Strona główna Blog Candidate Experience Jak przeprowadzić wywiad telefoniczny z każdym kandydatem? Voicebot od Apifonica w enel-med

Jak przeprowadzić wywiad telefoniczny z każdym kandydatem? Voicebot od Apifonica w enel-med

Rozproszone struktury, mnogość procesów rekrutacyjnych, a przede wszystkim ogromna liczba aplikacji, które codziennie wpływają do Twojej skrzynki lub systemu, to Twoja codzienność. Jak tym wszystkim sprawnie zarządzić i zadbać o to, aby żaden kandydat nie czuł się pominięty? Jak zyskać spokój i pewność, że zebrane od aplikujących informacje są kompletne? Takie wyzwania wymagają odpowiednich rozwiązań 😊 A co, gdyby istniało takie rozwiązanie, które może przeprowadzić rozmowy za Ciebie, zebrać wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu i pozwolić Ci na późniejszą sprawną i efektywną selekcję kandydatów?

Dowiedz się, jak dzięki voicebotowi HR enel-med usprawnił swoje procesy rekrutacyjne i jakie korzyści z tego rozwiązania czerpie nie tylko pracodawca, ale i kandydat. Na najważniejsze pytania dotyczące wywiadów telefonicznych prowadzonych przy pomocy voicebota odpowiada Menedżer ds. rekrutacji Paulina Zdunek  z enel-med.

Jakie rekrutacyjne wyzwanie było powodem, dla którego Wasz zespół HR postanowił skorzystać z voicebota?

W enel-med rekrutujemy pracowników recepcji i call center w całej Polsce. Wyzwaniem dla naszego zespołu była rozproszona struktura oraz liczba kandydatów aplikujących na powyższe stanowiska. Postanowiliśmy zoptymalizować proces używając voicebota i skrócić go o wstępny wywiad telefoniczny, jednocześnie  zachowując dotychczasową jakość rozmów. Dodatkowo voicebot zagwarantował możliwość rozmowy z każdym kandydatem, który do nas aplikuje.

Co było decydującym czynnikiem, który zaważył na wyborze voicebota do tego typu rekrutacji? Czy od początku byliście przekonani o skuteczności tego narzędzia?

Naszym celem było skrócenie procesu rekrutacji o wywiad telefoniczny oraz zapewnienie każdemu kandydatowi kontaktu z wirtualnym asystentem, który poprzez natychmiastową reakcję na aplikację zapewnia poczucie komfortu rozmówcy. Voicebot przeprowadza wywiady telefoniczne z każdym kandydatem, jednocześnie udzielając podstawowych informacji na temat stanowiska, nie angażując w proces rekrutera. W naszym odczuciu jest to nieoceniona przewaga tego typu rozwiązań. Kandydat czuje się zaopiekowany, a my zbieramy niezbędne do dalszej selekcji informacje.

Czy mieliście obawy przed rozpoczęciem projektu z voicebotem? Czy w trakcie realizacji działań potwierdziły się one, czy wręcz przeciwnie?

Od dawna myśleliśmy o takim rozwiązaniu, ale narzędzia dostępne na rynku nie do końca spełniały nasze oczekiwania. Oferta Apifonica wpisała się w nasze potrzeby i pozwoliła zrealizować założone cele.

Jak przebiegało wdrożenie voicebota do projektu? Czy było czasochłonne i jakiego zaangażowania po Waszej stronie wymagało? Jak wyglądało wsparcie w tym zakresie ze strony Apifonici?

Z powodu rozproszonej rekrutacji, ilości napływających CV oraz aktywnych procesów w jednym momencie – mieliśmy utrudnione zadanie. Dodatkowo zależało nam na utrzymaniu już wypracowanych rozwiązań z eRecruiter np. multirekrutacji. Nieocenionym wsparciem ze strony Apifonica był dla nas Bartek Malinowski, wspólnie próbowaliśmy znaleźć rozwiązania pojawiających się po drodze przeszkód i wypracować rozwiązania skrojone dla enel-med. Wdrożenie voicebota od momentu podjęcia rozmów do pierwszych testów trwało 3 miesiące.

 Proces wdrożenia składał się z pięciu kroków

– dodaje Bartosz Malinowski, Business Development Manager w Apifonica:

1. Stworzenie schematu i skryptu Bota

2. Nagrania lektorskie

3. Integracja z systemem eRecruiter

4. 14-dniowy darmowy test

5. Rozpoczęcie komercyjnego użytkowania


W tym przypadku wdrożenie trwało stosunkowo długo, ze względu na nietypową integrację, powiązaną z funkcją multirekrutacji w systemie eRecruiter. Dodatkowo, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dwa Voiceboty dla wielu różnych projektów rekrutacyjnych.

– podsumowuje Bartosz.

Jak oceniacie integrację voicebota z systemem eRecruiter?

Voicebot jest bardzo dobrze synchronizowany z eRecruiter. Kandydaci aplikują za pomocą formularza z poziomu ogłoszenia, voicebot dzwoni do kandydata i zbiera wszystkie interesujące nas dane, następnie udzielone odpowiedzi trafiają do eRecruiter na konto kandydata w formie notatki. Dzięki temu wszystkie niezbędne informacje mamy w jednym miejscu.

Jakie efekty dostrzegacie lub jakich się spodziewacie? Co jest dla Was największą wartością?

Największą wartością jest dla nas skrócenie procesu rekrutacji. Na podstawie informacji zebranych podczas wywiadu przeprowadzonego przez voicebota rekruterzy wybierają kandydatów, z którymi chcą się spotkać i od razu zapraszają na spotkanie. W całym procesie rekrutacyjnym szalenie istotny jest aspekt zapewnienia komfortu kandydatom, którzy oczekują na kontakt i pogłębione informacje o pożądanym stanowisku. Voicebot bardzo pomaga zadbać o ten obszar i uszczelnia proces rekrutacji.

Co byście poradzili rekruterom, którzy podobnie jak Wy, stoją przed wyzwaniem masowych rekrutacji a wahają się, czy voicebot to dobre rozwiązanie dla nich?

Jeśli zamierzacie zoptymalizować proces rekrutacji masowych w Waszych organizacjach, poprzez dotarcie do największej liczby kandydatów na rynku, w maksymalnie krótkim czasie, a nie macie możliwości zwiększania zasobów zespołu HR, to z czystym sumieniem mogę polecić to rozwiązanie.

Jak pokazują doświadczenia enel-med, nie warto obawiać się innowacyjnych rozwiązań, które cały czas pojawiają się na rynku. Korzyści jakie niosą ze sobą nowe możliwości, często, jak w przypadku voicebota, warte są podjęcia ryzyka i zmodyfikowania procesu rekrutacji. A jeśli zastanawiasz się jak wygląda rozmowa z voicebotem zadzwoń pod numer 22 250 05 44*

*Numery telefonów oraz odpowiedzi będą przetwarzane przez firmę SmartTeI Plus OÜ, z siedzibą w J. Vilmsi str. 47, 10126, Tallinn, Estonia, zarejestrowaną w Sądzie Narodowym Estonii pod numerem: 128915576, posiadającą nr VAT: EE101638452 i działający pod marką APIFONICA. Dane będą przechowywane maksymalnie do 60 dni od wykonania połączenia. Szczegóły na temat przetwarzania danych znajdziesz tutaj.

Monika Różycka

Monika Różycka

Senior Marketing Specialist