Zmiana systemu ATS wpływa na pracę nie tylko z nowo pozyskanymi kandydatami. Ci, których mamy już w swojej bazie, również powinni znaleźć się w nowym systemie do zarządzania rekrutacjami. W kilkunastoletniej historii eRecruiter przygotowywaliśmy wiele migracji danych, z różnych systemów i narzędzi. Dzięki tym doświadczeniom wypracowaliśmy optymalny sposób na sprawne, bezpieczne i co najważniejsze, bezbłędne migrowanie danych kandydatów do eRecruiter. Przekonaj się, jakie to proste!
Migracja danych do eRecruiter zakłada automatyczne stworzenie projektów rekrutacyjnych, wypełnienie ich danymi kandydatów oraz dołączenie stosownych dokumentów i szczegółowych informacji. Przygotowanie do importu bazy danych składa się z trzech prostych kroków.
Krok pierwszy: chcesz dokonać przeniesienia danych? Daj nam o tym znać!
Poinformuj swojego opiekuna z eRecruiter o chęci wykonania przeniesienia danych do naszego systemu. Opiekun odpowie na wszelkie pytania dotyczące migracji i przekaże Ci dostęp do dedykowanego szablonu migracji. Został on stworzony w odpowiedzi na potrzeby migrowania różnych baz danych jakimi dysponują nasi nowi klienci.
Krok drugi: uzupełnij szablon migracji
Uzupełnij otrzymany szablon danymi kandydatów i szczegółami rekrutacji, które mają pojawić się w systemie.
Szablon migracji to przygotowany przez nas plik w formacie .xlsx, podzielony na sekcje: podstawowe informacje o kandydacie, notatki, tagi, dokumenty. Każda zakładka zawiera jasne instrukcje odnośnie do rodzaju danych, które możemy przenosić i praktyczne wskazówki jak wprowadzić dane, aby efekt migracji był prawidłowy. Jakie informacje podlegają migracji?
Uzupełnij szablon w oparciu o dane udostępnione przez dotychczasowego dostawcę. Przy pobieraniu bazy z dotychczasowego narzędzia upewnij się, czy przekazane pliki zawierają wszystkie dane kandydatów. Innymi słowy, czy przygotowana paczka danych to pełny eksport bazy kandydatów, który posłuży Ci do uzupełnienia pól opisanych w szablonie migracji. Możesz zapytać o możliwość udostępnienia bazy w postaci pliku Excel lub .csv. Sprawdź też, czy przekazane dane zawierają pliki CV i inne dokumenty kandydatów.
Pamiętaj o bezpieczeństwie danych kandydatów. Uzupełniony szablon migracji danych zabezpiecz hasłem. Zalecamy, aby plik oraz hasło dostępu przesyłać do nas odrębnymi kanałami komunikacji, na przykład z wykorzystaniem wiadomości e-mail i SMS. Pliki oraz hasła udostępnij wyłącznie swojemu opiekunowi z eRecruiter.
Krok trzeci: przygotuj dokumenty kandydatów
Udziel dostępu opiekunowi z eRecruiter do wszystkich plików, które kandydaci dołączyli do swojej aplikacji. Opiekun przekaże je do naszego zespołu migracyjnego, który przystąpi do działania. Pliki zamieść w miejscu, z którego w wygodny i bezpieczny sposób je pobierzemy, na przykład wewnętrzny serwer FTP organizacji lub inny, podobny zasób. Jeśli udostępnisz dane poprzez platformę Sharepoint, dysk Google lub podobną, upewnij się, że adres e-mail opiekuna z eRecruiter otrzymał dostęp do tych plików. W tym wypadku, także ze względów bezpieczeństwa, dostęp do plików zabezpiecz hasłem. Dane dostępu prześlij innym kanałem komunikacji niż link do pliku, na przykład wykorzystując wiadomość e-mail i SMS.
Jakie dane warto przenieść do eRecruiter?
Migracja danych to dobry moment aby sprawdzić, czy na pewno potrzebujemy przenosić wszystkie szczegóły oraz wszystkich kandydatów. Sprawdź czy w Twojej bazie znajdują się kandydaci bez aktualnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli tak, pomiń te dane w procesie migracji.
Kiedy migracja się zakończy – damy Ci znać!
Wypełnienie szablonu migracji gwarantuje Ci bezbłędny i bezpieczny proces przeniesienia danych. Dzięki temu gwarantujemy dokonanie migracji w ciągu 14 dni roboczych.
FAQ
Jak przenieść dane z innego systemu ATS do eRecruiter?
Proces migracji danych do eRecruitera obejmuje trzy kroki: zgłoszenie chęci przeniesienia danych swojemu opiekunowi, uzupełnienie dedykowanego szablonu migracji oraz przygotowanie dokumentów kandydatów do przekazania zespołowi migracyjnemu. Dzięki temu dane mogą zostać przeniesione w uporządkowany i bezpieczny sposób.
Jakie dane można przenieść do eRecruiter z innego ATS?
Do migracji można przygotować podstawowe informacje o kandydacie, notatki, tagi, dokumenty oraz szczegółowe informacje związane z rekrutacją. Dane uzupełnia się w pliku .xlsx podzielonym na odpowiednie sekcje, zgodnie z instrukcjami zawartymi w szablonie migracji.
Jak przygotować pliki i dokumenty kandydatów do migracji?
Trzeba upewnić się, że eksport z dotychczasowego systemu zawiera pełną bazę kandydatów oraz ich dokumenty, takie jak CV i inne załączniki. Następnie dokumenty należy udostępnić w bezpiecznym miejscu, na przykład na serwerze FTP, SharePoincie lub Dysku Google, tak aby opiekun eRecruitera miał do nich dostęp.
Jak zadbać o bezpieczeństwo danych kandydatów podczas migracji?
Uzupełniony szablon migracji i pliki z dokumentami powinny być zabezpieczone hasłem. Zalecane jest też przesyłanie pliku i hasła różnymi kanałami komunikacji, na przykład osobno e-mailem i SMS-em, oraz udostępnianie ich wyłącznie opiekunowi z eRecruiter.
Czy trzeba przenosić wszystkich kandydatów do nowego ATS?
Nie zawsze. Migracja to dobry moment, aby sprawdzić, które dane rzeczywiście są potrzebne. Warto pominąć kandydatów, którzy nie mają aktualnej zgody na przetwarzanie danych osobowych, zamiast przenosić całą bazę bez weryfikacji.
