Rekrutacja w instytucji kultury: jak Narodowe Centrum Kultury zarządza tysiącami CV i buduje profesjonalną rekrutację

W instytucjach kultury HR często spada na jedną osobę, tę samą, która zajmuje się też kadrami, dokumentacją i dziesiątkami innych spraw. Tym bardziej w takich sytuacjach liczy się każde narzędzie, które porządkuje pracę i odbiera stres. Swoim doświadczeniem dzieli się Joanna Majewska, Główna specjalistka ds. zasobów ludzkich w Narodowym Centrum Kultury, która od lat buduje obszar miękkiego HR w instytucji kultury.

Wyzwanie: jedna osoba, setki CV i rekrutacja jako jeden z wielu obowiązków

NCK zatrudnia ponad 150 osób na etatach i prowadzi rocznie około 25 procesów rekrutacyjnych. Joanna Majewska jest jedyną osobą zajmującą się miękkim HR. Poza rekrutacją odpowiada też za rozwój pracowników, wartościowanie stanowisk, okresowe oceny pracownicze i wiele innych obszarów.

To, co wyróżnia NCK na tle innych instytucji kultury, to skala zainteresowania kandydatów. Ogólnopolski zasięg i prestiż organizacji przyciągają ogromną liczbę aplikacji. Rekordem w 2026 roku było 1335 CV na jedno ogłoszenie, a obszary takie jak marketing, komunikacja i social media generują setki aplikacji regularnie.

Bez systemu zarządzającego tym wolumenem praca staje się niemożliwa.

Punkt zwrotny: pandemia i 15 rekrutacji bez ATS-a

Joanna dołączyła do NCK w 2018 roku z doświadczeniem z systemu ATS z poprzedniej organizacji. Wiedziała, że praca bez narzędzia jest możliwa, ale nie przy takiej skali.

Punkt krytyczny nastąpił w czasie pandemii. NCK realizowało wtedy duże działania wspierające artystów: program Kultura w Sieci i wsparcie socjalne dla twórców. W krótkim czasie trzeba było zatrudnić około 15 osób. Bez systemu.

To był moment, kiedy Joanna zdecydowała się wypróbować eRecruiter, najpierw na demo, bez przekonania, że dostanie budżet. Jednak po wyznaczonym okresie użytkowania poszła do dyrektora z jednym komunikatem: nie ma opcji, żebym bez tego pracowała.

I budżet został przyznany 🙂

Wdrożenie: sprawnie i bez komplikacji

Joanna miała już wcześniej doświadczenie z systemami ATS. W poprzedniej firmie korzystała z innego narzędzia, które było w jej opinii trudne w obsłudze i nieintuicyjne. eRecruiter okazał się zupełnie inną historią.

Moment na wprowadzenie eRecruitera był idealny, trwała pandemia, więc narzędzie do zdalnego zarządzania rekrutacją było potrzebne wszystkim. Hiring menedżerowie odczuli korzyści niemal od razu, sprawnie się wdrożyli i przyjęli system bez oporu.

Jak eRecruiter zmienił pracę w rekrutacji w Narodowym Centrum Kultury

Zarządzanie dużą liczbą CV bez ryzyka dyskryminacji

Kiedy na jedno stanowisko spływa kilkaset aplikacji, sprawna selekcja wymaga odpowiednich narzędzi. Joanna tworzy formularze preselekcyjne z pytaniami dopasowanymi do konkretnego stanowiska i ustawia filtry. Dzięki temu może skupić się jeszcze bardziej na kandydatach, którzy spełniają wymagania.

W instytucji publicznej każda decyzja rekrutacyjna może być weryfikowana organy kontrolujące, dlatego tak ważne jest, aby każdy krok procesu był udokumentowany i możliwy do uzasadnienia. eRecruiter to umożliwia, zarówno wobec instytucji kontrolnych, jak i wobec samych kandydatów.

Praca nad kilkoma rekrutacjami jednocześnie

Joanna prowadzi kilka procesów jednocześnie, często o podobnym profilu, co rodzi ryzyko pomyłek i niedopatrzeń. eRecruiter porządkuje te procesy i pozwala nad nimi sprawnie zapanować, nawet gdy rekrutacje są do siebie zbliżone.

Profesjonalizacja wizerunku organizacji

NCK współpracuje z dużymi partnerami biznesowymi, dlatego korzystanie z profesjonalnych narzędzi HR jest częścią wizerunku instytucji jako profesjonalnego partnera biznesowego. Dla organizacji, która działa na styku sektora publicznego i prywatnego, sposób prowadzenia rekrutacji jest też elementem komunikacji zewnętrznej i pokazuje, jak instytucja działa od środka.

Profesjonalne ogłoszenia, ujednolicony proces selekcji i sprawna komunikacja z kandydatami budują wizerunek pracodawcy, który traktuje rekrutację poważnie. W instytucjach kultury, gdzie kandydaci są często bardzo zaangażowani i śledzą organizację na długo przed aplikowaniem, to ma znaczenie.

Inkluzywność wbudowana w proces

Jednym z wyróżników rekrutacji w NCK jest podejście do różnorodności, i to nie na poziomie deklaratywnym. W formularzu preselekcyjnym od lat widnieje pytanie o potrzeby kandydata podczas procesu rekrutacyjnego: czy potrzebuje podjazdu dla wózka, wsparcia w rozmowie, innych udogodnień.

NCK aktywnie komunikuje otwartość na osoby z niepełnosprawnościami: w ogłoszeniu, w formularzu i w trakcie rozmowy. Stosuje też język inkluzywny, w tym feminatywy i formy osobatywy.

Joanna napisała również rozdział do książki „Praktyki otwartości” wydanej przez NCK w serii Pracuj w Kulturze, publikacji o dostępności, inkluzji i języku proaktywnym w instytucjach kultury. eRecruiter znalazł się tam jako jedno z narzędzi wspierających ich w inkluzywnej rekrutacji.

Źródło: Majewska, J. (2025) Jak budować różnorodne zespoły, czyli o wdrażaniu modelu różnorodnego zatrudniania w Narodowym Centrum Kultury, w: Pracuj w kulturze. Praktyki otwartości, rozdz. Dostępność w praktyce – przegląd dobrych praktyk, Warszawa: Narodowe Centrum Kultury, s. 57.

Podsumowanie

Narodowe Centrum Kultury pokazuje, że instytucja publiczna może prowadzić rekrutację na poziomie najlepszych pracodawców komercyjnych, nawet gdy za cały miękki HR odpowiada jedna osoba. Kluczem jest narzędzie, które porządkuje procesy, chroni przed ryzykiem dyskryminacji i buduje wizerunek organizacji jako profesjonalnego pracodawcy. To dowód, że sektor kultury i profesjonalny HR mogą iść w parze.