcie managera czy inne zadania HR.
Dlatego dobry system ATS dla małych firm nie powinien komplikować rekrutacji. Powinien zbierać aplikacje w jednym miejscu, ułatwiać selekcję kandydatów, automatyzować komunikację, wspierać umawianie spotkań i pomagać bezpiecznie zarządzać danymi.
eRecruiter START został przygotowany właśnie z myślą o takim sposobie pracy. Pozwala małej firmie wprowadzić powtarzalny proces bez rozbudowanego wdrożenia i bez konieczności tworzenia dużego działu HR.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak system działa podczas prawdziwej rekrutacji, przetestuj eRecruiter i zobacz, które z codziennych zadań możesz uprościć w swojej organizacji.
FAQ: eRecruiter dla małych firm
Czy po zakupie pakietu START firma nadal otrzymuje wsparcie we wdrożeniu?
Tak. Pełne wsparcie opiekuna handlowego i opiekuna testu jest dostępne w okresie testowania systemu oraz przez 30 dni po jego zakupie. To czas, w którym firma może nie tylko poznać najważniejsze funkcje eRecruiter, ale również dopasować sposób pracy w systemie do własnego procesu rekrutacji.
Po tym okresie użytkownicy nadal mają dostęp do pomocy przez czat obsługiwany przez konsultantów i sztuczną inteligencję, bazę wiedzy zawierającą blisko 400 artykułów oraz Akademię eRecruiter, czyli kurs online dostępny dla każdej osoby posiadającej konto w systemie.
Czy eRecruiter można przetestować, jeśli firma akurat nikogo nie rekrutuje?
Tak. Najlepiej poznawać system podczas rzeczywistego procesu rekrutacyjnego, ponieważ można wtedy od razu sprawdzić jego działanie na własnym ogłoszeniu i aplikacjach kandydatów. Brak aktywnej rekrutacji nie jest jednak przeszkodą. Test może zostać przeprowadzony na przygotowanych danych fikcyjnych, dzięki czemu zespół może poznać kolejne etapy pracy z systemem jeszcze przed uruchomieniem następnego naboru.
Jak wygląda podział użytkowników w pakiecie START?
Pakiet START obejmuje dostęp dla pięciu użytkowników: jednego Administratora, dwóch Rekruterów i dwóch Użytkowników. Pozwala to zaangażować w proces zarówno osobę odpowiedzialną za rekrutację, jak i managerów uczestniczących w ocenie kandydatów, bez konieczności prowadzenia całej komunikacji poza systemem.
Czy wraz z rozwojem firmy trzeba będzie zmienić system ATS?
Nie ma takiej konieczności. Firma może rozpocząć od pakietu START i korzystać z funkcji odpowiadających jej aktualnej skali rekrutacji. Jeżeli z czasem wzrośnie liczba projektów rekrutacyjnych lub pojawi się potrzeba korzystania z dodatkowych możliwości, system można stopniowo rozszerzać o kolejne moduły i funkcjonalności.
Dzięki temu organizacja nie musi od razu inwestować w rozwiązania, których jeszcze nie potrzebuje, ani w przyszłości przenosić całego procesu i bazy kandydatów do nowego narzędzia.
Czy do integracji eRecruiter z Microsoft Teams i kalendarzem potrzebny jest dział IT?
Do samego uruchomienia eRecruiter wsparcie IT nie jest konieczne. Jeżeli jednak firma chce połączyć system z wykorzystywanymi w organizacji narzędziami Microsoft, na przykład kalendarzami służbowymi lub aplikacją Teams do prowadzenia rozmów rekrutacyjnych online, dział IT może być potrzebny do nadania odpowiednich uprawnień aplikacji eRecruiter.
