Ustawa o ochronie sygnalistów – jak się przygotować?

Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów weszły w życie 25 września 2024 r. W tym dniu zaczęła obowiązywać ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928). Została ona wprowadzona, ponieważ Polska musiała implementować dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Kto jest sygnalistą?

Sygnalista to osoba, które ujawnia publicznie, zgłasza wewnętrznie albo do właściwych organów naruszenia prawa, o których dowiedziała się wykonując pracę.

Sygnalistą może być:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej (czyli zleceniobiorca wykonujący prace na podstawie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, wykonawca dzieła wykonujący je na podstawie umowy o dzieło);
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej;
• żołnierz (osoba pełniąca czynną służbę wojskową).

Sygnalistą może być także osoba, która świadczy pracę jako przedsiębiorca w ramach umowy o świadczenie usług (tzw. B2B), , jeżeli ujawnia informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Może nim być również osoba zatrudniona w podmiocie zewnętrznym innym niż agencja pracy tymczasowej, która wykonuje pracę w podmiocie, w którym dokonuje zgłoszenia.

Przepisy o sygnalistach mają zastosowanie wobec kandydatów do pracy, aktualnych pracowników lub współpracowników oraz do byłych pracowników lub współpracowników, niezależnie od podstawy ich zatrudnienia.

Co może zgłaszać sygnalista?

Sygnalista może zgłaszać tylko takie naruszenia prawa, które są wymienione w ustawie. Ta przewiduje zamknięty katalog naruszeń. Należą do nich działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela (występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej).

Katalog tych naruszeń jest zamknięty. Tylko takie naruszenia prawa mogą być zgłoszone przez sygnalistę i rozpatrywane w trybie ustawy o ochronie sygnalistów i tylko w przypadku zgłaszania tych naruszeń sygnalista korzysta ochrony na podstawie tej ustawy. Pracodawca może jednak rozszerzyć katalog naruszeń prawa w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, ale nie musi. W praktyce, jeśli decyduje się na takie rozszerzenie, to zwykle dotyczy ono naruszenia procedur obowiązujących w firmie lub Kodeksu etyki. Niezwykle rzadko spotyka się rozszerzenie na kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, mobbingu, nierównego traktowania lub niedyskryminacji. Te trzy ostatnie kwestie zwykle mają dedykowane do tego odrębnie procedury i kanały zgłoszeń, a pracownicy je zgłaszający korzystają z ochrony przewidzianej w Kodeksie pracy.

Kiedy nie stosuje się ustawy?

Aby chronić informacje poufne lub objęte tajemnicą zawodową, w Ustawie przewidziano wyłączenia jej stosowania. Chodzi o takie informacje, które w interesie publicznym nie powinny zostać ujawnione, np. związane z bezpieczeństwem państwa.
W razie dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wbrew wyłączeniu, osoba zgłaszająca nie korzysta z żadnej ochrony przed działaniami odwetowymi. Powinna więc liczyć się z możliwością wyciągnięcia względem niej prawnych konsekwencji

Ustawa nie ma zastosowania do

• informacji objętych:

– przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

– tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych (obowiązek zachowania takiej tajemnicy spoczywa na lekarzach, lekarzach dentystach, pielęgniarkach i położnych, farmaceutach i fizjoterapeutach, a w przypadku zawodów prawniczych na adwokatach, radcach prawnych, doradcach podatkowych, radcach Prokuratorii Generalnej RP, prokuratorach, sędziach, notariuszach, czy komornikach, a także na aplikantach wskazanych zawodów);

– tajemnicą narady sędziowskiej;

– postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;

• naruszeń prawa w zakresie:

– zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,

– umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa; oraz

– innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa.

Przepisy ustawy dotyczące ujawnienia publicznego nie mają zastosowania do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją przez służby specjalne ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego.

Rodzaje zgłoszeń

Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa wewnętrznie, tj. do podmiotu, którego naruszenie dotyczy, zewnętrznie, tj. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów albo ujawniać je publicznie.

Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów w firmie?

Zobacz webinar z case study Grupy Pracuj!

Zgłoszenia wewnętrzne, czyli kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń

Podmioty prawne muszą wprowadzić wewnętrzną procedurę, aby skutecznie zadziałał system zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek wprowadzenia procedury dotyczy tych podmiotów, na rzecz których pracę zarobkową 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje co najmniej 50 osób. Do liczby tych osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale nie tylko. Należy do niej wliczyć także osoby, które wykonują pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tej pracy innych osób, niezależnie od ich podstawy zatrudnienia. Wliczać więc należy także m.in. wykonawców dzieła, zleceniobiorców oraz osoby świadczące usługi B2B, jeśli nie zatrudniają innych osób.

Nie wlicza się wolontariuszy oraz praktykantów, którzy nie otrzymują żadnego wynagrodzenia. Nie liczymy do tej grupy także pracowników tymczasowych oraz tzw. kontraktorów.

Jeśli firma ma mniej niż 50 osób wykonujących pracę zarobkową, to może ona, lecz nie musi mieć procedurę zgłoszeń naruszeń prawa.

PRZYKŁAD

W firmie pracuje 20 pracowników na pół etatu, na podstawie umowy o pracę. Cztery osoby pracują na zlecenie. Oprócz nich jest jeszcze 30 pracowników zatrudnionych na pełen etat na podstawie umów o pracę bezpośrednio u pracodawcy, przy czym 1/3 na podstawie umowy o pracę na czas określony, a pozostali – na czas nieokreślony. Firma korzysta też z 30 pracowników tymczasowych.

Czy musi wdrożyć procedurę zgłoszeń?

Nie. W tej firmie pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Z tego powodu można, ale nie trzeba, wdrożyć w niej procedurę zgłoszeń naruszeń prawa.

Są jednak podmioty, które mają obowiązek wydania procedury, niezależnie od liczby zatrudnionych. Należą do nich podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Te podmioty mają obowiązek ustalenia procedury bez względu na liczbę zatrudnianych osób.

Wyzwaniem jest data, w której należy dokonać ustalenia, czy został przekroczony próg 50 „zatrudnionych”. Ustawa została bowiem ogłoszona 24 czerwca 2024 r., a weszła w życie po trzech miesiącach, czyli 25 września 2024 r. (art. 64 Ustawy). Tymczasem liczba osób wykonujących pracę zarobkową ma być badana na dzień 1 lipca i 1 stycznia. Stad pytanie, ustalać ją 1 lipca 2024 r., gdy ustawa była już ogłoszona, ale jeszcze nie obowiązywała, 25 września 2024 r. gdy ustawa weszła w życie, choć takiej daty nie ma w tym przepisie, czy też dopiero 1 stycznia 2025 r. Zdania na ten temat są mocno podzielone. Uważam, że decyduje stan zatrudnienia w dniu wejścia w życie ustawy i jeśli pracodawca zatrudnia setki lub tysiące pracowników nie powinien czekać z wdrożeniem procedury do 1 stycznia 2025 r. Już od 25 września 2024 r. mogą bowiem pojawić się pierwsze zgłoszenia naruszenia prawa, a sygnaliści którzy ich dokonają będą oczekiwać ochrony. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prezentuje jednak odmienne stanowisko. Uważa, że „Z uwagi na to, iż obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, podmioty prawne powinny ustalić ww. procedurę najpóźniej 1 stycznia 2025 r.” (zob. stanowisko MRPiPS opublikowane w „Dziennik Gazeta Prawna” z 6 sierpnia 2024 r., artykuł K Topolska: „Procedury dla sygnalistów w firmach dopiero od 1 stycznia”).

Co trzeba określić w procedurze?

W Procedurze należy ustalić:

• do kogo dokonać zgłoszenia, czyli kto przyjmuje zgłoszenia wewnętrzne;

Podmiotem przyjmującym takie zgłoszenia może być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub konkretna osoba znajdująca się w strukturach organizacyjnych firmy (np. compliance oficer). Może to być również podmiot zewnętrzny (np. inna spółka z grupy kapitałowej lub wyspecjalizowana w tym zakresie firma).

Każda osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń powinna otrzymać imienne upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń i przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniem. Jeśli zgłoszenia o naruszeniach prawa ma przyjmować podmiot zewnętrzny, to trzeba zawrzeć z nim umowę w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą;

• jak dokonać zgłoszenia;

Procedura musi dawać co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Można ustalić w procedurze oba warianty zgłoszeń lub tylko jeden z nich (tylko pisemny albo tylko ustny), choć trzeba pamiętać, że zdania na ten temat są podzielone. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Może być także przeprowadzone za pomocą dedykowanego do tego oprogramowania lub platformy. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. przez komunikator elektroniczny). Zgłoszenie ustne dokonane poprzez nagrywaną linię telefoniczną lub inny nagrywany system komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Zgłoszenie ustne, które nie jest nagrywane, trzeba udokumentować w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. W zależności od wariantu dokonania zgłoszenia ustnego, sygnalista ma prawo dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy, protokołu rozmowy lub protokołu spotkania przez jego podpisanie;

• kto zajmuje się dalej zgłoszeniem;

W procedurze trzeba wskazać bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osoby w ramach struktury organizacyjnej firmy, upoważnioną do do weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji z sygnalistą, także do występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Wszystkie te czynności ustawa nazywa działaniami następczymi. Niestety, tej funkcji nie można powierzyć firmie zewnętrznej, co może być dużym utrudnieniem, w szczególności dla mniejszych firm.
Jednostka lub osoba, które będą prowadzić działania następcze muszą być bezstronne. W praktyce nie jest to łatwe. W wielu firmach taką funkcję pełni compliance oficer lub dział compliance. Tworzy się także Komisje składające się z przedstawicieli różnych działów firmy.

• co zrobić gdy zgłoszenie dotyczy osoby, która ma sprawę wyjaśnić;

W procedurze trzeba ustalić tryb postępowania, gdy zgłoszenie dotyczy osoby odpowiedzialnej za badanie zgłoszenia. W celu zapewnienia bezstronności taka osoba powinna być wyłączona z badania zgłoszenia.

• jak postępować z anonimami;

To obowiązkowy element procedury. Podmiot prawny może, ale nie musi przyjmować zgłoszenia anonimowe. Może też ustalić szczególny tryb przyjmowania i badania takich zgłoszeń. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli z innej ustawy wynika, że firma ma obowiązek rozpatrywać anonimowe informacje o naruszeniu prawa, to obowiązek ten nadal pozostaje. Ustawa o ochronie sygnalistów tego nie zmienia.

• że trzeba potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni;

Podmiot prawny ma 7 dni na potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, liczony od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Termin ten oblicza się mając na uwadze dni kalendarzowe, a nie dni robocze. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

• że trzeba podjąć działania następcze;

Działaniem następczym jest działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (art. 2 pkt 1 ustawy). Działania następcze obejmują więc wszelkie czynności podejmowane przez podmiot prawny od momentu wstępnej weryfikacji zgłoszenia, poprzez wszczęcie postępowania wyjaśniającego, czynności podejmowane w ramach tego postępowania, w tym związane z gromadzeniem informacji i dowodów aż do podejmowania działań naprawczych i środków zaradczych w organizacji czy też zawiadamianie organów publicznych.

• jaki jest maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

Termin ten według ustawy nie powinien przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego a jeśli nie podał adresu do kontaktu – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Ustawa nie nakłada maksymalnego terminu na prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Mogą zdarzyć się sytuacje, gdy będzie ono trwało dłużej niż 3 miesiące.

• jak dokonywać zgłoszeń zewnętrznych;

W procedurze trzeba podać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może również określać system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Zachęty takie mogą polegać przykładowo na przyznaniu nagród rzeczowych lub uzyskaniu szczególnych uprawnień (np. dodatkowych dni wolnych od pracy, dodatkowych benefitów pozapłacowych, zniżki na produkty lub usługi podmiotu prawnego).

Jak wprowadzić procedurę?

Procedurę trzeba skonsultować z zakładowymi organizacjami związkowymi, a tam, gdzie ich nie ma – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz danej firmy. Jeśli w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa, procedurę należy skonsultować ze wszystkimi organizacjami. Nie ma znaczenia, czy są reprezentatywne, czy też nie.
Jeśli w firmie nie działają organizacje związkowe, konsultacji dokonujemy z przedstawicielami osób świadczących pracę, nie tylko pracowników. Takich reprezentacji do tej pory nie było w firmach. Wyłaniamy je po raz pierwszy. Przepisy nie wskazują ilu ma być przedstawicieli. Posługują się jednak liczbą mnogą, czyli musi ich być co najmniej dwóch. Najlepiej wybrać nieparzystą ich liczbę, by łatwiej było podejmować decyzje i przeprowadzać głosowania.

Procedurę należy jedynie skonsultować z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami. Nie trzeba jej uzgodnić.

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Po przeprowadzeniu konsultacji procedurę należy formalnie wydać i podać do wiadomości osób zatrudnionych w sposób przyjęty w firmie, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, przesłanie e-mailem, umieszczenie na stronie internetowej lub umieszczenie w intranecie. Wchodzi ona w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości.

WAŻNE! Pracodawca nie musi odebrać od każdej osoby wykonującej pracę zarobkową pisemnego potwierdzenia, że została zapoznana z treścią procedury.

Procedury w samorządach

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego obowiązek ustalenia procedury wykonują jednostki organizacyjne tych jednostek. Nie dotyczy to sytuacji, gdy te jednostki ustalą wspólną procedurę w ramach wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej na podstawie art. 28 ust. 5 Ustawy. Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców są wyłączone z obowiązku ustalenia procedury. Mogą jednak to zrobić.

Kara za brak procedury

Jeśli podmiot prawny zobowiązany do ustalenia procedury nie zrobi tego lub ustali procedurę, ale z istotnym naruszeniem przepisów ustawy, będzie to wykroczeniem, podlegającym karze grzywny. Taką karę zapłaci osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych w danym podmiocie prawnym.

Informowanie kandydatów o procedurze

Podmiot prawny musi przekazywać informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych kandydatom do pracy. Nie ma przy tym znaczenia w jakiej formie mają wykonywać pracę. Dotyczy to także kandydatów na członka organu zarządzającego przedsiębiorstwem. Ten obowiązek trzeba wykonać wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Nie ma potrzeby, by taką informację umieszczać w ogłoszeniu o pracę.

Informacja o procedurze zgłoszenia może ograniczać się do przekazania wiadomości o tym, że kandydat może zgłosić naruszenie prawa oraz o kanałach komunikacji, za pomocą których może to zrobić. Nie trzeba przekazywać kandydatowi treści całej procedury.

Narzędzia umożliwiające wypełnienie przepisów ustawy

Obowiązek informacyjny dotyczący procedury zgłoszeń wewnętrznych można w prosty sposób zautomatyzować – podobnie jak inne elementy procesu rekrutacyjnego. Wsparciem będą systemy ATS, takie jak eRecruiter. Korzystając z rozwiązania od eRecruiter zyskujesz pewność, że wymagana procedura zgłoszeń wewnętrznych zostanie automatycznie wysłana po dowolnym etapie rekrutacji.

Zgłoś się na bezpłatny test systemu eRecruiter, by poznać wszystkie automatyzacje i funkcje, które będą wsparciem w Twojej codziennej pracy.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista korzysta z szerokiej ochrony prawnej. Jest chroniony m.in. przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę oraz innej umowy, na podstawie której świadczy pracę lub usługi, jeżeli wypowiedzenie lub rozwiązanie zostało dokonane w odwecie za zgłoszenie naruszenia prawa lub publiczne ujawnienie.

Ochrona przysługuje już od chwili zgłoszenia lub ujawnienia i nie jest ograniczona czasowo. Podlegają jej także osoby pomagające w zgłoszeniu i osoby powiązane z sygnalistą.

Sygnalista nie musi dziać w interesie publicznym. Aby korzystać ochrony, musi jednak być przekonany o tym, że informacja, którą zgłasza lub ujawnienia publicznie jest prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowi informację o naruszeniu prawa wymienionym w ustawie. Ochrona nie przysługuje, jeżeli dana osoba zgłasza naruszenia prawa w złej wierze, tj. wie, że zgłasza nieprawdę, np. w celu uzyskania ochrony przed wypowiedzeniem jej umowy o pracę.

Ochrona sygnalisty jest bezterminowa. Nie została bowiem ograniczona czasowo. Nie można zatem przyjąć, że ochrona przysługuje sygnaliście tylko na czas trwania postępowania wyjaśniającego i prowadzenia działań następczych.

Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi. To takie działania, które stanowią reakcję na to, że sygnalista dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Działania odwetowe zostały zdefiniowane i są przykładowo wymienione w ustawie.

Ochrona prawna sygnalisty polega na tym, że zabronione prawnie jest podejmowanie wobec niego działania odwetowego. Działanie odwetowe to „bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście”.

W ustawie wymieniono konkretne przykłady działań odwetowych, których nie można stosować wobec osób zgłaszających nieprawidłowości (art. 12). Są nimi w szczególności:

• odmowa nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
• przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
• mobbing;
• dyskryminacja;
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Katalog tych zachowań odwetowych jest otwarty. W praktyce mogą zatem zdarzyć się inne zachowania, niewymienione w ustawie.
Ustawa stanowi że tych zachowań nie wolno stosować „jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy”. Nie mogą być więc one podejmowane zarówno wobec pracownika, byłego pracownika, jak i w odpowiednim zakresie – kandydata do pracy.

Najwięcej wątpliwości budzi kwestia ochrony przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę. Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że sygnalista jest chroniony tylko przed takim wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, które byłyby dokonane w odwecie, a zatem w reakcji na zgłoszenie sygnalisty lub ujawnienie publiczne. Jeśli pracodawca najpierw złoży wypowiedzenie lub rozwiąże umowę o pracę z pracownikiem, który potem dokona zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, to pracownik nie będzie korzystał z ochrony przewidzianej dla sygnalisty. Ochrona taka nie będzie przysługiwała również wówczas, gdy pracownik zostanie zwolniony nie z powodu odwetu, lecz innych uzasadnionych powodów. Niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków przez pracownika jest wystarczającym powodem do wypowiedzenia umowy o pracę, nawet jeśli pracownik posiada status sygnalisty.

Ochrona danych osobowych sygnalisty

Ustawa chroni sygnalistę także przed ujawnieniem nieupoważnionym osobom danych osobowych pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Wyzwania związane z tym tematem były mocno akcentowane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w toku prac legislacyjnych. Dane osobowe sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie mogą ulec ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że:

• sygnalista wyrazi na to zgodę;
• ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. W tej sytuacji, przed dokonaniem ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Dane osobowe sygnalisty mogą być przetwarzane przez podmiot prawny lub organ publiczny jedynie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie mogą być zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, muszą być niezwłocznie usuwane. Usunięcie następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania, z wyjątkiem przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Podmiot prawny ma obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Pełni on jednocześnie rolę administratora danych osobowych zgromadzonych w rejestrze. Do prowadzenia rejestru może zostać upoważniona wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń lub do podejmowania działań następczych. Podmiot zewnętrzny nie może prowadzić rejestru.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami (przykładowo postępowań karnych, administracyjnych czy cywilnych).

Zgłoszenia zewnętrzne

Sygnalista, zamiast zgłoszenia wewnętrznego, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego. W zakresie zgłoszeń zewnętrznych ustawa wchodzi w życie dopiero po 6 miesiącach od dnia jej ogłoszenia, tj. 25 grudnia 2024 r. (art. 64 ustawy). Rzecznik Praw Obywatelskich co do zasady nie jest organem właściwym do podjęcia działań następczych. Jego zadaniem jest dokonanie wstępnej weryfikacji i przekazanie zgłoszenia do odpowiedniego organu publicznego. Rzecznik Praw Obywatelskich i inne organy państwa wdrażają procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i nie opublikowały szczegółowych informacji dotyczących składania takich zgłoszeń.

Ujawnienia publiczne

Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego, tj. podać do publicznej wiadomości informacje o naruszeniach prawa. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie jednak jedynie, gdy jeżeli dokona zgłoszenia wewnętrznego (czyli zgłoszenia do podmiotu prawnego), a następnie zgłoszenia zewnętrznego (czyli zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego), a żaden z tych podmiotów nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej w terminach ustalonych w procedurach tych podmiotów. Ochrona obejmuje również sygnalistę, który dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej. W obu tych sytuacjach ochrona jest wyłączona, jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Sygnalista podlega ochronie również wtedy, gdy dokonuje ujawnienia publicznego pomijając etap zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, jeżeli ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

1. naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2. dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
3. w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu (art. 51 ust. 2 pkt 1-3 Ustawy).

Przepisów Ustawy dotyczących ochrony sygnalisty dokonującego ujawnienia publicznego nie stosuje się, jeżeli przekazanie informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy i stosuje się ustawę z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe.

Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne w złej wierze

Jeśli osoba dokonująca zgłoszenia wie, że do naruszenia nie doszło, a mimo to dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, to podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Chcesz bezpłatnie przetestować system eRecruiter, aby skorzystać z automatyzacji i wypełnić przepisy ustawy o sygnalistach?

Poznaj tę i inne automatyzacje dostępne w systemie. Dowiedz się, w jaki sposób eRecruiter pomaga spełniać wszystkie rekrutacyjne prawne wymogi, w tym te dotyczące RODO.