5 zasad skutecznego onboardingu pracowników

Onboarding, czyli proces wprowadzania nowych pracowników do firmy, jest kluczowy dla ich efektywnej adaptacji i dalszego rozwoju. Wpływa na zaangażowanie nowych osób, poczucie przynależności i lojalność wobec zespołu oraz organizacji.

Korzyści z prowadzenia ustandaryzowanych wdrożeń potwierdzają dane. Według badań Society for Human Resource Management:

• O 50% wyższą produktywność nowych pracowników wykazują organizacje prowadzące onboarding.
• O 58% większe szanse na pozostanie w organizacji po 3 latach mają pracownicy, którzy przeszli ustrukturyzowany onboarding.

Korzyści zatem dotyczą nie tylko pozytywnych doświadczeń i poczucia sprawczości nowo zatrudnionej osoby. Przekładają się także na realne koszty dla organizacji: usystematyzowany onboarding zwiększa retencję pracowników, ograniczając tym samym wydatki rekrutacyjne.

5 elementów skutecznego onboardingu

Jakie składowe powinien zawierać nasz proces, aby był efektywny? Przyjrzyjmy się pięciu elementom:

1. Ścieżki onboardingowe

Podstawą skutecznego i ustrukturyzowanego onboardingu jest określenie ścieżek, czyli kolejnych etapów wdrożenia, które powinien przejść pracownik. Pomagają one dostosować proces wprowadzania do indywidualnych potrzeb osób, w zależności od stanowiska, działu czy trybu pracy. Różne zespoły w firmie mogą wymagać specyficznych umiejętności i wiedzy, a elastyczne ścieżki onboardingowe umożliwiają dostosowanie procesu do tych różnic.

Pewne elementy ścieżek na pewno będą zbieżne we wszystkich grupach, np. te dotyczące poznania historii, działalności i misji firmy lub spotkań z przedstawicielami największych działów. Wiele etapów, jak określone szkolenia czy indywidualne wdrożenia, będzie jednak dedykowanych konkretnym grupom pracowników.

2. Listy zadań do wykonania w ramach onboardingu

Onboarding wiąże się z szeregiem rzeczy, które trzeba przygotować na przyjście nowego pracownika. W ich uporządkowaniu i monitorowaniu pomogą listy zadań. Będą one różne dla każdej z osób zaangażowanych w proces wdrożenia.

Lista zadań dla działu HR

Do zadań osoby z HR prowadzącej onboarding na pewno będą należeć wszelkie kwestie kadrowe i administracyjne. Często także bezpośrednie wdrożenie nowej osoby w firmę, przygotowanie materiałów szkoleniowych i dokumentów. Dobrą praktyką jest obdarowanie pracownika paczką powitalną z firmowymi gadżetami.

Lista zadań dla przełożonych nowo zatrudnionych osób

Kolejnym kluczowym elementem skutecznego onboardingu jest przygotowanie przełożonych na wyzwania związane z przyjęciem nowego pracownika do zespołu. Lista zadań powinna obejmować przygotowanie stanowiska pracy, zamówienie niezbędnego sprzętu czy dostępów do systemów. Działania te mają miejsce zwykle przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. Inne istotne punkty na liście to m.in. organizacja spotkań wdrożeniowych z zespołem i kluczowymi osobami w firmie oraz  indywidualne rozmowy wprowadzające pracownika w obowiązki i cele.

Listy zadań dla nowego pracownika

Przedstawienie klarownych zadań zatrudnionemu pracownikowi umożliwia mu szybsze dostosowanie się do nowego środowiska pracy. Takie listy mogą obejmować dostarczenie dokumentów kadrowych, spotkanie z zespołem i kluczowymi współpracownikami, omówienie celów, uczestnictwo w niezbędnych szkoleniach, a także poznanie procedur firmowych.

Posiadając listę zadań do wykonania w ramach onboardingu minimalizujemy ryzyko pomyłek lub pominięcia etapów wdrożenia, które mogą być kluczowe z punktu widzenia nowego pracownika i firmy. Jeszcze przed dołączeniem nowej osoby warto przygotować taką listę razem z przypisanymi osobami, które odpowiadają za dany etap oraz zaplanować z góry niezbędne spotkania czy materiały i sprzęty do przekazania. Ustrukturyzowanie i zautomatyzowanie tych zadań oszczędza czas osób organizujących onboarding, a nowemu pracownikowi daje poczucie zaopiekowania, które jest tak ważne w pierwszych miesiącach pracy.

Ewelina Amanowicz, Starsza Specjalistka ds. Rekrutacji i Marki Pracodawcy, Grupa Pracuj

3. Automatyczne wiadomości do kandydata

Dobre doświadczenia pracownika (employee experience) budują się od pierwszych dni kontaktu z firmą, dlatego warto o nie zadbać zanim nowa osoba dołączy do organizacji. Wiadomości do kandydata, wysyłane na różnych etapach rekrutacji, podkreślają profesjonalizm firmy, pomagają utrzymać kontakt i zaangażowanie.

Często jeszcze przed przyjściem do firmy pracownik jest zapraszany do zapoznania się z materiałami o organizacji i zespole, do którego dołącza, oraz planem swojego wdrożenia. Zwykle musi także w okolicy pierwszego dnia pracy dostarczyć dokumenty dotyczące zatrudnienia czy badania lekarskie.

Warto, aby wiadomości zawierające takie informacje były wysyłane do kandydatów automatycznie, w określonym czasie np. przed startem pracy. Wyeliminuje to ryzyko błędów czy nieterminowości w komunikacji.

4. Wsparcie i dostępność

Omówione wcześniej elementy skutecznego onboardingu budują wsparcie niezbędne w pierwszych dniach i tygodniach pracy. Poza regularnymi spotkaniami z przełożonym i dostępnością zespołu HR pracownik powinien jak najszybciej uzyskać dostęp do firmowego intranetu, czatu (typu Slack, MS Teams) i innych kanałów wymiany informacji. Coraz popularniejsze są także programy z udziałem mentorów lub buddy’ch, w których osoba z zespołu staje się przewodnikiem nowego pracownika po organizacji, odpowiada na pytania i wdraża w firmowe zasady. Budowanie takich więzi od pierwszych dni pracy wspiera dobrą atmosferę, zaangażowanie i poczucie przynależności.

5. Pomiar efektywności onboardingu

Jak wszystkie działania HR-owe, również efektywność onboardingu powinna być stale monitorowana. Wdrażanie pracowników ma duży wpływ na płynne działanie organizacji i osiągane wyniki, dlatego warto to uwzględnić w firmowych KPI. Jest kilka sposobów na zmierzenie skuteczności i jakości onboardingu, a każda organizacja musi wybrać te najbardziej adekwatne do własnych realiów:

• Badanie satysfakcji kandydata – np. między etapem złożenia oferty a rozpoczęciem pracy jako pomiar jakości preboardingu.
• Ankieta na koniec onboardingu – bezpośrednia prośba o ocenę całego procesu, ze wskazaniem jego mocnych i słabych stron.
• Ankiety satysfakcji pracowników – przeprowadzane regularnie np. co kwartał pomogą śledzić zmiany w zaangażowaniu i zadowoleniu z pracy.
• Pomiar rotacji – szczególnie przeprowadzany wśród osób pracujących nie dłużej niż pół roku będzie dobrym wskaźnikiem jakości rekrutacji i skuteczności onboardingu.

Standardy prowadzenia onboardingu

Bez względu na to, czy trwa tydzień, miesiąc lub kwartał, onboarding firmowy i zespołowy to w zasadzie rynkowy standard wieńczący rekrutację. Bowiem nie tylko skraca czas aklimatyzacji nowych pracowników, ale również wpływa na ich długofalową lojalność i zaangażowanie.

Coraz więcej organizacji korzysta z klarownych list zadań dla HR-u i przełożonych, elastycznych ścieżek onboardingowych i systemów automatycznej komunikacji z nowo zatrudnionymi osobami: aż 82% firm posiada ustandaryzowany proces wdrażania pracowników. Z kolei w 72% firm działania w ramach onboardingu zaczynają się jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowych osób (źródło: Raport Candidate Experience w Polsce 2023). Aby nie pozostać w tyle na konkurencyjnym rynku pracy, warto – wspierając się technologią – dołączyć do grona tych firm.

Prowadź ustrukturyzowany onboarding z eRecruiter. Skorzystaj ze wsparcia automatyzacji, by nowo zatrudnieni kandydaci stali się wdrożonymi i zaangażowanymi pracownikami!