Największym atutem każdej organizacji są jej pracownicy. To właśnie oni decydują o sile i konkurencyjności firmy. Prawidłowo zorganizowana rekrutacja odgrywa kluczową rolę w pozyskiwaniu wartościowych kandydatów. W dobie nowoczesnych technologii pracodawcy mają do dyspozycji narzędzia, które usprawniają i automatyzują procesy rekrutacyjne. Jednym z takich narzędzi jest system ATS, który znacząco poprawia efektywność i organizację poszczególnych etapów rekrutacji. Chcesz dowiedzieć się, czym są i jak działają systemy ATS? Przeczytaj nasz artykuł.
Czym jest system ATS?
System ATS (Applicant Tracking System) to zaawansowane oprogramowanie przeznaczone do zarządzania procesami rekrutacyjnymi w firmach, instytucjach państwowych oraz organizacjach pożytku publicznego. Jego głównym celem jest optymalizacja procesów pozyskiwania kandydatów oraz redukcja kosztów związanych z rekrutacją. Wyższa skuteczność procesów rekrutacyjnych osiągana jest poprzez automatyzację zadań, które bez tego systemu musiałyby być wykonywane ręcznie.
Dzięki ATS firmy mogą szybciej i bardziej precyzyjnie zarządzać aplikacjami kandydatów. System śledzenia aplikacji umożliwia sprawne przetwarzanie dużej liczby zgłoszeń, ich sortowanie oraz filtrowanie. Dzięki temu znacząco skraca czas potrzebny na znalezienie odpowiednich osób na dane stanowisko. System do rekrutacji automatyzuje także komunikację z kandydatami, wysyłając im automatyczne potwierdzenia otrzymania aplikacji oraz informacje o etapach rekrutacji.
Na jakiej zasadzie działa system ATS?
System śledzenia aplikacji automatycznie zbiera i przechowuje aplikacje kandydatów w swojej bazie danych. Użytkownicy systemu dzięki zaawansowanym algorytmom mogą za jego pomocą wyłonić kandydatów, którzy najlepiej spełniają określone kryteria. System śledzenia aplikacji sprawnie analizuje przesłane zgłoszenia, porównując je z kryteriami wyszukiwania. Applicant Tracking System oferuje również zaawansowane narzędzia do analizy i raportowania. Osoby odpowiedzialne za rekrutację pracowników mogą za jego pośrednictwem łatwo generować raporty, wykresy i zestawienia dotyczące efektywności procesu rekrutacji.
System ATS umożliwia działom HR tworzenie z jednego miejsca profesjonalnych ogłoszeń rekrutacyjnych oraz publikowanie ich na różnych platformach, takich jak OLX czy Pracuj.pl lub na własnej firmowej stronie internetowej. To rozwiązanie poszerza zasięg ogłoszeń rekrutacyjnych, a tym samym zwiększa szanse na dotarcie do większej liczby potencjalnych kandydatów. System rekrutacyjny ATS dba również o wizerunek pracodawcy. Oprogramowanie wysyła do kandydatów automatyczne powiadomienia o przyjęciu aplikacji, informuje o kolejnych etapach rekrutacji, a także wysyła spersonalizowane wiadomości e-mail. System ATS poprawia doświadczenia kandydatów, upraszczając proces aplikowania o pracę i czyniąc go bardziej transparentnym.
Warto podkreślić, że systemy rekrutacyjne ATS stosują najnowocześniejsze zabezpieczenia, gwarantujące pełną ochronę danych osobowych kandydatów. Dzięki temu informacje zgromadzone w systemie są skutecznie chronione przed wyciekiem oraz przetwarzane zgodnie z przepisami RODO.
Dzięki integracji systemów rekrutacyjnych ATS ze sztuczną inteligencją praca działu HR jest szybsza i wydajniejsza. Za pomocą np. Chata GPT możliwe jest wygenerowanie treści ogłoszenia o pracę lub pytań rekrutacyjnych. Niektóre systemy ATS mają także wbudowaną sztuczną inteligencję, opartą na własnych algorytmach. Dzięki temu potrafią m.in. porównywać aplikacje z treścią ogłoszenia i tym samym podpowiadać, na których kandydatów szczególnie warto zwrócić uwagę. Oprogramowanie ATS jest narzędziem, które sprawia, że proces rekrutacyjny przebiega sprawniej i efektywniej.
Funkcjonalność systemu ATS
System ATS (Applicant Tracking System) to zaawansowane narzędzie, które wspomaga proces rekrutacji poprzez automatyzację i usprawnienie wielu czynności związanych z zarządzaniem procesem rekrutacji. Funkcjonalność systemu ATS obejmuje szeroki zakres możliwości, które znacząco ułatwiają pracę działów HR.
Przede wszystkim, system ATS umożliwia zbieranie i organizowanie aplikacji kandydatów w jednym miejscu. Dzięki temu, rekruterzy mogą łatwo przeglądać i zarządzać zgłoszeniami, co znacząco przyspiesza etapy rekrutacji. System oferuje również zaawansowane funkcje filtrowania i sortowania aplikacji na podstawie określonych kryteriów, co pozwala na szybkie wyłonienie najbardziej dopasowanych kandydatów na podstawie ich umiejętności, doświadczenia i innych parametrów.
Kolejną kluczową funkcją jest śledzenie postępów kandydatów w całym procesie rekrutacji. System ATS umożliwia monitorowanie, na jakim etapie rekrutacji znajduje się każdy kandydat, co ułatwia zarządzanie procesem rekrutacji i zapewnia jego płynność od początku do końca. Dodatkowo, system automatyzuje komunikację z kandydatami poprzez wysyłanie automatycznych powiadomień i wiadomości e-mail, co poprawia doświadczenia kandydatów i zwiększa ich zaangażowanie.
System ATS integruje się również z innymi systemami HR, takimi jak systemy zarządzania talentami (TMS) czy systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS). Dzięki temu, wszystkie dane dotyczące rekrutacji są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie procesem rekrutacji. System umożliwia także tworzenie bazy kandydatów i zarządzanie nią, co daje możliwość szybkiego wyszukiwania i kontaktowania się z potencjalnymi kandydatami przy prowadzeniu przyszłych projektów rekrutacyjnych.
Dostęp do kluczowych funkcji, takich jak oceny kandydatów i zarządzanie projektami rekrutacyjnymi, sprawia, że system ATS eRecruiter jest nieocenionym narzędziem w procesie rekrutacji. Dzięki niemu, firmy mogą efektywnie zarządzać całym procesem rekrutacji, co przekłada się na lepsze wyniki i większą satysfakcję zarówno rekruterów, jak i kandydatów.
Jakie są zalety wdrożenia systemy ATS do procesów rekrutacyjnych w firmie?
Systemy ATS mają liczne zalety, które w dłuższej perspektywie mogą przynieść firmie wymierne korzyści. Automatyzacja umożliwia efektywne wykonywanie rutynowych zadań związanych z procesem rekrutacji pracowników. Dzięki temu możliwe jest skrócenie czasu pracy personelu, co prowadzi do wygenerowania oszczędności finansowych, a także przyczynia się do zwiększenia konkurencyjności firmy. Użytkownik systemu w tym samym czasie może wykonać wiele zadań. Czynności rekrutacyjne takie jak planowanie rozmów kwalifikacyjnych czy analiza dokumentów dzięki automatycznym funkcjom systemu są realizowane szybciej i sprawniej.
Ponadto systemy rekrutacyjne upraszczają proces zarządzania danymi kandydatów, gromadzonymi podczas procesów rekrutacyjnych. Umożliwiają one szybkie i efektywne wyszukiwanie kandydatów w danym projekcie rekrutacyjnym, a także sprawiają, że dane są przechowywane w zorganizowanej i uporządkowanej formie. Taki sposób archiwizacji danych pozwala na szybszą wymianę informacji między rekrutującymi a managerami, dla których poszukiwani są kandydaci do pracy. Dodatkowo dzięki systemowi ATS możliwe jest łatwe generowanie raportów dotyczących procesu rekrutacji. Dzięki temu osoby odpowiedzialne w firmie za zatrudnianie nowych pracowników mogą podejmować bardziej świadome decyzje w zakresie aktualnych oraz przyszłych rekrutacji.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ATS?
Wybór odpowiedniego narzędzia do śledzenia aplikacji zależy od wielu czynników. Decyzja o wyborze konkretnego systemu ATS powinna być oparta przede wszystkim na potrzebach firmy. Aby móc w pełni czerpać korzyści płynące z usprawnienia procesów rekrutacyjnych, przed podjęciem decyzji konieczne jest przeprowadzenie gruntownej analizy. Bez tego nie uda się osiągnąć zamierzonych celów.
Przykładowo, jeżeli priorytetem jest dla Ciebie zmniejszenie czasu i kosztów rekrutacji, zdecyduj się na program, który daje możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności (np. automatyzacja powiadomień wysyłanych do kandydatów czy automatyzacja wysyłki aplikacji do managerów). Spowoduje to, że osoby biorące udział w procesie rekrutacji nie będą zmuszone poświęcać tyle czasu na wykonywanie rutynowych i czasochłonnych zadań. Efektywność procesu rekrutacji zwiększy również możliwość publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych na wielu portalach i tworzenia nielimitowanej bazy kandydatów w jednym programie.
Jeżeli szczególnie zależy Ci na bezpieczeństwie, powinieneś wybrać system z zabezpieczeniami, które ochronią dane kandydatów przed wyciekiem. Oprogramowanie do śledzenia aplikacji powinno również automatycznie zbierać zgody kandydatów na przetwarzanie danych osobowych oraz prosić o ich przedłużenie. Komfort użytkowania systemów rekrutacyjnych zwiększa się dzięki możliwości ich instalacji na mobilnych urządzeniach, np. smartfonach i tabletach.
Jak wybrać system ATS, aby zoptymalizować proces rekrutacji?
Wybór systemu ATS to kluczowy krok w optymalizacji procesów rekrutacyjnych w firmie. Aby skutecznie wdrożyć takie rozwiązanie, konieczne jest przejście przez kilka istotnych etapów, które zagwarantują, że system będzie odpowiadał specyficznym potrzebom organizacji i przyniesie oczekiwane korzyści. Pierwszym krokiem jest mapowanie aktualnego procesu rekrutacji oraz określenie na podstawie jego wyników, jakie są najistotniejsze problemy. W tym celu warto zasięgnąć opinii osób zaangażowanych w proces rekrutacji.
Następnie musimy określić jakie funkcje systemu ATS mogą wyeliminować zdiagnozowane problemy. Ważne również jest, aby program ATS integrował się z systemami kadrowymi firmy oraz był otwarty na integracje z dostawcami innych rozwiązań dla branży HR. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przetestować kilka wybranych systemów ATS. Wielu dostawców oferuje darmowe okresy próbne, które pozwalają ocenić, jak system sprawdza się w praktyce. Testowanie powinno obejmować m.in. symulację rzeczywistych procesów rekrutacyjnych czy sprawdzenie integracji z obecnymi narzędziami używanymi w firmie.
Na podstawie wyników testów oraz analizy potrzeb, można dokonać ostatecznego wyboru systemu ATS, który najlepiej odpowiada wymaganiom firmy. Warto również zwrócić uwagę na możliwość jego skalowania w przyszłości.
System ATS do zarządzania procesem rekrutacji – podsumowanie
System ATS to skuteczne narzędzie do procesów rekrutacyjnych. Dzięki niemu firmy mogą sprawniej i efektywniej pozyskiwać kandydatów do pracy. Wykorzystanie systemów śledzenia aplikacji minimalizuje ryzyko popełnienia błędu oraz przyczynia się do powstawania oszczędności finansowych. Implementacja programu ATS pozwala m.in. na łatwe zarządzanie bazą kandydatów, płynną wymianę informacji pomiędzy działem HR a managerami generowanie raportów i zestawień oraz szybkie dotarcie do szerokiego grona potencjalnych kandydatów. W rezultacie, wdrożenie systemu rekrutacyjnego pozwala pracodawcy nie tylko oszczędzać środki, ale także budować nowoczesny wizerunek firmy, który pozwala skuteczniej konkurować z innymi przedsiębiorstwami.
