Dla większości rozmowa rekrutacyjna, jest równoznaczna ze spotkaniem „face to face”. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna opcja przeprowadzenia wywiadu z kandydatem. Coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie rekrutacji online, za pośrednictwem dostępnych na rynku narzędzi. Nie wspominając o koronawirusowym szaleństwie, które zmusiło zarówno rekruterów jak i kandydatów, do poruszania się w nowej rzeczywistości, jaką jest przeniesienie większości spotkań do świata wirtualnego.
Rozmowy rekrutacyjne online są dziś coraz częściej standardem, dlatego zdecydowaliśmy się zebrać garść najważniejszych wskazówek w jednej krótkiej checkliście, z którą możecie szybko sprawdzić, czy o czymś nie zapomnieliście, jeszcze przed włączeniem kamery 😊
1. Skorzystaj ze sprawdzonych narzędzi
Rozmowa online sama w sobie jest stresującą formą rekrutacji. Istnieje wiele czynników na które nie mamy wpływu (jak chociażby przerwa w dostawie prądu), a mogą wpłynąć na to jaki będzie jej przebieg. Podczas rozmowy rekrutacyjnej używaj sprawdzonych narzędzi. Bez względu na to czy korzystasz z takich rozwiązań jak: Skype, Microsoft Teams, Slack czy WhatsApp – użyj tego, w którym czujesz się pewnie. Poświęć chwilę, wykonaj testowe połączenie, „przeklikaj” wcześniej system. Będziesz mieć pewność, że się nie pogubisz 😊
Pro Tip: Żeby uniknąć gorączkowego wyszukiwania osoby, z którą zaraz prowadzisz rozmowę, poproś ją o podanie adresu e-mail/nicku już na etapie zapraszania na spotkanie. Możesz dodać go wcześniej do swojej sieci kontaktów.
Jeżeli korzystasz z systemu eRecruiter, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość – pozwala na umawianie spotkań online bezpośrednio z systemu! Co zyskasz, korzystając z naszego rozwiązania?
- Nie musisz pamiętać o wklejeniu odpowiedniego linku do wirtualnego spotkania z zewnętrznego narzędzia – odnośnik od razu dodany jest do wiadomości dla kandydata
- Oszczędzasz czas – nie poświęcasz go na poszukiwania innych rozwiązań do prowadzenia spotkań online
- Ułatwiasz proces – nie trzeba tworzyć żadnych dodatkowych działań w systemie, wysyłka zaproszenia online jest zintegrowana z dobrze znanym etapem „Spotkanie”.
Oprócz naszego wewnętrznego narzędzia, eRecruiter oferuje również bezpośrednią integrację z MS Teams! Dzięki temu umówione przez system spotkania od razu mają dodany odnośnik do spotkania z kalendarza Teams danego rekrutera. Przeczytaj więcej.
Chcesz wiedzieć więcej o funkcji spotkań online w naszym narzędziu? Skontaktuj się z Opiekunem lub napisz na chat w systemie 😊. Nie korzystasz z eRecruiter a chcesz zacząć, by przenieść swoje rekrutacje w tryb online? Możesz skorzystać z pełnej wersji systemu podczas bezpłatnego testu. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
2. Bez testu ani rusz!
„Nie rozumiem, przecież ostatnio działało!” – żeby uniknąć stresu spowodowanego złośliwością rzeczy martwych, warto poświęcić chwilę i przetestować sprzęt, z którego będziesz korzystać podczas rozmowy. Możesz poprosić któregoś z domowników lub współpracownika o testowe połączenie, podczas którego sprawdzisz czy dobrze Cię widać, słychać i czy wszystko działa jak należy.
Pro Tip: Zadbaj o dobrą jakość połączenia, pamiętaj że Twoje „rwane” wypowiedzi są dodatkowym stresem dla kandydata i mogą prowadzić do nieporozumień.
3. Zapomnij o kreatywnych nazwach użytkownika
Szczególnie ważne jest zadbanie o podpis jakim posługujesz się w komunikatorze, z którego będziesz korzystać podczas rozmowy z kandydatem. Najlepiej gdyby pojawiło się tam Twoje imię i nazwisko, dzięki temu Twój rozmówca będzie miał pewność, że rozmawia z właściwą osobą.
Pro Tip: Jeśli nazwa użytkownika złożona z Twojego imienia i nazwiska jest zajęta, spróbuj dodać nazwę swojej firmy. To kolejne potwierdzenie dla kandydata, że to właściwa Pani Kasia Nowak 😊
4. Poświęć chwilę na przygotowanie
Przed rozpoczęciem spotkania, zapoznaj się jeszcze raz z profilem kandydata, zanotuj pytania które chcesz mu zadać. Świetnie sprawdza się również przygotowanie agendy spotkania, dzięki czemu na pewno nic Ci nie umknie i omówisz z kandydatem wszystkie najważniejsze kwestie krok po kroku. Dzięki temu unikniesz niezręcznej ciszy i zastanawiania się „ to co dalej?”
Pro Tip: Jeśli to możliwe, wyślij agendę spotkania również kandydatowi. Dla niego rozmowa online to również nie lada wyzwanie, będzie miał możliwość lepszego zaprezentowania się wiedząc co na niego czeka 😊
5. Harmonogram domowych obowiązków na tak
Pracujesz z domu i planujesz zrobić dziś pranie? Pamiętaj żeby włączyć pralkę w godzinach niekolidujących ze spotkaniami 😊 Pozornie może wydawać się, że rozmówca nie słyszy dźwięków otoczenia. W tym przypadku zasada jest prosta: jeśli Ty słyszysz odgłosy domowników, prysznica, wiertarki, czy powyższej pralki – Twój rozmówca na pewno też je usłyszy. Prowadząc spotkania online, postaraj się ograniczyć do minimum dodatkowe bodźce, które mogą rozpraszać. Dlatego jeśli nie ma konieczności żeby domowe czynności odbywały się w określonych godzinach, kolidujących z Twoimi rozmowami – odłóż je w czasie do zakończenia spotkań. Koniecznie załóż też słuchawki, żeby maksymalnie wygłuszyć dochodzące z otoczenia dźwięki i skupić się na rozmówcy.
Pro Tip: Już na etapie układania planu spotkań na dany dzień, postaraj się wpleść domowe obowiązki w przerwy pomiędzy nimi.
6. „Prosimy nie przeszkadzać”
Praca zdalna wymaga od domowników nie lada zorganizowania i współpracy. W ograniczonej i zamkniętej przestrzeni, trzeba naprawdę mocno się postarać żeby sobie nawzajem nie przeszkadzać. Myślę, że każdy kto zagląda czasem do Internetu natknął się kiedyś na to nagranie:
Nie chcemy odtwarzać nawet zbliżonego scenariusza podczas Twoich rozmów, to pewne 😊 Dlatego poinformuj domowników o porach w ciągu dnia, kiedy będą zmuszeni ograniczyć hałasowanie, czy wpadanie do Twojego domowego biura bez zapowiedzi. Z pamięcią bywa różnie, więc warto powtórzyć komunikat pod tytułem „nie przeszkadzać” na kilka minut przed rozpoczęciem spotkania.
Pro Tip: Możesz przygotować popularną np. w hotelach zawieszkę i umieścić na drzwiach do pokoju, w którym pracujesz. Unikniesz nagłego wtargnięcia do Twojego „biura”.
7. Porządek to podstawa
Pokazywanie świeżo rozwieszonego prania, czy niepościelonego łóżka nie jest najlepszym pomysłem. Żeby uniknąć niekomfortowej dla rozmówcy sytuacji, zadbaj o uporządkowanie swojego „artystycznego nieładu”. Pamiętaj, że im bardziej neutralne i jednolite tło tym lepiej – rozmówca nie będzie rozproszony przez mnogość bodźców wizualnych, które zobaczy na ekranie.
Pro Tip: Pamiętaj nie tylko o posprzątaniu bałaganu, ale również o usunięciu kontrowersyjnych elementów wystroju mieszkania, jak np. plakaty czy obrazy, na czas połączenia wideo.
8. Dobre światło Twoim sprzymierzeńcem
Przygotowując stanowisko do rozmowy pamiętaj o odpowiednim oświetleniu. Każdy z nas zna tę sytuację, kiedy podczas wideokonferencji lepiej widzimy otaczające rozmówcę tło, niż jego twarz Jak dobrać odpowiednie oświetlenie? Włącz kamerę i usiądź w kilku miejscach w swoim pokoju, sprawdź gdzie najlepiej Cię widać. Udało się? To Twoje miejsce!
Pro Tip: Nie tylko niewystarczająca ilość światła wpływa niekorzystnie na jakość obrazu. Kiedy jest go za dużo, również nie będziesz wyglądać dobrze 😊 Dlatego pamiętaj: nie ustawiaj stanowiska w miejscu gdzie będziesz tyłem do światła, ale też nie kieruj światła bezpośrednio na swoją twarz.
9. Zadbaj o swój komfort
Organizując stanowisko do rozmowy nie zapomnij o sobie. Jak wiesz, bywają długie, dlatego zadbaj o to, żeby było po prostu wygodnie. Dla każdego oznacza to coś innego – bez względu na to czy lubisz miękki fotel, czy siedzenie na twardej podłodze przygotuj swoje miejsce tak, żeby po 10 minutach nie czuć nagłej potrzeby zmiany pozycji. Przygotuj szklankę z wodą lub ulubioną herbatą, a także notatnik i długopis żeby nie musieć odchodzić od komputera w trakcie rozmowy. Innymi słowy – przygotuj wszystko to, z czego korzystasz w trakcie standardowych rozmów rekrutacyjnych.
Pro Tip: Staraj się nie robić notatek na komputerze podczas rozmowy. Każde uderzenie w klawiaturę Twój rozmówca usłyszy z dwa razy głośniej niż Ty 😊
10. Nie bój się spojrzeć (kandydatowi) w oczy
W trakcie rozmów przez komunikatory nieco trudniej skupić swoją uwagę na rozmówcy. Jest to jednak niezwykle ważne aby nie rozglądać się po pokoju, nie spuszczać wzroku i nie błądzić spojrzeniem po wszystkich możliwych zakamarkach pokoju. To druga osoba jest tu najważniejsza, traktuj ją tak, jakby siedziała z Tobą w jednym pokoju. Staraj się patrzeć w kamerę, dzięki temu osoba po drugiej stronie nie poczuje się zlekceważona i będzie mieć pewność, że w skupieniu słuchasz tego co ma do powiedzenia.
Pro Tip: Ustawiając kamerę postaraj się, żeby znalazła się na wysokości Twojego wzroku. Rozmówca będzie miał poczucie, że patrzysz mu w oczy. Pamiętaj też o włączeniu podglądu, widząc swój obraz będziesz w stanie lepiej kontrolować swoją postawę, czy mimikę. Staraj się jednak nie zerkać na swoje odbicie co kilka sekund.
FAQ – Rozmowy kwalifikacyjne online w pigułce
Jak wygląda rozmowa kwalifikacyjna online?
Rozmowa rekrutacyjna online to coraz częstszy element procesu rekrutacyjnego. Prowadzisz rozmowę przez wybrane narzędzie wideo, np. Microsoft Teams, Zoom, Skype lub inne komunikatory. Wszystko odbywa się w ustalonym terminie – ważne, by o umówionej godzinie być gotowym technicznie i merytorycznie. Kandydat powinien mieć poczucie, że mimo formy zdalnej, rekrutacja przebiega profesjonalnie i sprawnie.
Jakie są kluczowe elementy dobrego przygotowania do rozmowy rekrutacyjnej online?
Dobre przygotowanie techniczne i przygotowanie merytoryczne to absolutna podstawa:
- Sprawdź jakość połączenia internetowego i działania sprzętu – mikrofonu, kamery, komunikatora.
- Przygotuj agendę rozmowy i przygotuj odpowiedzi na pytania, które mogą paść ze strony kandydata.
- Przejrzyj profil kandydata, zadbaj o profesjonalne podejście i komfort rozmowy.
- Warto wcześniej ustalić, jakiego narzędzia użyjecie i przesłać link – najlepiej zintegrowany z systemem, np. przez eRecruiter i MS Teams.
Co zrobić, by kandydat odniósł pozytywne wrażenie?
Pierwsze wrażenie robi się tylko raz – również online. Zadbaj o spokojne, uporządkowane tło (lub użyj wirtualnego tła), odpowiednie oświetlenie i schludny wygląd. Pamiętaj, by:
- Zachować kontakt wzrokowy (spójrz w kamerę),
- Panować nad mową ciała i mimiką,
- Być w pełni skupionym – unikaj rozpraszaczy, wyłącz telewizor, zadbaj o ciszę.
Kandydat od razu poczuje, że rozmowa odbywa się w profesjonalnych warunkach.
Co zrobić w razie problemów technicznych?
Problemy techniczne mogą się zdarzyć – nawet mimo przygotowania. Dlatego:
- Wcześniej wykonaj testowe połączenie.
- Sprawdź, czy wszystko działa poprawnie, najlepiej z pomocą współpracownika.
- Jeśli w trakcie rozmowy pojawią się zakłócenia – poinformuj rozmówcę, zaproponuj alternatywę (np. telefon) lub zaproś na nową rozmowę.
Zarządzanie kryzysową sytuacją to też element profesjonalnego podejścia.
Jak utrzymać uwagę kandydata w rozmowie?
Zadbaj, by rozmowa odbywała się w pełnym skupieniu. Ty jako rekruter dajesz przykład:
- Utrzymuj kontakt wzrokowy, nie rozglądaj się po pokoju.
- Skoncentruj się na kandydacie, nie na notatkach – te lepiej robić odręcznie.
- Zachęcaj do dialogu, buduj relację, zadawaj typowe pytania rekrutacyjne, ale bądź też elastyczny.
Pamiętaj – czeka cię rozmowa, która może być stresująca dla drugiej strony. Twoja postawa ma duże znaczenie.
Jak zorganizować otoczenie do rozmów rekrutacyjnych online?
Aby dobrze przygotować się do rozmowy, warto:
- Uprzedzić domowników o spotkaniu – poinformować rozmówcę, że możesz być chwilowo niedostępny.
- Zadbać o ciche miejsce i komfort.
- Wyłącz telewizor, zminimalizuj hałasy i powiadomienia.
- Ustaw kamerę na wysokości oczu, tak by dobrze widoczna była Twoja twarz.
To wszystko pomaga skupić uwagę rozmówcy na treści rozmowy, a nie otoczeniu.
Co jeszcze warto wiedzieć jako rekruter prowadzący rekrutację online?
Rozmowy online wymagają większej dyscypliny organizacyjnej, ale mogą być równie efektywne jak te twarzą w twarz. Warto zadbać o każdy szczegół, by zrobić dobre wrażenie i przeprowadzić proces na najwyższym poziomie.
Bonus: Nie stresuj się!
Pomimo innej formy, to nadal jedna z rozmów rekrutacyjnych, których najprawdopodobniej masz za sobą setki 😊 Postępuj tak, jakby rozmówca rzeczywiście siedział obok Ciebie, a wszystko pójdzie gładko!
Powodzenia!
