Poinformowanie kandydata o odrzuceniu jego aplikacji jest trudnym, ale nieodłącznym elementem każdej rekrutacji. Pojawia się jednak pytanie, jak robić to dobrze?
Czy da się przygotować odpowiedź odmowną w taki sposób, aby jasno przekazać tę informację, ale nie wywołać frustracji u kandydata? I czego właściwie oczekują aplikujące osoby od rekruterów w zakresie tego typu komunikacji? Takie pytania wracają jak bumerang, gdyż kwestia informacji zwrotnej o odrzuceniu aplikacji jest częstym powodem sytuacji kryzysowych na linii kandydat-firma. Tymczasem celem firmy powinno być, aby odrzucona osoba działała jako ambasador marki pracodawcy!
Informacja o odrzuceniu aplikacji to jeden z najtrudniejszych komunikatów do przekazania przez rekrutera. Oczywiście wszystko zależy od fazy procesu – całkowicie inaczej wygląda to, gdy ma on poinformować o tym osoby po prescreeningu, od kontaktu w takim temacie z kandydatem, który odpadł na finalnym etapie rekrutacji. Jednak każdą z tych sytuacji łączy jedno – potencjalnie negatywne emocje po stronie kandydata, który musi zmierzyć się z komunikatem, że nie będzie miał szansy na otrzymanie interesującego go stanowiska. O tym, jak rozwinie się ta sytuacja i z jakimi finalnie odczuciami kandydat zakończy proces, decyduje w dużej mierze zachowanie rekrutera i przyjęta przez niego strategia komunikacji.
Co działa niekorzystnie? Rzecz jasna, najgorszym co można zrobić, to nie odezwać się do kandydata. Wydawać by się mogło, że w obecnych czasach nie ma w ogóle szans, aby jakakolwiek firma zachowała się w ten sposób. Wystarczy jednak zapytać kilku osób poszukujących w ostatnim czasie pracy o praktyki pracodawców w tym zakresie i okaże się, że częstą bolączką jest wysyłanie aplikacji, po których nigdy nie nastąpił kontakt zwrotny ze strony firmy. Oczywiście kandydat odrzucony na etapie prescreeningu nie musi otrzymać mocno pogłębionej informacji zwrotnej. Trudno jednak mówić o jakimkolwiek szacunku ze strony firmy do aplikujących osób, w przypadku, gdy taka komunikacja nigdy nie zaistnieje. A przecież rekruterzy oczekują od kandydatów zaangażowania np. dopasowania informacji zamieszczonych w CV do wymogów konkretnego stanowiska, przygotowania listu motywacyjnego, etc. Powinni sami być zatem gotowi do poświęcenia również swojego czasu, aby krótko odpowiedzieć osobie zainteresowanej procesem rekrutacyjnym.
Czy można zrobić to tak, aby nie spędzić nad tym wielu godzin, a jednocześnie zadbać o dobre candidate experience? Jest na to recepta, a jest nią korzystanie z szablonów wiadomości, które można przygotować tak, aby poinformować kandydata o odrzuceniu aplikacji, podać krótki powód takiej decyzji i zaprosić go do dołączenia do własnej puli talentów firmy – by w razie przyszłych procesów rekrutacyjnych, dysponować możliwością przyspieszonego kontaktu z potencjalnie zainteresowanymi osobami. Wszystkie takie opcje daje system ATS pozwalający na zarządzanie komunikacją z kandydatami także w kontekście udzielania odpowiedzi odmownych. Jaki jeszcze czynnik ma tutaj znaczenie? Zdecydowanie jest to czas! Na pewno wysłanie informacji o odrzuceniu aplikacji na 2 miesiące od jej złożenia przez kandydata, nie wywoła u niego pozytywnych odczuć. Szanujmy czas aplikujących osób i pamiętajmy, że każdy, kto szuka pracy, chciałby wiedzieć jak najszybciej, jak wygląda jego sytuacja – zatem podejmujmy sprawnie decyzje w zespole i informujmy o nich kandydatów. Jak przyspieszyć proces decyzyjny? Rekomendujemy skorzystanie z aplikacji mobilnej do głosowania w zespole, zamieszczania komentarzy i z systemem przypomnień o kolejnych, wymaganych działaniach!
Opóźnienia pojawiają się bardzo często nie tylko wtedy, gdy trzeba odezwać się do osób, których aplikacje zostały odrzucone po prescreeningu, lecz również w odniesieniu do komunikacji z uczestnikami kolejnych faz procesu rekrutacyjnego. Nieraz powodem bywa trudność podjęcia decyzji odnośnie do wyboru osób, z którymi chcemy spotkać się na kolejnych etapach. Także tutaj mogą pomóc rozwiązania technologiczne – np. karta kandydata, którą można ocenić, otagować czy uzupełnić notatką, co powinno pomóc w sprawnym procesowaniu zarówno kontaktu z osobami zaproszonymi do dalszych rozmów, jak i w przekazywaniu odpowiedzi odmownych. Im bardziej zaawansowana faza rekrutacji, tym ważniejsze jest przekazanie kandydatowi nie tylko szybkiego feedbacku, ale również konkretnej informacji na temat powodów, które zaważyły na odrzuceniu jego aplikacji.
Na znaczeniu zyskuje indywidualne podejście – warto zatem przygotować spersonalizowane wiadomości dla kandydatów z podsumowaniem ich słabych i mocnych stron, a najlepiej również krótką rekomendacją w zakresie obszarów, których poprawa może być kluczem do sukcesu w rekrutacji na dane stanowisko. Można również skorzystać z szablonów wiadomości, a kandydatowi zaproponować w takim e-mailu indywidualną „sesję feedbacku” np. w formie rozmowy wideo, która będzie okazją do omówienia jego aplikacji i przebiegu procesu. Bywa to czasem lepszym pomysłem od przekazania feedbacku „na gorąco” np. w czasie telefonu z informacją odmowną, gdyż kandydat mając więcej czasu, może przygotować się do rozmowy i maksymalnie skorzystać z uwag rekrutera i hiring managera.
Jest to oczywiście czasochłonne, ale takie działanie to świetna recepta na budowanie pozytywnego candidate experience wśród odrzuconych kandydatów. Nawet osoba, która nie będzie zadowolona z przekazanego feedbacku, doceni zaangażowanie firmy i poświęconą jej uwagę. Jest to też świetna okazja, by poprosić kandydata o informację zwrotną z jego strony na temat całości procesu rekrutacyjnego. Można zebrać takie wypowiedzi drogą telefoniczną lub w sposób anonimowy, bardziej komfortowy dla kandydata – poprzez automatycznie generowaną wiadomość z zaproszeniem do oceny poszczególnych aspektów rekrutacji. Czy odrzucony kandydat będzie zawsze krytycznie nastawiony do firmy? Wręcz przeciwnie! Osoba, która otrzyma szybki i wyczerpujący feedback, chętniej wypowie się pozytywnie o rekrutacji i zostanie zainteresowana firmą. Możemy nawet mówić w tym przypadku, że będzie ona działała jako ambasador marki pracodawcy. Z kolei dla firmy będzie to zarówno bezcenne źródło wiedzy o tym, jak osoby aplikujące oceniają jej procesy, jak i recenzja do opublikowania na jej stronie kariery, by pokazać przyszłym kandydatom, że jest organizacją transparentną i otwartą na ich opinie.
Warto pamiętać jeszcze o kilku dodatkowych kwestiach związanych z tematem odpowiedzi odmownej na wysłaną aplikację. Po pierwsze przekazywany feedback powinien być zawsze merytoryczny i odnosić się do przygotowania kandydata, a nie jego jako osoby. Warto, aby rekruter był wyczulony na formę i przesyłane treści – najgorszym co można zrobić to przekazać kandydatowi bezpośredni feedback od hiring managera, w sytuacji, gdy widać że np. niezbędne jest sformułowane pewnych uwag w dyplomatyczny sposób. Kwestia negatywnego feedbacku potrafi także rzutować na efektywność programów rekomendacji pracowniczych. Jeśli pracownicy angażują się w polecanie osób na otwarte wakaty, to osoby pochodzące z ich poleceń powinny być informowane szybko i merytorycznie zarówno o wejściu do rekrutacji, jak i o odrzuceniu ich kandydatury. Przeciąganie się procesów w czasie, czy też nawet brak feedbacku do takich osób, to sposób na zdemotywowanie pracowników i zniechęcenie ich do włączania się w program. Takie działanie nie może mieć miejsca! Warto także pilnować, aby status wszystkich aplikujących osób był znany nie tylko rekruterowi, ale także zaangażowanym konsultantom i headhunterom. Każda z tych osób powinna wiedzieć, czy poleceni przez nią kandydaci są nadal w procesie, czy np. otrzymali negatywną odpowiedź. W dopilnowaniu tego pomaga bardzo rozwiązanie typu ATS eRecruiter.
Sprawdź, jak system ATS pomoże Ci w zarządzaniu odrzuconymi aplikacjami! Zobacz na własne oczy, że dobrze poprowadzony kandydat może działać, jako ambasador marki pracodawcy, niezależnie od wyników rekrutacji!
Podziel się
Podziel się wrażeniami!
