Jak Smartney Grupa Oney uporządkował pre-boarding i ograniczył ryzyko rezygnacji kandydatów przed ich pierwszym dniem pracy

Automatyzacja pre-onboardingu to dziś kluczowy element budowania doświadczenia pracownika — szczególnie w dynamicznie rozwijających się organizacjach, gdzie kluczowe jest tworzenie procesów, które realnie wspierają ludzi na każdym etapie ich drogi zawodowej w firmie. To one budują poczucie przynależności, wzmacniają zaangażowanie i minimalizują ryzyko odejść.

Ola Grędzińska, Specjalistka ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Smartney Grupa Oney, od dawna zawodowo związana z branżą finansową, doskonale rozumie wagę dbałości o pracownika – zarówno przed jego dołączeniem do zespołu, jak i podczas całego okresu współpracy. Jej doświadczenie i perspektywa pokazują, jak istotne jest, aby każdy etap kontaktu z firmą był przemyślany, przyjazny i wspierający.

Wyzwanie: ręczny pre‑boarding i rosnąca skala rekrutacji

Na początku zeszłego roku Smartney Grupa Oney zaczął mierzyć się z rosnącą liczbą rezygnacji kandydatów tuż przed planowanym pierwszym dniem pracy. Mimo że firma utrzymywała kontakt z przyszłymi pracownikami, komunikacja była rozproszona i ręczna, co przekładało się na większe ryzyko odejść, dodatkowe koszty rekrutacji i utratę czasu zespołu HR i hiring managerów.

Aby ograniczyć te sytuacje, Smartney Grupa Oney rozpoczął prace nad uporządkowaniem pre‑boardingu, czyli procesu między zaakceptowaniem oferty przez przyszłego pracownika do rozpoczęcia przez niego jego pierwszego dnia pracy. W pewnym momencie okazało się, że pomimo posiadania uporządkowanego procesu, brak narzędzia, które scala cały proces, powoduje konkretne trudności.

Najważniejsze problemy procesu pre-onboardingu:

Dlatego Smartney Grupa Oney potrzebował rozwiązania, które uporządkuje i zautomatyzuje kontakt z nowymi pracownikami, odciąży HR i zapewni pełną widoczność zadań – bez ręcznej koordynacji.

Dlaczego Smartney Grupa Oney zdecydował się na Moduł Onboardingu od eRecruiter?

Choć Smartney Grupa Oney miał już proces pre‑onboardingu, jego realizacja była bardzo czasochłonna. Zespół HR musiał pilnować terminów wysyłki wiadomości, ręcznie przypominać menedżerom o zadaniach i koordynować wszystkie kroki, co przy rosnącej liczbie rekrutacji stawało się coraz trudniejsze operacyjnie.

Dlatego naturalnym kolejnym krokiem było wybranie i wdrożenie narzędzia, które uporządkuje komunikację i zautomatyzuje powtarzalne czynności, odciążając zarówno zespół HR, jak i menedżerów.

Ostatecznie Smartney Grupa Oney wybrał Moduł Onboardingu od eRecruiter, ponieważ najlepiej odpowiadał na potrzeby zespołu.

Wdrożenie Modułu Onboardingu

Po uruchomieniu modułu zespół szybko przeniósł dotychczasowy proces pre‑boardingu do systemu. Konfiguracja okazała się prosta i intuicyjna, ponieważ działa na tych samych zasadach, co tworzenie standardowych wiadomości i szablonów w eRecruiter, więc nie wymagało dodatkowych kompetencji ani wsparcia IT.

W efekcie Smartney Grupa Oney otrzymał w pełni zautomatyzowany proces, który:

• nie wymaga ręcznego uzupełniania wiadomości i pamiętania o ich wysyłce,
• automatycznie przypomina menedżerom o ich zadaniach,
• eliminuje ryzyko pomyłek, przeoczeń i opóźnień.

Dzięki prostej konfiguracji i jasnemu układowi modułu zespół mógł szybko przejść z etapu planowania do pełnej automatyzacji, odciążając zespół HR i standaryzując komunikację z przyszłymi pracownikami.

Źródło: Screen z Modułu Onboardingu dostępnego w eRecruiter, 2026

Rozwiązanie: pełna automatyzacja pre-boardingu

Od momentu wdrożenia nowych rozwiązań, pre‑onboarding w Smartney Grupie Oney został kompleksowo uporządkowany i dobrze zaopiekowany. Firma przeprowadziła testy, a w tworzenie treści zaangażowały się wspólnie zespoły HR, marketingu, PR oraz menedżerowie, co pozwoliło przygotować spójne i przyjazne materiały dla przyszłych pracowników.

Po implementacji Modułu Onboardingu zespół postawił sobie za cel dalszą automatyzację całego procesu wdrożenia, tak aby był on możliwie najbardziej uporządkowany i intuicyjny. Dzięki szerokim możliwościom narzędzia mogą z łatwością dodawać dokumenty, linki oraz różnego rodzaju materiały wspierające pierwsze dni pracy i te przed. Jak podkreśla Ola, rozwiązanie daje duże pole do kreacji: „Ogranicza tylko wyobraźnia 😉”

Nowy moduł pozwola odciążyć HR od wielu manualnych zadań, zapewnić kandydatom spójne doświadczenie i podnieść jakość całego procesu – od momentu przyjęcia oferty aż po pierwszy dzień w firmie.

Czy wiesz, że…

Źródło: Society for Human Resource Management (SHRM)

Rezultaty po wdrożeniu: przejrzystość i pełna kontrola procesu

Po wdrożeniu modułu cały proces pre‑boardingu w Smartney Grupie Oney został uporządkowany i ustandaryzowany. Firma korzysta dziś z kilku ścieżek pre‑onboardingu, dopasowanych do długości okresu oczekiwania na rozpoczęcie pracy, a całość przebiega automatycznie, odciążając zarówno zespół HR, jak i menedżerów.

Menedżerowie podkreślają, że nowe rozwiązanie porządkuje ich pracę, ułatwia realizację poszczególnych kroków i uwalnia ich od konieczności pamiętania o zadaniach, ponieważ system pilnuje to za nich.

Rekomendacje

Pre‑onboarding to moment, w którym firma zaczyna budować relację z nowym pracownikiem i to od tej komunikacji często zależy, czy kandydat dotrwa do pierwszego dnia pracy. Dlatego tak ważne jest, aby proces był jasny, zaplanowany i spójny.

Najważniejszy wniosek, który podkreśla zespół HR: